Come scrivere una lettera di presentazione efficace (parte 2)

lettera presentazione

Leggi la parte 1.

Contenuti chiari e struttura snella

Ecco gli elementi base che dovrebbe contenere una lettera di accompagnamento:

1. Il luogo, la data, I tuoi dati e quelli della società per cui ti candidi;

2. L’oggetto deve contenere l’esplicito riferimento al ruolo per il quale ti candidi;

3. Nelle prime righe evidenzia il mezzo attraverso il quale hai saputo del posto vacante (annuncio, informazione ricevuta da un amico o indicazione dell’Ufficio del lavoro, etc.);

4. Motivo della candidatura. Nel 1° paragrafo devi spiegare il motivo per il quale stai scrivendo all’azienda o al datore di lavoro;

5. I paragrafi centrali devono esaltare i tuoi punti di forza e indicare i punti d’incontro tra le tue esperienze e competenze e il ruolo vacante per il quale ti stai candidando;

6. Rimarca le tue competenze, conoscenze ed esperienze professione, a seguire la tua attuale funzione e attività;

7. Nella conclusione, ringrazia per l’attenzione e dai la tua disponibilità a un colloquio conoscitivo;

8. Non dimenticare la firma e l’autorizzazione al trattamento dei tuoi dati;

La lettera di presentazione non deve essere eccessivamente lunga, altrimenti potrebbe portare il selezionatore a cestinarla senza neanche leggerla. Bastano dieci – quindici righe. Inoltre, utilizza inchiostro nero e scegli un carattere stile Times New Roman, Arial o simili.

Ripeti i concetti presenti nell’offerta

Un ottimo metodo per dare immediatamente, a chi legge, l’idea di avere di fronte una candidatura “ragionata” è quello di ripetere alcuni concetti presenti nell’offerta.

Ad esempio se nell’offerta si richiede “conoscenza di SAP Business One ”, inserire nelle prime righe della lettera di presentazione: “… come potrete vedere più approfonditamente nel mio CV allegato, ho tre anni di esperienza come supporto al responsabile finanze e in particolare conosco molto bene il software gestionale SAP Business One”.

Altro esempio: in un annuncio per venditori settore luxury, si richiede “precedente esperienza” nel settore. Nella lettera di presentazione inseriremo la frase: “Ho i requisiti da voi richiesti, infatti, ho maturato oltre quattro anni di esperienza nel settore lusso e nello specifico dell’alta orologeria, nella boutique XXXXX di ST. Moritz, dove mi occupavo di vendita a clientela internazionale”.

Oppure se nell’offerta si richiede “disponibilità a frequenti trasferte”, inserire nella lettera: “Nella mia ultima occupazione ho avuto la possibilità di compiere numerose trasferte (Svizzera, Italia ed Europa dell’Est), sono dunque molto interessato a un’occupazione che mi dia la possibilità di effettuare trasferte presso clienti e fornitori”.

Parola d’ordine: Personalizzazione

È fondamentale che la lettera di presentazione non sia scontata.

Se il CV è un elenco del tuo percorso formativo e professionale, la lettera di presentazione ha una forma meno schematica e più spontanea … qui puoi concederti qualche libertà in più, una forma meno schematica e più genuina! Ricorda che la lettera di presentazione dovrà in qualche modo colpire l’attenzione di chi la sta leggendo.

È opportuno utilizzare termini tecnici del settore per il quale ci si candida e personalizzare ogni lettera creando “ponti di collegamento” tra le tue competenze ed esperienze e la posizione scoperta che speri di occupare (“Ho trovato interessante la vostra specializzazione nel settore sartoriale perché… ”).

Per personalizzare la tua lettera motivazionale e quindi una candidatura, non è necessario ri-scriverla ogni volta, basta variarne un 25-30%, tutte le volte, in funzione dell’offerta alla quale si risponde.

Candidatura via mail

Nell’invio della candidatura via mail, la lettera di presentazione deve essere inserita nel “corpo del testo” della mail. ll selezionatore vedrà quindi immediatamente la tua presentazione e solo dopo aprirà il file CV allegato, in formato docx o PDF.

