12 frasi che ispirano motivazione e fiducia nei collaboratori (usale spesso) – 2

frasi che ispirano motivazione

5. “Hai fatto davvero la differenza”
“Stai facendo la differenza quando …”

Le persone vogliono svolgere lavori significativi, importanti,
che facciano la differenza.

Spiegare al tuo collaboratore come le sue azioni abbiano migliorato e raggiunto grandi risultati,
aiuterà a garantire che continui a lavorare-sodo per puntare all’eccellenza.

6. “Questo è un progetto/compito delicato. Ho pensato di affidarlo a te …”

Assegnare un compito delicato o complesso è un grande atto di fiducia e un riconoscimento molto potente.

Il tuo collaboratore desidera fare un buon lavoro, avere degli obiettivi,
condividere le responsabilità e partecipare al successo dell’azienda per cui lavora.

Distribuire i vari compiti e responsabilità complesse è un attestato di fiducia
è come dire “Mi fido di te”.

7. “Grazie per … ”

È facile dire “grazie”, sono solo sei lettere, è breve, diretto e vale molto più di mille parole.
La più semplice delle frasi.

Eppure,“Grazie” è una delle parole più difficili da dire (non solo in ambito lavorativo),
nonostante racchiuda un grande valore positivo,
soprattutto nei momenti più difficili.

8. “È stato fantastico. Dimmi come hai fatto …”

Nel dirlo, allo stesso tempo,
fai notare al collaboratore il lavoro (eccezionale) fatto e chiedi di insegnarti i suoi metodi.
Che gran modo di rispettare le qualità della persona!

Tutti desiderano approvazione,
e questa frase ne offre quantità-industriale.

9. “Che cosa posso fare per aiutarti?”

Senza essere invitato,
offri un aiuto, un supporto al collaboratore stressato o sopraffatto dal carico di lavoro.

Quando ti rimbocchi le maniche e lavori fianco-a-fianco,
rafforzi l’importanza di essere parte-del-team e fai sentire le persone importanti.
Un vero team leader.

10. “(Nome del collaboratore) ha detto cose meravigliose su di te …”

Il riconoscimento tra colleghi è il più ambito,
perché è considerato il più genuino.

I colleghi non devono necessariamente offrire feedback o riconoscimento tra di loro,
quando lo fanno, vuol dire che è autentico e realmente sentito.

Un apprezzamento di stima.
Motivazione alle stelle!

11. “Hai lavorato tanto questo mese. Prenditi il pomeriggio”

Non è sempre possibile dirlo,
ma offrire un pomeriggio di ferie pagate è un modo stupefacente per riconoscere ai dipendenti il duro lavoro effettuato.

Un inaspettato pomeriggio di shopping, di relax a casa o un’ inattesa passeggiata nel parco con i bambini rende WOW la giornata del tuo collaboratore.
Si ricorderà di questo gesto … stai sicuro!

12. “Non pensare al lavoro durante le tue vacanze.”

Tutti hanno bisogno di disconnettersi completamente dal lavoro,
durante le vacanze.

Quando utilizzi queste frasi che ispirano motivazione,
concedi il “permesso” soprattutto ai collaboratori più scrupolosi e ligi al lavoro di farlo,
soprattutto mentalmente.

Tratta i collaboratori come persone piuttosto che strumenti

I grandi leader parlano dei punti di forza e dei successi degli altri.
Sono attenti a non sminuire gli altri. Incoraggiano le persone.
Non vogliono che gli altri si sentano inferiori,
eclissandoli.

La cosa più importante da ricordare (quando utilizzi frasi che ispirano motivazione) è che si dovrebbe avere un sincero interesse verso le persone per apprezzarne il lavoro.
Quindi … lascia fluire i tuoi complimenti liberamente.
Il resto seguirà (leggi il post per approfondire).

Devi sentirli come la cosa-giusta-da-dire in quel momento o come qualcosa-che-doveva-essere-detto.
Pensa che un apprezzamento, anche se forzato, in genere fa comunque piacere,
immagina l’efficacia quando ne sentiamo uno autentico.

Attenzione, ricorda quando usi frasi che ispirano motivazione …

prima di pronunciare queste frasi che ispirano motivazione assicurati di volerlo davvero dire. Con sincerità.
Se lo dici e, poi ritratti, respingi, revochi una decisione,
puoi distruggere la tua reputazione nonché la fiducia e il morale dei collaboratori.

Se sei di fretta, non hai tempo, non sei ispirato … non fare calcoli!
Una stretta di mano e un semplice “Grazie” o “Ottimo lavoro!” detto con sincerità,
guardando negli occhi la persona … non ha prezzo!

A chiunque fa piacere sapere che sta lavorando bene!



12 frasi che ispirano motivazione e fiducia nei collaboratori (usale spesso) – 1

frasi che ispirano

C’è una voce negativa nelle nostre teste.
Per molti di noi, è più facile parlare di cosa-non-va piuttosto di cosa-funziona (vedi post).

Infatti,
la maggior parte dei team leader si sente più efficace nel dare critiche piuttosto che un feedback positivo.

Non sono abituati a porgere complimenti e apprezzamenti, non sanno come fare, hanno paura di sbagliare,
di diventare ridicoli.
Deboli.

Criticare è più facile che lodare

I team leader rifiutano il riconoscimento per paura di creare compiacimento e approvazione.
Se dicono grazie, la gente penserà di “essere arrivata”.

Eppure …
la gratificazione personale è il punto di partenza per la costruzione di un team solido e propositivo.

Gratitudine, onore e riconoscimento sono molto più potenti del semplice ringraziamento.
Frasi che ispirano, una piccola considerazione o la parola giusta possono costruire un rapporto forte e motivare un dipendente scontento e sfiduciato.

Un sentito ringraziamento può rendere “gloriosa” la giornata,
è una piccola cosa, che fa una grande differenza (leggi il post per approfondire).

Le frasi che ispirano ti definiranno come persona e leader

I collaboratori vogliono sentirsi apprezzati.
Se sono scontenti, ignorati, non ascoltati, allora il problema non è solo il loro …
diventa anche il tuo.

Le parole sono incredibilmente potenti.
Quindi assicurati che non avviliscano o demoralizzano le persone.

Utilizza frasi che ispirano per far sentire il tuo collaboratore importante e indispensabile per il raggiungimento degli obiettivi.

Sei il leader del tuo team.
Devi ispirare le persone.

Trasmetti fiducia e importanza a ogni membro del tuo team

Mostrare ai dipendenti quanto siano importanti servono solo pochi secondi. Se incoraggiassi in modo potente un tuo collaboratore una volta la settimana, lo faresti quasi 50 volte l’anno.
Non male vero?

Un qualsiasi scemo riesce a prendere a calci qualcuno per “stimolarlo”.
I leader di successo invece rendono facile il duro lavoro.

Ecco 12 frasi che ispirano che puoi utilizzare per motivare il tuo team:

1. “Sei sulla strada giusta …”

“Stai facendo progressi su …”

Esprimi la felicità per la crescita, il progresso e il successo del tuo collaboratore.
I veri leader amano il successo degli altri.

Non essere generico. Spiega esattamente cosa-hai-visto.

2. “Noto come …”

“Ho notato quanto hai lavorato per …”
“Ho notato come hai insistito nonostante la riluttanza ad affrontare questo difficile problema. Questa qualità ti porterà lontano.”

