10 errori da evitare se vuoi ascoltare davvero l’altro (parte 1)

come ascoltare

“Parlare è una necessità, ascoltare è un’arte.”
Johann Wolfgang Goethe

In una società come la nostra, frenetica e individualista,
è sempre più difficile essere ascoltati e saper ascoltare.

Basta seguire un dibattito televisivo, di sport, politica o un reality, per renderti conto che non si tratta di un dialogo ma di un’accozzaglia di monologhi,
dove l’ascolto è quasi completamente assente.

Le voci si accavallano, si pongono domande a cui nessuno risponde, ne sembra che le risposte interessino particolarmente a nessuno,
ognuno segue un proprio schema. Le persone sono troppo occupate a parlare per ascoltare davvero gli altri.

Chissà quante volte ti sarà capitato …

… di avere un dialogo con qualcuno, che segue solo i suoi pensieri,
parla sistematicamente dei suoi problemi,
t’interrompe costantemente e non ha sentito nulla di quello che gli hai detto.

oppure

… l’amico/a che ti chiede sempre come stai? e come va la vita? E non ti lascia neanche il tempo di rispondere,
ti interrompe e parla di sé (per il bisogno di sfogarsi o forse perché non trova nessuno che lo ascolti veramente).

Ti rendi conto che quell’amico “non sa come ascoltare”,
è capace solo di ascoltarsi.

e anche di …

parlare al telefono con qualcuno e avere la sensazione di parlare da solo
“Ma ci sei? Mi stai ascoltando?”. Pur senza vedere la persona sai, con assoluta certezza,
che il nostro interlocutore è da “un’altra parte”, sta pensando ad altro,
non presta attenzione (in buona fede, ovviamente).

Come ascoltiamo

Spesso il nostro ascolto è distratto, prevenuto, pronto a consigliare,
a dare giudizi e a criticare.

Ascoltiamo solo ciò che vogliamo, lo filtriamo attraverso la nostra mente,
i nostri punti di vista e così facendo siamo pronti a condannare e a giudicare ancor prima che le parole dell’altro ci giungano all’orecchio.

Solitamente desideriamo che gli altri ci ascoltino con attenzione,
ma non sappiamo, non riusciamo o non vogliamo fare altrettanto.

Diamo per scontata quest’abilità per il solo fatto di sentire e comprendere ciò che l’altro sta dicendo.

Difatti, queste due cose sono ben diverse tra di loro: il sentire è un atto puramente fisico e s’intende la percezione d’ogni rumore o suono che avviene attraverso l’udito,
l’ascolto invece coinvolge tutta la sfera emozionale di chi ascolta.

Come ascoltare

L’ascolto richiede, da parte tua, uno sforzo d’interesse, di concentrazione e d’attenzione,
per mostrare realmente la tua disponibilità verso il tuo interlocutore.

È una prova di rispetto non solo verso l’altro, in quanto persone,
ma anche verso ciò che ha da dirti.

Quando le persone percepiscono il tuo reale interesse nei loro confronti, aumentano il loro desiderio di comunicare.
Ti verranno a parlare di questioni che gli stanno a cuore,
si sentiranno compresi (anche se non sei d’accordo con loro) e non giudicati.

È facile capire perché i buoni ascoltatori sono cosi apprezzati e ricercati!

Impariamo a prestare vero ascolto a quello che ci dicono i collaboratori, colleghi, figli, partner o amici e diventeremo,
per loro, il punto di riferimento importante e irrinunciabile.

Credo che ognuno di noi debba riflettere su come ascoltare e comprendere veramente gli altri. 

Siamo aperti al dialogo o stiamo semplicemente sentendo cosa gli altri ci stanno dicendo?
Siamo realmente capaci di mettere da parte i nostri pensieri,
ascoltare con attenzione e accogliere l’altro senza giudicare?