Cosa evitare nella lettera presentazione

Lettera d’accompagnamento uniformata. Ogni lettera andrebbe personalizzata per ogni singola azienda cui ti rivolgi. In effetti, le varie realtà aziendali sono tutte diverse tra loro, anche quelle che appartengono allo stesso settore.

Lettera troppo lunga. La sintesi è una qualità, anche in queste occasioni. Perciò, evita di scrivere una lettera di motivazione di due pagine. È d’obbligo concentrare ciò che si ha da dire in poche righe.

Errori d’ortografia. È necessario inviare una lettera priva di errori, pulita e completa di tutti i documenti usuali. Se lo ritieni utile, chiedi a qualcuno di correggertela. La meticolosità, in questo caso, non è mai troppa. Rileggi la tua lettera a mente fresca alcune ore dopo averla scritta o il giorno successivo.

Utilizzare uno stile piatto. Senza esagerare mostra entusiasmo e vivacità per il lavoro per cui ci si candida!

Non dimenticare la firma o l’autorizzazione all’uso dei dati personali. Il rischio è quello che, senza autorizzazione da parte tua, tutto si blocchi.

Se hai poca o nessuna esperienza

• Enfatizza che hai lavorato, anche per poco tempo, in un luogo prestigioso e in linea con il lavoro per cui ti candidi:

• Inserisci le tue esperienze di volontariato;

• Scrivi i tuoi hobby e interessi personali che forniscano in qualche modo elementi utili al tuo profilo. Per esempio, le grandi catene di articoli sportivi, richiedono spesso figure professionali “che praticano sport”;

• Parla dei tuoi desideri e le tue aspirazioni professionali;

• Dai la tua disponibilità lavorative (part-time, week-end, disponibilità a viaggi, trasferimenti, etc.);

Accompagna il tuo curriculum con una bella lettera di presentazione, in cui spieghi chiaramente perché sei interessato a quel lavoro e quali sono le tue aspirazioni professionali. Non essere vago ma determinato e motivato. Evita frasi tipo”disposto a qualsiasi lavoro” perché suona “caritatevole” e poco avvincente.

Leggi la parte 1.

Concludendo … la lettera di candidatura è il tuo biglietto da visita. Essa determina in buona parte se sarai invitato a un colloquio di presentazione.

Sei contento di come hai descritto te stesso?
Il tuo messaggio è chiaro?
Ritieni che la lettera invogli a conoscerti?

Come scrivere una lettera di presentazione efficace (parte 1)

lettera di presentazione

“Sparare nel mucchio” decine di candidature “prestampate”, identiche per tutti gli invii,
è molto comodo ma poco efficace perché si dà immediatamente l’impressione che per candidarci abbiamo speso solo pochi minuti del nostro tempo.

Non sorprendiamoci dunque,
se non riceviamo risposte (anche se negative) anche dopo innumerevoli candidature.
Il motivo è semplice: la candidatura non è mirata.

Un selezionatore esperto si accorge in pochi secondi,
se si trova davanti ad un candidato che ha letto con attenzione l’annuncio e ha personalizzato la sua presentazione,
oppure se deve leggere una candidatura generica, inviata in massa,
con il più classico dei copia-incolla.

La maggior parte dei selezionatori dà più valore, e spesso una risposta,
a quelle del primo caso mentre sorvola o cestina le candidature del secondo.

La lettera di presentazione, è spesso sottovalutata rispetto al CV ma riveste invece un’importanza enorme,
perché può aiutarti a entrare in contatto con l’azienda, catturare l’attenzione del selezionatore (con lo scopo di ottenere un colloquio) e rimarcare la tua professionalità.

Inoltre dimostra, in pochi secondi, il nostro reale interesse per la posizione;
una personalizzazione ad-hoc indica che “si è letto,
ci si è informati e si è studiato
” prima di inviare la candidatura.

Ė fondamentale,
ricordarsi di focalizzare la propria attenzione sul destinatario, e sui suoi bisogni,
e non sulle nostre aspirazioni.