Il semplice fatto che hai notato e osservato ti rende un leader attento e focalizzato agli occhi dei tuoi collaboratori.

Sentire che il proprio lavoro è apprezzato e importante crea un ambiente di lavoro positivo,
motivato e molto produttivo.

3. “Sono impressionato da …”

“Sono molto impressionato dalla professionalità che hai dimostrato stamattina con il cliente. Hai dimostrato di aver compreso le nostre procedure e la nostra filosofia”.

Riconoscere al tuo collaboratore che sei “scosso positivamente” dal suo atteggiamento, va di là dal semplice riconoscimento …è un’iniezione di pura adrenalina motivazionale.

Esagerazioni?
Immagina per un attimo … una persona che stimi, il gran-capo, il titolare, il CEO che ti mette una mano sulla spalla e ti dice “ Sono molto impressionato dal tuo …” Come ti senti?

4. “Vorrei conoscere il tuo parere su …” 

Poche frasi hanno più potenza-motivazionale.

Come capo o team leader,
potresti facilmente esercitare la tua autorità e dire semplicemente cosa-fare.

Ma quando chiedi un feedback del genere,
promuovi le idee e l’incombenza per eseguirle.

Dai ai tuoi collaboratori la libertà di prendere decisioni.
Poiché si sentono rispettati,
faranno di tutto per soddisfare le tue aspettative.



Riunione con il tuo team: come gestire un’osservazione poco gradita

riunione con il team

Come leader del tuo team,
come reagisci se un collaboratore ti muove una domanda polemica, un’osservazione pungente?
Una considerazione al limite della provocazione?

Come gestire un commento poco gradito durante una riunione con il team?

Non avere paura delle osservazioni, delle domande dei collaboratori (anche se provocatorie o poco pertinenti).

La scelta più povera che tu possa fare è cercare di evitarle … con la speranza che scompaiano magicamente.
Non succederà.

Le osservazioni durante le riunioni con il team devono diventare tue alleate preziose,
e per questo le dovrai “quasi” stimolare, piuttosto che temere.

Le considerazioni durante la riunione con il team – se ben indirizzate – possono far nascere momenti di partecipazione importanti, permettono di approfondire alcuni temi, possono essere indicatori preziosi del livello di attenzione e di partecipazione dei tuoi collaboratori.
Può diventare un momento di crescita professionale.

Creare e mantenere una buona comunicazione è essenziale. Se fai ogni sforzo per trattare le obiezioni come “normali”, avrai un dialogo ancora più produttivo.

Non farti travolgere dalle emozioni

Le tue emozioni influiranno sulla tua professionalità.
Scivolare in uno “scisma emotivo” è raramente produttivo.

Lo stress emotivo limita la soluzione creativa, hai più probabilità di dire qualcosa di cui ti pentirai più tardi,
e rischi di trasformare la questione in una faccenda personale.

Quanto più tranquillo e centrato sarai,
tanto meglio riuscirai a gestire questo tipo di situazioni.

Ascolta

Non tagliare la parola. Non interrompere.
Non “andare sopra”.
Mai.

Anche se hai sentito la stessa osservazione e hai già la risposta, dai la possibilità alla persona di esporre e di spiegare come è giunta a tale conclusione.

Ricorda che il tuo linguaggio del corpo dice molto…
evita – mentre ascolti – di sospirare, sbuffare, roteare gli occhi, guardare la persona in modo astioso e di sfida.

Ascoltando in modo attivo sarai in grado di raccogliere indizi utili, cogliere l’occasione per potenziare la tua leadership.

Dai credito all’osservazione .. anche se non ti piace

Prima di rispondere alla considerazione, utilizza frasi e segnali di comprensione e approvazione (per esempio: ‟Certo … capisco il tuo punto di vista”).

Annuire e acconsentire non vuol dire essere d’accordo ma significa semplicemente “Si, ti sto ascoltando. Con attenzione”.

Cerca di cogliere non solo gli aspetti di disaccordo, ma sottolinea anche quelli positivi.
Esplicitali chiaramente entrambi.
Senza esagerare o enfatizzare.

Non intavolare una discussione solo con lui/lei

Evita di focalizzarti solo sulla persona che ha mosso l’obiezione.
Non far scivolare la discussione in un duello personale.

Il resto del team si potrebbe annoiare, o peggio, dividersi in fazioni (quelli che si schiereranno a tuo favore, quelli che parteggeranno per il collega e quelli che penseranno “Ah… vediamo come se la cava il capo adesso …).

Rivolgiti a tutti i partecipanti, coinvolgendoli.

Non fare scivolare in una gazzarra la riunione con il team  

È importante non trasformare la riunione con il team in una “caciara”.
Una gazzarra stile Reality TV.
Un rimpallo di responsabilità per vedere chi ha ragione.
Chi è il più forte.

Se succede … la responsabilità è tutta tua!
Non sei riuscito a prendere il controllo della situazione.

Non ripeterti e non fare battutine.

Meglio evitare tutte quelle esortazioni al lavoro,
il classico consiglio “del capo saggio” o frasi fatte prese in prestito dal web.

Chiarisci la natura della polemica

Raramente qualcuno farà emergere la vera natura della sua obiezione. Ecco perché è estremamente importante ottenere chiarimenti.

Hai il “cosa”, ora hai bisogno del “perché”.

Poni domande.
Farlo, dovrebbe aiutarti a scoprire la vera critica.
Molte volte un’osservazione è dovuta a mancanza di informazioni o false percezioni. Altre volte scoprirai anche che un’obiezione non è in realtà un’obiezione.

Una volta che riconosci e comprendi l’obiezione di qualcuno, puoi aggiungere informazioni che reindirizzano la percezione e che respingono l’osservazione.

Esprimi di nuovo il tuo punto di vista

Nella maggior parte dei casi CHI muove l’obiezione vuole vedere se l’ALTRO confermerà la sua linea di pensiero o la correggerà con nuovi ragionamenti.

A questo punto, esprimi nuovamente il tuo punto di vista … ma con parole differenti e senza cambiare il senso del tuo discorso, a meno che tu non lo ritenga necessario.

Diventa un risolutore di problemi

Ogni volta che sorge un’obiezione, l’obiettivo è fornire la relativa spiegazione, un chiarimento il più possibile coerente che fornirà alla persona una prospettiva diversa,
che potrebbe eliminare la sua preoccupazione.

Come detto …
è una grande opportunità per “aumentare” il tuo carisma e la tua leadership.

Usando le informazioni che hai accumulato, l’intuizione e la logica, puoi trovare una soluzione. Quando la presenti, assicurati che l’altra persona la capisca e pensi che sia davvero la risposta alla sua obiezione.

La chiave: ascoltare attivamente

Superare le obiezioni è una delle più grandi sfide che un leader debba affrontare.

Cerca di capire realmente il punto di vista del collaboratore che ha espresso l’obiezione,
il tuo team gradirà questo modo naturale di gestire le divergenze.

Se invece, eviti i confronti, cerchi di “mettere via” il collaboratore con giustificazioni deboli oppure fai leva solo sulla forza della gerarchia (“Il capo sono io …”) darai l’immagine di un leader debole e insicuro.