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9 spunti per criticare il collaboratore senza compromettere il rapporto – 2

criticare il collaboratore

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1. Non reagire d’istinto

Il feedback negativo deve fatto il prima possibile dopo l’evento ma attento a reagire troppo rapidamente se ti senti molto arrabbiato o turbato.
L’emotività è cattiva consigliera. Se non sei in grado di gestire e controllare la tua emotività,
prendi tempo e aspetta di sbollire.

Meglio non criticare qualcun altro quando si è incavolati o agitati.
Rischi di dire qualcosa che non vuoi o di sconveniente che può compromettere definitivamente il rapporto lavorativo.

Evita però che passi troppo tempo perché riduce l’effetto e l’intensità dell’accaduto o peggio dimenticandoti di quanto successo. 
È più efficace fissare un colloquio chiarificatore.

2. Scegli un luogo riservato

Non riprendere mai un tuo collaboratore davanti ai colleghi o ai clienti (anche se a volte è inevitabile),
si sentirà sminuito davanti agli altri, ferito e poco propenso ad aumentare il suo impegno e la sua produttività.

Utilizza feedback negativi solo nel privato e a quattr’occhi.
Chiama la persona nel tuo ufficio, in una saletta conferenze libera o in qualsiasi altro posto lontano da occhi e orecchie indiscrete.

3. Rilassati prima di parlare

Anche tu sei a disagio o imbarazzato quando vieni criticato,
è facile capire che lo sarà anche il tuo collaboratore.
Poco prima dell’incontro, prenditi qualche minuto per rilassati più che puoi, respira profondamente,
sorridi per sciogliere la tensione dalla tua faccia.

Le reazioni alla critica possono essere diverse:
si può reagire con aggressività, cercando di scaricare la responsabilità su altri,
si può sentirsi feriti e frustrati soprattutto se la critica è costante.

Evita di cominciare a criticare il collaboratore con un’osservazione positiva sulla persona,
tanto per addolcire la pillola (“Ascolta Michele, apprezzo molto la tua collaborazione …”);
susciteresti immediatamente ancor più diffidenza e sospetto.

4. Focus sulle azioni, non sulla persona

Esponi il problema in modo oggettivo e senza pregiudizi.
Concentrati solo sulla prestazione.

Evita attacchi personali o commenti sulla persona.
L’autostima del tuo collaboratore non va toccata!

Qui siamo su un terreno minato e molto sensibile.
Un passo falso e il rapporto si può danneggiare per sempre.

La critica si deve riferire esclusivamente a un comportamento, un compito, una situazione o un problema particolare.
Evita di usare parole tipo ogni volta, sempre, mai, che rischiano di trasformare la critica in un rimprovero scoraggiante “Sei sempre in ritardo” oppure “Ogni volta sbagli”.

Evita anche “Sei inaffidabile”, “Sei il solito ritardatario” oppure espressioni del tipo “Sei un incapace” oppure “Sei uno stupido”.

5. Commenta un comportamento specifico

Non serve dire “Hai un atteggiamento scorretto” oppure “Hai sbagliato”.
La critica deve essere riferita a qualcosa di specifico e non a qualcosa di generico.

Devi essere chiaro su cosa, dove e quando; spiega le azioni fatte,
i comportamenti avuti o le cose dette.

6. Permetti alla persona di spiegarsi

Permetti alla persona che hai di fronte di spiegarsi o di rifiutare le tue dichiarazioni.
Ascolta con attenzione quello che ha da dire.
Non interrompere, non controbattere, fallo finire e poi replica,
se è il caso.

Se impari a muovere critiche costruttive bilanciando garbo e autorità, aumenterai il tuo rispetto,
la tua credibilità e la produttività delle persone che ti circondano.

7. Esprimi un auspicio positivo

Prova a esprimere il tuo disappunto trasformandolo in un desiderio positivo per il futuro.
Non concentrarti solo su criticare il collaboratore.

Per esempio,
anziché dirgli, “Sei il solito ritardatario” prova con “Sarei molto contento se le prossime volte riuscissi ad arrivare puntuale”.