Pianifica la tua lettera di presentazione

Se ti candidi come risposta a un annuncio, leggilo bene e annota:

• Le 3-4 competenze principali che richiede la posizione;
• Le ragioni per cui il tuo profilo corrisponde all’impiego;
• I motivi per i quali sei adatto a lavorare per quell’azienda o datore di lavoro;
• Che cosa ti attrae di più di questo impiego;

Occorre differenziare per differenziarsi.

Il che significa che devi personalizzare ogni lettera di motivazione in base alle caratteristiche dell’azienda.

Chiediti.
Come posso trasmettere, in poche righe, la mia motivazione e il mio entusiasmo per quel lavoro?
Spiegare che il mio profilo è adeguato a questa mansione?
Come posso convincere il selezionatore che, se assume me,
mi dimostrerò la persona giusta per quell’azienda in quel ruolo?

Non limitarti a ripetere il tuo CV

Non fare della tua lettera di presentazione una versione “concentrata” del tuo CV.
Lo scopo è presentarsi a un potenziale datore di lavoro e spingerlo a guardare il tuo CV (considera che la tua lettera di presentazione sarà letta prima del CV).

Senza ripetere il contenuto del curriculum allegato,
usa la lettera di presentazione come il tuo biglietto da visita,
sfrutta quest’occasione per chiarire e far conoscere, in poche righe,
aspetti del tuo percorso lavorativo o della tua personalità.

Trasmetti curiosità e interesse per il settore cui ti candidi.

Dai un nome al destinatario

Cerca di evitare le aperture generiche del tipo: “Spett.le ditta”, “Spett.le società” o “Egregio direttore del personale”.
Cerca di scoprire nome, titolo e ruolo della persona che prenderà in mano la tua applicazione.

Questo piccolo sforzo in più è indispensabile.

Potrebbero essere il tuo futuro capo,
un collega oppure un consulente esterno (nelle piccole aziende il selezionatore è anche il titolare).

Se la lettera di presentazione è indirizzata,
direttamente a lui/lei avrà senza dubbio un impatto positivo maggiore.

Se proprio non conosci il nome del responsabile …
puoi, volendo, telefonare all’azienda e informarti oppure inserire il nome dell’azienda: “Spett.le XXXX SPA”,
è fondamentale per dare l’idea di aver “spedito la candidatura proprio a loro“.

Informati sull’azienda e sui loro prodotti /servizi

Diamo all’azienda o alla persona alla quale inviamo la nostra lettera di presentazione il messaggio chiaro che,
prima di candidarci ci siamo informati e abbiamo “studiato” i loro prodotti o servizi!

Usa frasi tipo: “Devo riconoscere di essere stata colpita favorevolmente dai contenuti del vostro sito internet,
dai vostri prodotti e dai risultati del vostro staff, perché …
”.

Ogni informazione sull’azienda o datore di lavoro può diventare fondamentale.
Più sarai informato,
più impressionerai il tuo potenziale datore di lavoro
!

Queste informazioni ti permettono di formulare domande mirate e precise anche durante il colloquio, di giustificare la tua candidatura, di sottolineare il tuo interesse per il posto di lavoro e dimostrare intraprendenza e professionalità.

Leggi la parte 2.

Come approcciare con efficacia il cliente silenzioso e diffidente

cliente silenzioso

Come si comporta il cliente silenzioso

Il cliente silenzioso risponde alle tue domande con fatica. Parla lentamente ed ha la necessità di fare pause riflessive più lunghe. Fa movimenti molto lenti.

Parla pochissimo, quasi senza espressione del viso, non capisci se è interessato o invece non vede l’ora che la pianti e te ne vai … Che fai? Continui a parlare o è meglio lasciarlo in pace? Non è facile relazionarsi con un cliente di questo tipo, vero?

Può avere difficoltà di comunicazione ed essere timido, impacciato o non avere idee. Spesso, però il cliente è silenzioso anche perché è molto diffidente: non ti guarda, tiene le braccia incrociate, mantiene la “guardia alta”, difficilmente è distratto dagli elementi esterni perché è concentrato su di te. Ti sta studiando … vuole capire con chi ha a che fare!