Come gestire con efficacia il collaboratore sarcastico e irrispettoso – 2

collaboratore sarcastico

5. Fornisci un feedback chiaro

Spiega quali comportamenti hai osservato.
Concentrati sul comportamento, una situazione o un problema particolare,
e non sulla persona.

Non giudicare.
Non dire “Sei irrispettoso” “Sei sarcastico”.

Evita di attaccare o difendere.
Chiedi se trova questo tipo di comportamento corretto o produttivo per il team.
Concentrandoti sull’impatto del suo comportamento sulla squadra, sposta la responsabilità sulle sue spalle.

Se il collaboratore sarcastico respinge il tuo feedback dicendo “Stavo solo scherzando”,
spiega che non è divertente.

Termina l’incontro faccia-a-faccia spiegando che lo sostieni come collaboratore, ma vuoi vedere uno sforzo da parte sua per migliorare tale atteggiamento.

6. Rispetta la persona

Durante l’incontro, ascolta con attenzione.
Permetti alla persona di spiegarsi o di rifiutare le tue dichiarazioni.
Assicurati di non interrompere anche se non sei d’accordo, in modo che spieghi le sue giustificazioni.

Il punto è …
puoi (comunque) rispettare qualcuno cui non ti senti particolarmente affezionato.
Mostrare rispetto vuol dire riconoscere il carattere, la competenza e il contributo di una persona.

Lo so, …
è difficile mostrare cortesia a qualcuno che sembra scorretto.

Ma la cortesia è una questione di chi sei tu come persona,
non di quello che fanno gli altri.

7. Documenta i comportamenti

È importante documentare con precisione (date, descrizione dell’accaduto, persone coinvolte, ecc.) e tutti i comportamenti errati avuti dal dipendente in questione.

Documentare e dettagliare i-fatti daranno maggiore “ufficialità” e incisività alla questione.

Se il collaboratore irrispettoso riconosce il problema ed esprime volontà di miglioramento,
sostieni il suo cambiamento con apprezzamento.

8. Ricorda i tuoi obiettivi

È così facile essere inghiottiti nella negatività.
È facile rispondere negativamente alla negatività.

Mantieni tutti i membri del tuo team (anche la persona in questione) in grande considerazione.

Concentrati sulle cose positive e celebra pubblicamente i successi di tutto lo staff,
anche se onora il collaboratore sarcastico.

La persona potrebbe scoprire di sentirsi parte della squadra e iniziare a spostare la sua prospettiva.

Non farti risucchiare tutto il tuo tempo con il problema del collaboratore irrispettoso.
Non focalizzarti troppo su di lui/lei a danno dello sviluppo del tuo prodotto, servizio o clienti.

Rimani concentrato sui tuoi obiettivi,
e su tutte le cose buone che il resto del tuo team sta facendo.
Ecco la leadership!

9. Chiedi al collaboratore sarcastico di cambiare il comportamento

Dopo aver informato il collaboratore della natura inaccettabile del suo atteggiamento,
è il momento di chiedere uno sforzo concertato e concreto per cambiare ed eliminare tale comportamento.

Meglio essere precisi nelle descrizioni di quali comportamenti e azioni devono cambiare.

Dai una scadenza.

Se dopo un adeguato periodo, il comportamento e l’atteggiamento non sono cambiati o non si vede alcun miglioramento, è doveroso informarlo che i “bonus” a suo favore stanno per finire e alla prossima infrazione (delineata e definita chiaramente) sarai costretto a riassegnarlo o rimuoverlo.

È importante che tutti i processi siano pianificati e attuati in maniera sicura,
per evitare problemi legali a te e a tutta l’azienda.

Troppo spesso,
vogliamo gestire un collaboratore difficile senza farci coinvolgere troppo, senza “scendere in campo”, con il desiderio di controllare le conseguenze delle nostre azioni e con la speranza che il tempo sistemi, magicamente, le cose.

A volte funziona, spesso purtroppo no.

In conclusione,
fai del tuo meglio per aiutare il collaboratore sarcastico e irrispettoso a diventare un giocatore della tua squadra ma alla fine devi fare ciò che è meglio per te,
il tuo team e la tua organizzazione.

Ti invito a prendere questi suggerimenti per gestire il tuo collaboratore difficile non come una guida da seguire alla lettera ma solo come spunti di riflessione e di valutazione.

I rapporti professionali (come quelli personali) sono troppo complessi perché sottostiano a regole e procedure standard.

Vanno contestualizzati e personalizzati all’azienda, alla situazione, alla tua personalità di capo/leader/responsabile e a quella del tuo collaboratore o dipendente.



Come gestire con efficacia il collaboratore sarcastico e irrispettoso – 1

gestire il collaboratore difficile

Una iena.
Ecco cosa “diventa” Michela – durante le sessioni coaching – quando parla di Enrico  … un nuovo collaboratore che usa spesso il sarcasmo.

Sovente commenta malignamente alcune delle sue disposizioni, nelle riunioni si comporta come se lei avesse poca importanza.

Fa osservazioni “spiritose” anche ai suoi colleghi.

“Uno stronzo. Ecco cos’è!
Ma chi ce l’ha mandato qui … Non mi sta dando il rispetto come manager e suo team leader”.

Michela vorrebbe risolvere questo problema velocemente e andare avanti con i compiti più urgenti.
Non sa se è maggiore il disagio di tollerare tale sarcasmo oppure la difficoltà di affrontarlo.
È preoccupata per l’atteggiamento e i commenti di Enrico.

Le chiedo:
“Quanto tempo ti sta portando via il tuo collaboratore irrispettoso?
Quanto disturbo sta creando?”

Troppo, di sicuro!

Se il collaboratore sarcastico diventa un problema per la tua leadership, devi affrontarlo a testa alta.
Subito.

Più a lungo lascerai che avveleni l’ambiente di lavoro, la coesione del tuo team, maggiore sarà il danno che farà.

Michela è il momento di imparare a “galleggiare” in questa situazione.
Ti servirà nel futuro.
Il tuo futuro di leader.

Il sarcasmo può essere un modo di deridere o prendere in giro un’altra persona.
Spesso sfocia nella mancanza di rispetto.

Affronta subito la situazione.
Ecco 9 spunti strategici per “mettere nell’angolo” e gestire il collaboratore difficile:

1. Definisci il tipo di sarcasmo

La domanda che devi porti, prima di decidere-come-muoverti, è …
il tuo collaboratore usa l’ironia solo per essere divertente e fare il brillante (anche se riesce male)?
Oppure il suo unico obiettivo è sminuirti, sconvolgerti, ferirti?

Se il sarcasmo è inteso come umorismo,
noterai che la persona è sarcastica tutto il tempo – con i colleghi e anche con se stessa.

Non ci sono cattive intenzioni dietro le sue dichiarazioni. I suoi comportamenti possono riflettere sentimenti che prova nei confronti di se stessa.

Puoi affrontare il suo sarcasmo, con più leggerezza, dicendo che non capisci la sua ironia.
La persona probabilmente non ne è nemmeno consapevole di essere così pungente.

Se il sarcasmo invece è particolarmente diretto verso di te, è intenzionalmente in malafede, usato per sminuirti e rovinarti la reputazione, devi passare a un approccio molto più diretto.

L’intenzione è farti sembrare incompetente, apparire più SMART, farsi notare e salire nella gerarchia.