Anziché criticare la persona,
“Non sei bravo per questo compito” molto meglio dire “Per questo compito, penso che potresti procedere in modo diverso”.

8. Riafferma la tua fiducia e chiudi la questione

Rinnova la tua fiducia nella persona e nelle sue capacità e poi …
smettila di parlarne!
Non focalizzare più la tua attenzione sui motivi dei dissapori o sulle intenzioni.

Non nutrire rancore anche perché rischi di infilarti in tortuosi percorsi di rinfacci reciproci.
Un leader eccellente non deve stabilire un vincitore e un vinto ma evitare rancori e rivincite.

9. Evita di criticare il collaboratore via email

Il tuo collaboratore deve avere la possibilità di difendersi personalmente e di far valere la sua opinione.
La critica via email è più veloce, più diretta, meno coinvolgente emotivamente ma il feedback si fa oralmente, guardandosi negli occhi.
Nel caso di palese lontananza chiedi un appuntamento chiarificatore in videoconferenza.
Ripeto … non criticare il collaboratore per iscritto.

A volte,
può capitare che il feedback, dato anche a più riprese, non porti ad alcun risultato o cambiamento accettabile.
Se il tuo collaboratore rifiuta di ascoltare il tuo feedback o lo fa con sufficienza, significa che non è capace nè di riceverlo ne di accettarlo. 
Prendine atto, cambia strategia e trova un’altra soluzione.

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criticare il collaboratore

9 spunti per criticare il tuo collaboratore senza compromettere il rapporto – 1

criticare

Come responsabile del tuo team puoi tollerare gli sbagli dei tuoi collaboratori,
ma devi affrontare subito e con la massima attenzione gli errori dettati da incompetenza, superficialità o negligenza.

Meglio affrontare al più presto la questione: sorvolare o non dire niente per amicizia,
timore o per mantenere pace e tranquillità vuol dire perdere fiducia e stima di tutto il tuo personale.

Come puoi criticare il tuo collaboratore e nel contempo evitare, se possibile,
rancori e risentimenti che renderanno difficile la convivenza quotidiana con quelle persone?

Compromettere la relazione, per una critica mal formulata, potrebbe essere anche un vero errore,
soprattutto quando la persona in questione è un ottimo collaboratore,
ci lavori fianco a fianco da anni e hai sempre avuto, nel complesso, un rapporto positivo.

Andiamo con ordine e chiariamo subito una cosa:
possiamo chiamarla in vari modi (rimprovero, critica, osservazione o feedback) addolcirla con aggettivi tipo positiva, motivazionale o costruttiva, possiamo parlare con disponibilità e cortesia ma la verità è che: criticare non è mai piacevole.

La critica non piace a nessuno

Un’osservazione negativa, anche ben formulata, getta sempre un’ombra sulla relazione tra te e il tuo collaboratore.
Se sbagli approccio rischi solo di ferire, svalutare o denigrare l’altro,
demotivare la persona o creare una situazione di ostilità e freddezza che comprometterà certamente il vostro rapporto.

L’obiettivo della tua critica non deve essere quello di punire il tuo collaboratore ma di migliorare ciò che non va.

Criticare non è facile e mai piacevole

Richiede la tua capacità di trasformare un giudizio negativo in un momento costruttivo per la crescita personale e professionale del tuo collaboratore.

La prima regola che devi seguire quando critichi qualcuno, e vuoi evitare di compromettere il rapporto, è dire tutto ciò che non va,
limitandoti però alle azioni o ai comportamenti e suggerendo,
se possibile, un modo d’agire alternativo.

Non è facile scindere completamente la persona dall’azione o dal comportamento che ha avuto,
ma sforzati di farlo se vuoi riuscire nel tuo intento.

Parla in modo chiaro, senza aggressività o offese.
Inizia il tuo discorso con “Mi sembra… “ o “Posso sbagliarmi, ma… “ per rendere la conversazione meno tesa.