Cosa non fare

Non tenere il tono di voce troppo alto. Non interromperlo mai durante i suoi brevi interventi ed evita assolutamente le pause che potrebbero imbarazzarlo.

Insistere è pericoloso. Non dare mai l’impressione di avere fretta di concludere la vendita, sollecitando decisioni. Non lasciarti mai sfuggire pazienza e coraggio.

Evita i complimenti pomposi o eccessivi. Le persone con un carattere chiuso avvertono un senso d’imbarazzo nel ricevere complimenti. Infatti, credono, più o meno inconsapevolmente, che occorre diffidare di chi fa i complimenti, poiché l’intento potrebbe essere quello di aggirarlo o manipolarlo.

Cosa fare

Dimostra cortesia e il massimo interesse. Usa argomentazioni complete ed esaurienti e fai domande dirette del tipo aperto per indurlo a parlare e fornirti informazioni sulle sue esigenze.

Usa una comunicazione trasparente, onesta e autentica. Massima chiarezza in ogni aspetto (prezzi, politiche aziendali, tempistiche, etc.). Dobbiamo esser disponibili ad ammettere e discutere anche eventuali manchevolezze e problemi di ciò che offriamo.

Argomenta, con dimostrazioni pratiche e concrete usando strumenti visivi, le caratteristiche e i vantaggi dei tuoi prodotti o servizi. Usa argomenti esaurienti e completi, ripeti, se il caso, i concetti ma usa parole diverse.

Il cliente silenzioso ha necessità di vedere, controllare, riflettere. Evita di forzare la vendita. Non sono le tue parole che lo convinceranno, ma le tue azioni. E per quelle, prenditi il tempo che serve. Con calma e pazienza. Pensa a questo cliente come a un’opportunità che ti farà crescere professionalmente.

L’errore TOP che devi evitare

Non pensare, a priori, che siccome non parla o risponde a fatica non è interessato al tuo prodotto o servizio oppure è arrabbiato.

Non pensare, a priori, che siccome non parla o risponde a fatica è soddisfatto del tuo articolo o servizio che gli stai offrendo.

Mai dare per scontato un cliente che non si lamenta, è un cliente felice.

La maggior parte di chi sperimenta situazioni negative si limita a chiudere i ponti (senza lamentarsi direttamente) e ad abbandonare il punto vendita, fitness, coiffure, estetista per andare dalla concorrenza.

Il cliente di oggi è facile a risentirsi e offendersi.

Una parola sbagliata, un gesto di troppo e di colpo… sparisce senza dire nulla. Se reputa di aver subito un torto o di aver ricevuto un articolo, un prodotto o un servizio che non soddisfa la sua esigenza, non ti dice niente, ti “molla su due piedi” e non torna più.

E’ normale che un cliente insoddisfatto parli negativamente della sua esperienza a decine di persone.

Se vuole rincarare la dose, può moltiplicare le sue critiche postando il proprio parere su community o social network. Nell’era d’internet la pubblicità negativa può indebolire seriamente la credibilità di un’azienda. È il passa parola negativo: il pericolo più grande di ogni piccola e grande impresa!

Il cliente che si lamenta ha un valore inestimabile.

E tu, cosa ne pensi?
Che cosa dicono i vostri clienti di te? Non lo sai? E questo è il pericolo.

Basta scuse. È il momento di lanciarsi! (parte 2)

scuse per non fare qualcosa

leggi anche la parte 1 small ...

Basta ripetere che non hai tempo

“E’ troppo presto.”
“E’ troppo tardi.”
“Non ho tempo.”
“Ah! … Se avessi tempo.”

Veramente non abbiamo tempo? Perché le nostre giornate sembrano più corte rispetto a quelle di altre persone? Eppure per tutti una giornata è di 24 ore!

Molto probabilmente usiamo il tempo per fare altro e non ce ne accorgiamo.

Magari passiamo un sacco di tempo davanti alla televisione, dal parrucchiere o in palestra … abbiamo sempre tempo per gli aperitivi e per discutere su Facebook … oppure a leggere mail non importanti o a navigare (ma spesso a cazzeggiare) su Internet perdendosi negli “ultimi aggiornamenti” di gossip.