Se vuoi gestire il collaboratore difficile è importante non lasciare lievitare il problema.
Ne va della tua immagine di leader.

2. Non prenderla sul personale

La tua massima preoccupazione è il successo del tuo team e della tua azienda.

Non esigere rispetto.
Se lo chiedi, vuol dire che lo hai già perso.

Il rispetto deve essere guadagnato piuttosto che richiesto per via di un titolo o di una posizione.

Non fare affidamento all’autorità (almeno non subito). Quando avvertiamo la mancanza di rispetto, sentiamo il bisogno dell’autorità.
“Se non smetti, lo dico al capo (al grande-boss, al CEO, al titolare)

Non minacciare.
Ti rende piagnucoloso. Lamentoso.
Quando minacci di “dirlo alla maestra”, ti atteggi a un bambinone piagnucoloso.

3. Mantieni l’autocontrollo se vuoi gestire il collaboratore difficile

Non attaccare il sarcasmo con il sarcasmo.
Non rispondere a un’osservazione sarcastica con un commento ugualmente inappropriato.
Il pericolo è l’escalation.

Non replicare con una risata, una sorriso o un’espressione severa.
Mantieni la calma. Cerca di non sembrare influenzato.

Rivolgi alla persona uno sguardo vuoto, neutro,
alla fine capirà che con te non attacca.

Fai domande specifiche tipo:
“Che cosa vuoi dire?”
“Non la vedo così”
“Ne sei proprio sicuro?”
“Questa non è stata la mia esperienza”

Se i tuoi tentativi di ignorare l’insensibilità non vanno a buon segno, devi rendere le tue obiezioni ancora più chiare e dirette.

Ad esempio:
“Trovo che i tuoi commenti scortesi e ingiustificati, nonché poco divertenti.
Per favore smettila”.

Se il commento sarcastico è stato inviato via email,
non rispondere.

4. Fissa un incontro a quattr’occhi

Gestire il collaboratore difficile non è cosa facile. Discussioni imbarazzanti davanti colleghi o clienti rischiano solo di aumentare la tensione,
senza risolvere il problema.

Meglio dare feedback negativi nel privato e a quattr’occhi.

Poco prima dell’incontro,
prenditi qualche minuto per rilassarti respirando profondamente, sorridi per sciogliere la tensione dalla tua faccia.
Ti tornerà utile.

Foto: Ryan McGuire



Fare crescere il team: la gestione delle scuse e delle giustificazioni

fare crescere il team

Come ti approcci con il tuo team?
Sei un capo che-abbocca-facile a ogni scusante?

O sei uno che – davanti alle continue giustificazioni – si logora per giorni per poi esplodere di botto con quello che (sfigatissimo) arriva in ritardo per la prima volta (e di soli 58 secondi)?

Pensi di saper comunicare in modo efficace con il tuo staff?

Ti senti in grado di fare crescere il team?

La comunicazione è l’ingrediente chiave per cambiare il modo in cui il tuo personale si comporta. Detto questo, non pensare che basti comunicare meglio con il tuo team, per fare sparire come d’incanto scuse e giustificazioni.

Magari!

La cosa importante da ricordare è  …
spesso i team leader falliscono perché permettono ai loro collaboratori di farla franca con le scusanti.

E sai perché?

Le persone si accorgono rapidamente quando sono ammesse le scusanti

Sentono subito quando la giustificazione non è stata affrontata con la dovuta decisione.

E quel che è peggio che – in poco tempo – tutto il team inizierà a trarre vantaggio da quest’opportunità …
che hai (gentilmente) concesso!

Se non metti subito un freno, diventa un vero e proprio fenomeno morale … perché si è creata una cultura della prevenzione piuttosto che della responsabilità!

Agisci in fretta per affrontare il problema

Se ti senti sfibrato dalle continue giustificazioni dei tuoi collaboratori, vuol dire che ne senti spesso, il fenomeno è già rodato e sta assumendo connotati pericolosi.

Stop. Adesso.

È il momento di fermare questa pericolosa escalation e dimostrare a tutti che ci saranno conseguenze, a prescindere dalle scuse.

Se consenti ancora di giustificare scarse prestazioni autorizzi tutti a fare lo stesso, anche quei collaboratori impegnati e motivati.

Chiedi al collaboratore di trovare soluzioni

“Non ne ho avuto tempo”
“Ho troppe cose da fare in questo momento”
“Non ho mai imparato a farlo”
“Non ho trovato il parcheggio”
“Il treno/bus/metro era in ritardo”
“Non è colpa mia”
“Non ne so niente”
“Scusa … ma quale progetto?”

La cosa importante da trasmettere è di trovare soluzioni per superare il problema.
Spetta al collaboratore garantire l’efficacia e prevenire i futuri problemi.

Non assumere tu la responsabilità di trovare la soluzione. Evita di cedere alla tentazione di fare il consulente o il papà/mamma (non è il tuo ruolo).

Non sentirti in dovere di risolvere i problemi

Se vuoi fare crescere il team devi essere una “stampella” non un comodo “sgabello” dove riversare tutte le scusanti.

Devi crescere tu, e devi fare crescere il team, aiutare i tuoi collaboratori a raggiungere standard più elevati.

Cosa serve?
Spostare la pausa-pranzo di mezzora, affittare un parcheggio nelle vicinanze, una formazione ad hoc …

trovare un supporto tecnico, uno specialista di un settore specifico, l’appoggio di un altro collaboratore per portare a termine quel determinato compito nelle scadenze stabilite?

Rimani in attesa delle loro soluzioni e delle loro proposte.

Se ricominciano di nuovo le giustificazioni dei collaboratori, puoi sempre chiedere il motivo per cui la prima soluzione non ha funzionato.

Riafferma la fiducia e chiudi la questione

Rinnova la tua fiducia nella persona, nelle sue capacità e poi … smettila di parlarne!
Non ripeterti, non fare prediche o battutine.

Un leader eccellente non cerca rivincite o vendette.

Sa che è parte del suo lavoro coinvolgere il personale sulle prestazioni, le scuse o le resistenze che inevitabilmente seguono quando si tenta di cambiare o migliorare un comportamento.

Ti dico questo perchè il mio proposito di coach è aiutarti nella crescita di leader.
Non sono un amico cui raccontare le cose che non vanno.
Sono un professionista.
Partner del tuo successo.


Il segreto del grande leader? Coinvolgere tutto il team – nessuno escluso

coinvolgere il team

Forse non te ne rendi conto ma all’interno del tuo team … spesso ti confronti o coinvolgi sempre e solo con le stesse persone.
Per gli altri, solo comportamenti di circostanza e direttive di routine!

Ovviamente ci sono collaboratori che sono e devono essere più coinvolti rispetto ad altri, ma devi cercare di coinvolgere (con le dovute differenze) ogni membro del tuo team.

Tutti vogliono partecipare al successo dell’azienda

Anche le persone con compiti “secondari” desiderano fare un buon lavoro, avere degli obiettivi da raggiungere e partecipare al successo dell’azienda per la quale lavorano.

Rendi partecipi tutti i tuoi collaboratori di ogni iniziativa e attività. Grazie ad una comunicazione semplice e trasparente, impara a coinvolgere il team. Nessuno escluso.
Le persone si sentiranno importanti.