Non attaccare i punti deboli del tuo collaboratore.
Se inizi in questo modo,
la persona interpreterà il tuo atteggiamento come un qualcosa di personale, causando una reazione inevitabilmente difensiva.

Le critiche sono sempre difficili da accettare

Le critiche contrastano col nostro naturale bisogno di sentirci accettati e approvati.
Ci sentiamo attaccati, giudicati o prendiamo la critica come un’offesa personale, “non valgo poi molto” “sono incapace … ”.

Chi riceve una critica,
crea una barriera immediata di protezione, reagisce in vari modi:

  • Aggressività: “… ma come ti permetti, non è vero!…”
  • Scaricando la responsabilità su altri: “Un collega mi ha fatto perdere tempo”
  • Giustificazione: “Avevo un altro lavoro da finire”
  • Accettazione: “malgrado tutto, sei il mio capo”
  • Tristezza: “Non mi capisci… ”
  • Colpevolezza: “Non dovevo farlo … ”
  • Vergogna: “Che figura ho fatto …”

Come far accettare una critica spiacevole senza ferire e senza rischiare di far sentire la persona aggredita?  
Qualche spunto strategico e un pò di empatia possono aiutarti a evitare malintesi e conflitti.

E tu, quando muovi delle osservazioni ai tuoi collaboratori, qual è la loro reazione più comune?

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Come preparare un colloquio di lavoro vincente in 5 mosse

Come preparare un colloquio di lavoro vincente in 5 mosse

Wooooow! Hai appena ricevuto l’appuntamento per il tanto sospirato colloquio di lavoro.
È una bella notizia! La convocazione per l’intervista è già un segno positivo, vuol dire che sei stato giudicato in possesso dei requisiti necessari.

Hai la possibilità di metterti in gioco, confrontarti con il mercato, sperimentare, sfruttare al massimo quest’opportunità e farne tesoro per le eventuali volte successive. È la tua occasione, per convincere chi ti sta davanti che sei la persona giusta al posto giusto!

A volte, però, la tensione, l’ansia di prestazione, la paura del giudizio o del rifiuto ti porta a essere confuso e impacciato davanti ai potenziali datori di lavoro, rischiando di rispondere in modo incerto e frastagliato dando cosi l’impressione di essere goffo e insicuro.

L’insuccesso, spesso, è dovuto più a una mancanza di preparazione e di strategia piuttosto che di qualifica e capacità.

E’ bene farsi trovare preparati sotto tutti gli aspetti:
• Hai le idee chiare su cosa ti aspetta al colloquio?
• Come puoi prepararti in modo efficace?
• Che cosa sei disposto/a ad accettare?
• Qual è l’abbigliamento più adatto?
• Serve davvero allenarsi prima davanti allo specchio?

Prima di tutto, non dimenticare di annotare sulla tua agenda data, ora, luogo del colloquio, nome e cognome del selezionatore e numero telefonico dell’azienda/datore di lavoro da poter contattare, in caso di ritardo o contrattempo.

1. Rileggi il tuo CV

Durante il colloquio si parlerà sicuramente del tuo CV, meglio essere pronto a ogni tipo di domanda e avere la memoria fresca su dati e fatti più importanti della tua carriera.
Rileggi il tuo CV, per essere pronto a esporlo e approfondirlo.

Se hai coperto eventuali lacune o hai interruzioni di lavoro, preparati a rispondere in modo chiaro e sereno per motivare eventualmente queste situazioni. Ricorda che il selezionatore sa tutto di te (ha letto il tuo CV) e tu non sai niente di lui.

Cerca di rispondere a tutte le domande senza divagare, in modo incisivo, immediato e sintetico. Usa un tono cordiale, naturale e quando puoi, sdrammatizza con un po’ d’ironia.

2. Raccogli informazioni sull’azienda

Visita il sito web dell’azienda o del datore di lavoro, cerca le caratteristiche organizzative, il settore nel quale opera. Trova il maggior numero d’informazioni.
Chiedi ad amici, parenti o sui social, magari, se sei fortunato, trovi qualcuno che è già dipendente o ha lavorato per quell’azienda.