In pratica, quante ore passiamo su cose poco importanti e quanto tempo dedichiamo al nostro miglioramento e al nostro progresso?

Se diamo priorità alle cose veramente importanti, scopriamo di avere tantissimo tempo (anche perché le cose realmente importanti sono poche!).

Tante volte il non avere tempo diventa una scusa per non fare qualcosa e riempire, in qualche modo, la nostra giornata o semplicemente perché abbiamo paura di affrontare una certa situazione o di lanciarci in una nuova impresa.

Basta aspettare il momento giusto

“Lo farò quando …
… finisco l’università,
… troverò lavoro,
… mi sposo,
… avrò figli,
… i figli saranno sistemati,”

Non aspettare il momento giusto per iniziare perché il momento perfetto non arriverà mai.

Se aspetti, troverai sempre qualche scusa per rimandare.
Il “nuovo” fa paura e ti costringe a “forzare” la situazione e uscire dalla tua zona di comfort. Avrai sempre timore di fallire e di non aver fatto la scelta giusta.
Dobbiamo accettare che non ci sono certezze e non esistono garanzie di successo.

Non essere avventato o incosciente ma cerca di vincere la paura e la pigrizia.
Vuoi una garanzia di successo prima di lanciarti? Mi spiace, non esiste ma se non provi,
è garantito che fallirai.

Basta dare la colpa a elementi esterni

“Fa un caldo da morire.”
“Che freddo insopportabile”
“Le uggiose giornate invernali mi deprimono”
“Ho mal di testa.”
“Sono stanco.”
“Non sopporto il vento.”
“Ho dormito poco/male.”

Se la stanchezza prende il sopravvento, riposati!
Una breve pausa, ogni tanto, è fondamentale per stare meglio e non sentirsi sopraffatti. Tutto quello che devi fare, anziché rimandare e accumulare gli impegni, è prendere una pausa e poi tornare a organizzarti.

Il caldo, il freddo o il vento non possono essere scuse per non fare qualcosa, per non agire e non portare a termine i tuoi impegni.
Impara a sopportare e diventerai più forte (ogni piccola sopportazione aumenta la tua forza e la tua volontà) e il clima non condizionerà più le tue giornate.

Se abbandoni solo per il brutto tempo o ti lasci fermare da una goccia d’acqua devi lavorare sulla tua forza di volontà. Ogni anno diventi sempre più intollerante, farà sempre più caldo/freddo e sarà sempre più difficile resistere … peccato che ad ammalarsi siano proprio (e sempre) quelli che si difendono ed evitano ogni intemperie.

L’importante è fare il primo passo, evitando di accampare scuse per non fare qualcosa: solo allora l’azione sostituirà la procrastinazione.

Basta usare un linguaggio depotenziante

“Figurati. Se succede a me”
“Tanto … so già come va a finire”
“Non cambia mai niente”
“Le cose non cambiano mai”
“Tanto sono sfortunato”
“Non agisco sennò poi sbaglio”

Non boicottarti per la paura di sbagliare.

Se sei convinto di sbagliare o credi di fallire, per il solo fatto di crederlo ti comporti in un modo tale che … la tua aspettativa si avvera.

È solo una questione di tempo e poi … spash! Il tuffo nell’acqua gelata arriva di sicuro.

Se ti aspetti di sbagliare vuol dire che non hai fiducia nelle tue capacità, l’errore fatto diventa una conferma delle tue incapacità e una ragione in più per desistere e mollare tutto.

Se invece, accetti l’errore come un insegnamento,
il passo falso appena compiuto ti indicherà quale mossa dovrai evitare nella tua scalata al successo.

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Basta scuse per non fare qualcosa

Prova a fermarti e a riflettere su ciò che davvero vuoi, se è in linea con i tuoi valori più profondi e comincia ad agire.
Passa all’azione con la giusta umiltà e determinazione e vedrai che troverai solo soluzioni e … nessuna scusa ti potrà più fermare!

Ultimamente hai “usato” qualcuna di queste scuse per non fare qualcosa? 
Riesci a vedere il modo in cui stanno sabotando la tua vita?
Hai calcolato il prezzo che stai pagando?