Miglioreranno la loro autostima e aumenteranno impegno e produttività.

Se vuoi coinvolgere il team non dividerlo in “categorie”

La divisione del team in categorie, anche solo mentale o per tua comodità, ti porta inevitabilmente, anche senza volerlo, a creare discrepanze al suo interno:
nuove assunte vs vecchia guardia, tempo pieno vs part time, venditori vs magazzinieri, etc.

Nel tuo team non ci devono essere “panchinari” o “seconde linee”.
Fai come gli allenatori di calcio, la loro più grande sfida è fare-gruppo, evitare di creare gap tra i vari giocatori …
“La mia squadra è composta di 22 giocatori …” è la loro frase preferita.

Prendi spunto dai politici appena eletti. “Destra o sinistra poco importa. Sarò il sindaco di tutti”

Usa sempre il “NOI”,
racchiudi idealmente tutti i membri del tuo staff … dalla tua assistente che è sempre al tuo fianco, al part time che incroci una volte la settimana.

Coinvolgi tutti … fai domande potenti

“Questo è il nostro problema, tu come lo risolveresti?”
“Non stiamo andando bene in quel settore, tu cosa faresti?”
“Che cosa faresti per aumentare la produttività in quel settore?”
“Vorrei sentire il tuo parere a riguardo …”

Sono frasi che ogni collaboratore vorrebbe sentire dal suo capo!

Per diventare un team leader eccellente, è necessario che tu coinvolga TUTTI i tuoi collaboratori nel processo decisionale, incoraggiandoli a suggerire modi nuovi o alternativi di fare meglio le cose.

Incoraggia le persone del tuo team al dialogo, ascolta quello che hanno da dire e poi valuta i loro suggerimenti, mantenendo sempre la tua libertà di pensiero e di azione.
Guai a perderla!

Non decidere tutto da solo, promuovi un lavoro di squadra, impara a coinvolgere il team.

I collaboratori che contribuiscono con nuove idee si sentono più coinvolti e motivati

Questa soddisfazione creerà un sentimento di lealtà nei tuoi confronti, aumenterà la motivazione di tutto il team ed eviterà turnover indesiderati.
Non male vero!

Ti dico questo perché ho a cuore la tua affermazione professionale.
Sono un coach.
Partner del tuo successo professionale.


Come migliorare la comunicazione con un tuo collaboratore in 7 mosse – 2

comunicazione con un collaboratore

3. Non trarre subito le tue conclusioni

Chi non conosce una persona o un amico cui devi ripetere un concetto almeno 3 volte, perché ti interrompe con le sue conclusioni o deduzioni, presumendo di aver compreso, in anticipo, quello che gli stai dicendo.

La trappola nella comunicazione con un collaboratore (e non solo) è di voler sembrare brillanti e arrivare subito alle conclusioni,
qualcosa del tipo “quelli svegli capiscono al volo“.
Attento! A volte funziona, spesso no.

Non c’è niente di più frustrante per il tuo collaboratore,
essere interrotto o vedere la sua esigenza poco ascoltata o fraintesa.

4. Mentre ascolti non interrompere se vuoi potenziare la tua comunicazione con un collaboratore

Per ascoltare è necessario fare silenzio.

Devi placare la voglia d’interrompere per aggiungere qualcosa, per correggere, per dire la tua.
Consenti al collaboratore di concludere il suo discorso.

Non interrompere continuamente,
è solo uno spreco di tempo, si deprime chi parla e si riduce la comprensione del discorso.

Evita di dire “Parli pure, la sto ascoltando …” mentre stai facendo qualcosa d’altro.

Non ho dubbi che senti cosa il collaboratore ti sta dicendo ma ascoltare richiede uno sforzo d’interesse, di attenzione e soprattutto,
il desiderio di concedere all’altro del tempo (anche breve, se sei occupato).

Ascoltare richiede tutta la tua disponibilità!

5. Mostra che stai ascoltando

Guardare da un’altra parte mentre qualcuno ci parla,
è scortese e fastidioso.

Ascolta con tutto il corpo, mantieni il contatto visivo,
con i movimenti aiuterà l’altro a sentirsi ascoltato.

Sorridi, fai cenni di assenso con il capo, di tanto in tanto.
Chiedi conferma e annuisci. Annuire, non significa essere d’accordo con il tuo interlocutore ma semplicemente trasmette l’idea “Capisco, ti sto seguendo”.

Incoraggia il collaboratore a parlare con piccole asserzioni verbali tipo “Sì”, “Ha-ha”, “Capisco”.

6. Riformula quanto ascoltato

La riformulazione è una tecnica che consiste nel ridire ciò che l’altro ha appena detto,
utilizzando le stesse parole o termini più concisi,
non aggiungendo nulla di proprio, per evitare distorsioni interpretative.

Riassumendo quello che hai ascoltato,
hai la sicurezza di aver compreso davvero l’esigenza del collaboratore mentre lui/lei ha la conferma di essere stato realmente ascoltato,
ed è portato a esprimersi liberamente e a collaborare.

Puoi approfittare del momento in cui il tuo collaboratore è alla fine di un discorso per intervenire e riprendere “Mi stai dicendo che … ”,
“In altre parole, desideri … ”, “A tuo avviso quindi … ”, “Così, secondo te … ”
.

La riformulazione è particolarmente indicata per tutte le richieste o quando il collaboratore è esitante, contraddittorio,
pasticcione o non riesce a focalizzare/spiegare la sua esigenza.

comunicazione con un collaboratore

7. Evita frasi-boomerang

• “Ti capisco” quando non conosci abbastanza il collaboratore, la situazione o il problema;
• “Vieni al punto” perché così mostri irritazione;
• “Parla pure, ti sto ascoltando” mentre stai facendo qualcosa d’altro;
• “Continua … mi interessa” e poi ti guardi intorno, guardi l’orologio, il cellulare, fuori dalla finestra, agiti il piede … così mostri impazienza e disagio.

“Il canto del mare termina sulla riva o nei cuori di chi l’ascolta?”
Khalil Gibran

Impara a prestare vero ascolto ai tuoi collaboratorie diventerai, per loro, un punto di riferimento importante e irrinunciabile.
Comprendere a fondo le necessità è la strategia migliore per potenziare la comunicazione con un collaboratore, ridurre i tempi e aumentare la produttività.

Credo che ognuno di noi debba riflettere sul suo modo di ascoltare.
Sei aperto al dialogo, desideri veramente capire o stai semplicemente sentendo cosa l’altra persona sta dicendo?
Sei capace di ascoltare con attenzione e disponibilità?

Come migliorare la comunicazione con un tuo collaboratore in 7 mosse – 1

comunicazione con un collaboratore

Dritti al punto:
ascoltare è il segreto per avere una comunicazione con un collaboratore davvero efficace.

Se non ascolti,
come puoi pretendere di comunicare efficacemente?

Ascoltare significa fare silenzio dentro di te.
Vuol dire placare il cicaleccio interno e prestare la più totale attenzione a quello che l’altro sta dicendo.
Ascoltare va oltre il semplice “sentire”, è capire il messaggio nel suo giusto contesto,
dimostrando sincero interesse per gli altri.

Ascoltare e sentire sono mondi a parte

“Saper ascoltare significa possedere, oltre al proprio,
il cervello degli altri.”