Ogni informazione può diventare fondamentale.

Avere maggiori info potrebbe aiutarti a sentirti maggiormente a tuo agio. Potrebbe uscire il discorso, durante il colloquio, e dimostrare di conoscere l’azienda ti farà guadagnare punti e sarai senza dubbio apprezzato perché dimostri un concreto interesse e una forte motivazione.

Conosci lo stipendio per il ruolo per cui ti candidi? Informati, In modo da essere pronto a rispondere all’eventuale domanda riguardante il salario che desideri.È preferibile indicare una forchetta salariale piuttosto che una somma precisa.

Rifletti su quali domande vorresti fare riguardo al lavoro, per esempio: le mansioni che andrai a svolgere, le condizioni di lavoro, le prospettive per il futuro.

3. Scegli un look adeguato

Scegli un abbigliamento adatto al contesto lavorativo, all’azienda e al ruolo professionale ricercato. Cerca di capire il livello di formalità dell’azienda. Evita qualunque eccesso e scegli abiti semplici che valorizzino la tua persona, senza però essere troppo elegante o, al contrario, troppo casual.

Per le donne, sono bandite minigonne, tacchi a spillo o abiti scollati. Meglio un vestire sobrio e distinto e, a secondo l’azienda, indossare anche la giacca. Per gli uomini è consigliabile tagliarsi o regolare la barba e indossare un completo con la camicia.

Se il contesto è informale o ti stai presentando in un’azienda giovane e creativa, allora puoi osare qualcosa in più per dare un segno della tua personalità ma evita di apparire troppo eccentrico/a.

4. Prepara le risposte

Preparati a rispondere a domande sulla tua formazione scolastica, sulle tue precedenti esperienze di lavoro, il perchè hai scelto quella tesi, perché ci hai messo un anno in più del previsto, quali sono i tuoi punti di forza e i tuoi punti di debolezza.

Prepara degli esempi che ti permettono di dimostrare le tue competenze, le tue conoscenze e le tue capacità di superare situazioni difficoltose.

A volte il selezionatore ti può proporre un piccolo caso aziendale per capire come affronti i problemi, con quale capacità creatività e con quale spirito d’iniziativa.

5. Prepara una breve presentazione su di te

Molto probabilmente durante il colloquio dovrai parlare di te. L’intervista inizia quasi sempre con una domanda aperta del tipo «Mi parli di Lei…».

Preparati una breve presentazione. Esercitati ad alta voce, davanti ad uno specchio, a raccontare la tua storia: chi sei, i tuoi studi, la tua carriera, le passate esperienze di lavoro, le tue ambizioni, etc.. Usa un orologio per tenere il tempo. Cerca di stare dentro i 2 minuti.

Non ti perdere nei dettagli, lascia al tuo interlocutore la scelta di approfondire i punti più importanti. Non imparare a memoria ma parla con naturalezza. Non esagerare e non sottovalutarti, valorizza tutto ciò che serve a farti apparire adatto al lavoro in generale e a quello in particolare. Devi essere chiaro, conciso e incisivo: poche cose, pochi messaggi che devono lasciare il segno.

Arriva puntuale, giusto quei 10 minuti di anticipo che ti permetteranno di studiare meglio l’ambiente prima del colloquio. Non arrivare con molto anticipo, rischi di apparire una persona troppo apprensiva.

Adesso sei nella sala d’attesa. Tra qualche istante ti chiameranno … Sorridi, cosi sciogli i muscoli della faccia. Ti sei informato, ti sei preparato … adesso in questi pochi minuti respira e rilassati.
Lascia andare tutte le tue aspettative e le tue paure … In bocca al lupo!

E tu, come ti sei vestito/a nell’ultimo colloquio che hai fatto? Pensi che il look faccia cosi tanto la differenza?