Leonardo da Vinci

Non dare per scontata quest’abilità per il solo fatto di sentire quello che le persone dicono.
Se non ascolti, corri il serio rischio di saltare direttamente alle (tue) conclusioni e di non comprendere il reale messaggio.

Forse non sei così consapevole del fatto che ogni tuo collaboratore desidera,
essere ascoltato con attenzione, vuole sentire la tua partecipazione e la tua empatia,
(anche se solo per pochi minuti).

Si sentirà importante (finalmente!),
si accorgerà di essere seguito da professionista competente, aumenterà il suo desiderio di comunicare e si crea un rapporto di fiducia e d’empatia (che per te si traduce in maggiore produttività e “fedeltà”)

Quando incontri un collaboratore, per prima cosa ascolta.
Poi, fai domande.

Ecco tante buone ragioni per imparare ad ascoltare e migliorare la comunicazione con un collaboratore:

• Crea empatia, collaborazione e dimostra sincero interesse;
• Evita incomprensioni e fraintendimenti;
• Conosci le vere esigenze e i reali bisogni del tuo collaboratore;
• Giungi più velocemente al “nocciolo” della questione;
• Le persone apprezzano di più chi le ascolta;
• I buoni ascoltatori sono spesso leader di successo;

Comunicazione con un collaboratore? Ascoltare è impegnativo

Quando ti parlano, sei spesso distratto e ti guardi attorno?
Se sei una persona che ha difficoltà ad ascoltare, non scoraggiarti!
L’ascolto attivo è una competenza che si può acquisire e allenare.

L’ascolto richiede una grande concentrazione e attenzione da parte tua;
è una prova di rispetto, verso il collaboratore come persona.

Le vecchie abitudini sono difficili da sradicare e, per praticare l’ascolto attivo, avrai bisogno anche di una grande pazienza.
Come leader del tuo team sei spesso troppo occupato (a parlare, valutare e giudicare) per ascoltare davvero le esigenze dei tuoi collaboratori.

Metti da parte tutti gli altri pensieri,
non concentrarti su cosa devi ribattere o rispondere e focalizzati su chi sta parlando.

Ascoltare un tuo collaboratore è una competenza fondamentale per la tua leadership:

1. Presta attenzione

Se ne hai la possibilità, “preparati ad ascoltare”.
Libera la mente dalle tue preoccupazioni personali (spesso non è facile, lo sappiamo, siamo stressati, sempre a rincorrere) e concentrati sull’ascolto.

Osserva direttamente chi parla,
è un modo per indicare al tuo collaboratore “Sì sto ascoltando attentamente quello che mi stai dicendo”.
Non lasciarti distrarre dai rumori ambientali (il telefono che squilla, una porta che sbatte, una risata, etc.).

Non fingere di aver capito.

A volte è comprensibile … sei stanco, di fretta o sei annoiato, però è meglio non fingere perché,
non si sa come, “si vede e si sente”.

È necessario ammettere di non aver capito e chiedere chiarimenti.
“Scusa, ho perso il filo”,
“Ti ho seguito fino ad adesso, può ripetere per favore …?
”.

comunicazione con un collaboratore

2. Non concentrarti su cosa rispondere

Mentre il tuo collaboratore ti sta parlando, se stai pensando a cosa chiedere o cosa dire,
come fai a prestare attenzione?

Se non vedi l’ora di contraddire, sentenziare o giudicare,
come puoi ascoltare?

Non devi ascoltare solo per rispondere ma anche per comprendere e per aiutare.
Astieniti dal fare commenti con altri mentre l’altro sta parlando.

Gestire ex colleghi: 11 spunti di successo per la tua leadership – parte 2

gestire ex colleghi

Leggi anche la parte 1.

7. Affronta il concorrente deluso

Non per tutti sarà facile mettere da parte l’ego,
nascondere invidie e gelosie e venire a congratularsi con te.

Non tutti nel team hanno accettato la nuova transizione,
magari qualcuno è deluso, arrabbiato o frustrato.

Se uno dei tuoi ex colleghi era in competizione per il ruolo,
hai un ulteriore livello di complessità da affrontare.

In alcuni casi,
potrebbe essere sufficiente consentire alla persona di adattarsi alla nuova situazione.

È importante chiarire che lo apprezzi come dipendente e sosterrai il suo sviluppo.
Puoi dire qualcosa del tipo “Capisco che sei deluso. Sei una parte importante di questo team e ti darò il mio supporto per avere successo.”

Il tuo passaggio a team leader può essere difficile anche per lui/lei,
prova ad avere più comprensione ed empatia.

8. Rimani aperto e disponibile al dialogo

Rimani disponibile al dialogo, alla collaborazione, a scambiare le tue idee o opinioni.
Nel gestire ex colleghi, è fondamentale se si vuol vivere in armonia,
avere una buona intesa lavorativa e non avere conflitti con le persone.

Se avverti un fastidio a causa della precedente confidenza,
parlane nell’incontro privato con tatto e con rispetto.

Potresti essere sorpreso nello scoprire che anche lui/lei ha gli stessi problemi …
questo potrebbe aiutare a risolvere la questione in maniera soddisfacente per entrambi.

9. Evita di spettegolare

Fino a qualche tempo fa (forse) spettegolavi anche tu con i colleghi più stretti.
Non c’è niente di male nel gossippare …
stempera la tensione e serve a creare un clima più leggero.

Lo scherzo distende gli animi e consolida il gruppo ma diventa pericoloso quando è l’unico sfogo a frustrazione e stress.
E adesso?
Meglio evitare nel gestire ex colleghi, farti coinvolgere per non rischiare di rovinare i tuoi rapporti interpersonali o di trovarti in situazioni spiacevoli.

10. Tratta tutti con rispetto e imparzialità

L’amicizia sul lavoro è uno dei temi più delicati d’affrontare.
Avere amici sul posto di lavoro ci dà carica,
motivazione e una spalla cui poggiarsi in caso di difficoltà.

Molto probabilmente avrai fatto più amicizia con alcuni colleghi rispetto ad altri.

È naturale e normale, sentire maggiore feeling e simpatia verso alcune persone ma,
nella tua nuova veste di team leader,
ogni membro del team dovrà essere trattato in modo imparziale e con rispetto.

Anche se pensi di essere equo ed equilibrato al 100% (e forse non ti rendi conto) gli altri collaboratori o dipendenti potrebbero fraintendere o mal interpretare alcune tue decisioni, pensando che stai proteggendo o favorendo una o più persone, a te vicine.

Favoritismi, preferenze e simpatie, potrebbero emergere tuo malgrado,
e all’interno del team creare sfiducia e demotivazione.
Leggi il mio post per approfondire.

11. Non cercare l’accettazione dei tuoi ex colleghi

Se hai bisogno del giudizio positivo dei tuoi ex colleghi, è un chiaro segno che hai paura di essere rifiutato o emarginato dal resto del gruppo.

È uno schema mentale che ti porterà a fare di tutto per compiacere i tuoi ex colleghi,
pur di ottenere la loro approvazione.
Se devi soddisfare le aspettative dei tuoi precedenti compagni di lavoro, diventerai un burattino sotto il loro comando.
Chi asseconda sempre gli altri, come un cagnolino, non diventerà mai un leader.

Nella tua nuova posizione non devi cercare di essere popolare,
devi accompagnare gli altri per centrare i risultati prefissati.

Mantieni l’attenzione sul lavoro da fare, dai il massimo ogni giorno,
tratta tutti con rispetto e educazione e vedrai che riuscirai a conquistare il tuo team!
Leggi il mio post per approfondire.

gestire ex colleghi

12. Sfrutta la conoscenza delle persone

Durante questo tipo di transizione,
è facile concentrarsi eccessivamente sul comportamento degli altri,
degli ex colleghi.

Il fatto di conoscere le persone “dall’interno” può essere un vantaggio che devi sfruttare al massimo.

Conosci tutte le “pecche” e i punti di forza,
le persone produttive e quelle da stimolare,

La tua comprensione dei processi di lavoro ti può aiutare a costruire la credibilità con il tuo nuovo staff e creare relazioni utili con le persone.

Gestire ex colleghi: non fingere di avere tutte le risposte

Dai fiducia a tutti.
Fai sapere ai tuoi collaboratori che sei aperto a nuove idee e input.
Sollecita suggerimenti e dai il giusto credito a tutti.
Aiuta la crescita di ogni membro del team.
Aumenta le distanze professionali ma rimani “connesso” alle persone.

Da collega a capo? Rimani te stesso!
Adesso, il tuo ruolo è diverso ma tu sei lo stesso.
Molti lo ignorano o se ne dimenticano.

La disponibilità e l’onestà intellettuale possono aiutarti a mantenere buoni rapporti con le persone,
attenuare la tensione e migliorare la produttività.

Gestire ex colleghi è allo stesso tempo una sfida e un’opportunità di crescita.
Se la prendi alla leggera o al contrario con troppa animosità, ti aspettano delusione e frustrazione;
considerala piuttosto una buona occasione per lavorare su te stesso.

gestire ex colleghi

Gestire ex colleghi: 11 spunti di successo per la tua leadership – parte 1

gestire ex colleghi

Diventare il capo è una transizione entusiasmante e appagante,
ma può anche rilevarsi molto snervante.
Stressante.

Questo è particolarmente vero se adesso sei diventato il leader di persone che – fino a qualche tempo fa – erano tuoi colleghi.

“La leadership è azione,
non posizione.”

Donald H. McGannon

C’è un ex collega che da quando hai avuto la promozione a supervisore,
ha cominciato a guardarti con sospetto, gelosia o addirittura con odio. Un altro che continua a trattarti ancora come uno del gruppo e si aspetta da te grande empatia.

Un altro ancora che ti considera ancora un amicone … non ha ancora capito che adesso il capo sei tu.
Hai sempre sentito parlato malissimo del capo e adesso che dall’altra parte ci sei tu,
ti chiedi se sarà così anche per te.
Di la verità, non la pensavi così dura, vero?

Dovrai costruire la tua credibilità e autorità, la tua leadership,
senza comportarti come se la promozione ti avesse dato alla testa.

Il punto che tu invece adesso, come nuovo leader,
sei responsabile della produttività e dei risultati.

Ecco alcuni suggerimenti strategici per gestire al meglio i tuoi ex colleghi:

1. I rapporti con gli ex colleghi cambieranno

Prima lo consapevolizzi … meglio è!

Cambiano le dinamiche, gli obiettivi sono differenti,
diversa è la responsabilità, più alta è la pressione,
e potresti prendere decisioni impopolari presso i tuoi ex colleghi.

Anche se fino a qualche tempo fa, hai condiviso lo stesso malcontento sul modo di lavorare,
i rapporti personali con i tuoi ex colleghi si sono spostati a un livello diverso.

Ora tu sei quello che assegna il lavoro,
analizza la produttività e valuta la performance.
Ti sei spostato di un livello.

2. Stabilisci nuovi confini

È necessario rimodellare il rapporto tra te e i tuoi ex colleghi di lavoro.

Ci sono linee che devono essere nuovamente tratteggiate,
confini che non possono essere più superati e argomenti di conversazione che non possono essere più discussi.

Nel gestire ex colleghi, non puoi continuare ad avere relazioni come hai fatto prima.
Questa è una perdita per tutti,
ma fa parte del “gioco”.

Non è necessario divenire distaccato e non disponibile;
se ti senti un po’ “solo e lasciato da parte”,
può essere un segnale che stai approcciando in modo efficace il tuo nuovo ruolo.

3. Segnala la transizione

Nella maggior parte delle aziende,
c’è qualcuno che si occupa di annunciare la tua promozione.
Così tutti sapranno che ora sei tu … al comando.

Se non viene fatto,
parla con il tuo capo o con le risorse umane su come gestire questa informazione.
Assicurati di rendere tutti consapevoli della transizione.

È importante (che tutti sappiano) per evitare spiacevoli equivoci.
Evita proclami via mail tipo “Hei … forse non lo sai ancora. Adesso sono io il nuovo capo”.

4. Non introdurre subito importanti revisioni

Devi dimostrare la tua nuova autorità senza pestare subito i piedi ai tuoi ex colleghi.

Cambiamenti a “razzo” ti possono ritorcere contro e causare errori costosi che possono minare,
fin da subito, la tua credibilità.

Nel gestire ex colleghi, ti suggerisco di identificare alcune piccole decisioni che puoi prendere abbastanza velocemente,
e rimandare quelle più grandi finché non hai il tempo di raccogliere input e informazioni.

In questo modo eviterai le trappole e le resistenze che accompagnano ogni cambiamento (piccolo o grande che sia) nel tuo nuovo luogo di lavoro.

5. Stabilisci la tua autorità

Essere al comando non significa dare una dimostrazione di forza della tua nuova autorità.

Uno dei modi migliori di gestire ex colleghi è spiegare come lavorerai come capo e come intendi guidare il gruppo;
per questo incontra la tua squadra, come gruppo e individualmente, per parlare della tua visione.

Incontra individualmente ogni collaboratore.
Metti sul tavolo le tue aspettative e i potenziali problemi.
Ricorda che un’aspettativa frustrata produce delusione e rancore (quest’ultimo è molto pericoloso sul luogo di lavoro).

Assicurati che tutti nel team abbiano compreso il tuo nuovo ruolo, le responsabilità che ti aspettano e gli obiettivi che, a livello di gruppo, ti sei prefissato.

In questi incontri uno-a-uno è necessario ascoltare tanto parlare.

Anche se potrebbe essere un po’ imbarazzante …
discuterne e ricercare soluzioni costruttive è la miglior cosa.

gestire ex colleghi

6. Gestire ex colleghi: non aspettarti che tutti ti parlino schiettamente

Adesso che sei passato da collega a capo, aspettati che le persone che dovrai supervisionare vedano le cose in modo diverso, siano più guardinghe e non ti parlino più apertamente,
come una volta.

Metti anche in preventivo che questo cambiamento potrebbe creare un’energia negativa all’interno del team e sarai costretto a fare un passo indietro e non socializzare più come prima.

Cerca di non prenderla male,
se succede.
Ci sta.

gestire ex colleghi

Discussione difficile con un collaboratore: 12 errori da evitare – 2

discussione difficile

leggi anche la parte 1 small ...

6. Dire qualcosa di discriminatorio o poco professionale

Fai attenzione a quello che dici.

“Sparare” (in un momento di nervosismo) commenti tipo:
“Voi dipendenti più anziani siete troppo lenti!”
“I giovani sono tutti viziati” oppure “ Le donne non dovrebbero decidere cose così importanti”
.

Oltre a dare un segnale di maleducazione, è un sintomo di poca professionalità,
tali “uscite” potrebbero essere considerate come un qualcosa di molesto o discriminatorio (anche in sede legale).

Limita la conversazione alla prestazione del dipendente,
e stai lontano da congetture e pareri su credenze religione e politiche,
orientamento sessuale, ecc…

7. Non ascoltare – o peggio – fare finta di ascoltare

“Saper ascoltare significa possedere, oltre al proprio, il cervello degli altri.”
Leonardo da Vinci

Se non vedi l’ora di dire come la pensi,
come puoi ascoltare quello che sta dicendo il tuo collaboratore?

Se non plachi il tuo “chiacchiericcio interno”,
come puoi ascoltare davvero l’altro?

Ascoltare richiede uno sforzo d’interesse e di attenzione.
Ascoltare richiede tutta la tua disponibilità.

È facile capire perché,
i leader che sanno ascoltare sono molto apprezzati e ricercati!

Impara a prestare vero ascolto a quello che ti dicono i collaboratori,
e diventerai il loro punto di riferimento importante e irrinunciabile.

8. Ripetere la stessa conversazione più volte

Se ti rendi conto che la discussione prende per l’ennesima volta la stessa piega e sfumatura,
per favore, bloccati e rifletti.
C’è qualcosa che non va!

Perché il tuo messaggio non è passato?
Sei stato poco incisivo?
Ambiguo e confuso?
Poco chiaro e diretto?

Un comportamento intollerabile, un errore ripetuto,
un’imprecisione inaccettabile diventa accettabile quando le è permesso di persistere.

Non offrire opzioni, quando non desideri discutere.

Se vuoi dare una disposizione, una direzione,
fallo in modo chiaro e diretto.

9. Rendere la discussione una gazzarra

È importante non trasformare una discussione difficile in una “caciara”.
Una gazzarra stile Reality TV.
Un rimpallo di responsabilità.
Una predica da scuola elementare.

Se succede…
la responsabilità è tutta tua!
Non sei riuscito a prendere il controllo della situazione.

Non ripeterti e non fare battutine.

Meglio evitare tutte quelle esortazioni al lavoro,
il classico consiglio “del saggio” o frasi fatte prese in prestito dal web.

Prima di cominciare spiega che “Questa sarà una conversazione difficile“.

L’obiettivo della discussione difficile è di rendere il dipendente consapevole del problema in modo che possa essere (se possibile) parte della soluzione.

10. Non incontrare il collaboratore faccia-a-faccia

La cosa peggiore che tu possa fare è comunicare notizie o feedback negativi,
avviare conversazioni difficili via email o social.

Un tuo collaboratore o un intero team ha il diritto di essere trattato rispettosamente.
Essere “guardato negli occhi”.
Le discussioni difficili devono avvenire di persona.

Inoltre,
solo un incontro faccia-a-faccia ti offre la possibilità di osservare il linguaggio del corpo degli altri.

Questi gesti o segnali di comunicazione (di reazione alle nostre parole) possono fornirti spunti per comprendere al meglio il non verbale, il “non detto”.

“Non mi sembri d’accordo con la mia ultima dichiarazione, sbaglio?”
“Vedo che hai qualcosa da aggiungere?”

11. Non essere empatico durante una discussione difficile

Alcune conversazioni sono difficili per te,
certo, ma lo sono ancora di più per i tuoi collaboratori.

È importante riconoscere i sentimenti delle persone senza far diventare l’incontro una seduta di terapia o una rassegna del singhiozzo.

Non ignorare le risposte emotive da parte della persona.

Nel Mondo del lavoro di oggi,
siamo abituati a nascondere le emozioni (soprattutto quelle negative),
a mascherare disagio, delusione e dispiacere sotto una patina di finto ottimismo e di sorrisi di circostanza.

12. Dimenticare il follow up

Rinnova la tua fiducia nella persona, nelle sue capacità e poi chiudi la questione,
smettila di parlarne!

Ricordati di effettuare il follow up qualche giorno dopo per assicurarti che la persona si senta bene,
e che qualsiasi azione o correzione decisa (nella riunione) sia iniziata.

È importante riconoscere che ci saranno sempre differenze nel modo di vedere le cose.
Dovrai continuare a lavorare con una grande varietà di persone – collaboratori, colleghi, clienti, fornitori –
non tutti ti piaceranno.

leggi anche la parte 1 small ...

Ma se ti prepari e ti concentri su risultati specifici,
mantenendo l’empatia,
vedrai che sapra gestire questo tipo di confronto sempre più agevolmente.

Condurre una discussione difficile con successo,
ti aiuterà a diventare un leader migliore.

Se vuoi approfondire leggi questi post:
Come dare cattive notizie con professionalità e dormire la notte

“Gestire un collaboratore difficile come un grande leader”

discussione difficile

Discussione difficile con un collaboratore: 12 errori da evitare – 1

discussione con un collaboratore

La discussione con un collaboratore sono una parte inevitabile della gestione del team.

Abbiamo tutti avuto esperienze negative con questi tipi di conversazioni:
(il dipendente che va in tilt per un errore che ha commesso,
il collaboratore si è messo a piangere quando gli hai mostrato le scarse performance,
oppure il cliente che ha messo in discussione la tua professionalità).

Di conseguenza,
tendiamo a evitarle.

È necessario trovare una soluzione produttiva

Ma questa non è la risposta giusta.
La chiave è imparare a gestirle in un modo da ottenere meno disagio per te e per la persona con cui stai parlando,
creare una base collaborativa e non combattiva,
e trovare una soluzione produttiva che possa (nel limite del possibile) portare benefici a entrambe le parti.

Come si dovrebbe preparare questo tipo di discussione?
Dare feedback in modo efficace?
Come trovare le parole giuste?
Che cosa dire e cosa evitare?

Ecco 12 errori da evitare quando hai una discussione difficile con un tuo collaboratore o dipendente:

1. Rimandare – o peggio – evitare la discussione

“Procrastinare è come utilizzare una carta di credito: ci si diverte molto fino a quando non arriva il conto”
Christopher Parker

Non trascinare (continuando a rimandare) la discussione con un collaboratore.
Procrastinando o evitando il confronto stai mettendo in gioco la tua leadership.

Resisti alla tentazione di nascondere la testa nella sabbia nella speranza che la questione si risolva (magicamente) da sola.

A volte funziona,
spesso no.
Anzi peggiora.

La tensione si protrae a lungo,
lo stress emotivo si accumula indicando che le cose si sono trascinate per troppo tempo.

Quando-e-dove svolgere la discussione dipende dalle circostanze specifiche,
non esiste una formula magica:
lunedì mattina potrebbe sembrare una scelta poco sensibile,
ma anche venerdì pomeriggio non è da meno.

2. Farsi travolgere dalle emozioni

Se ti stai preparando per una conversazione che puoi definire “difficile”,
probabilmente ti sentirai nervoso e ansioso.
Le tue emozioni influiranno sulla tua professionalità.
Discutere in pieno “scisma emotivo” è raramente produttivo.

Lo stress emotivo limita la soluzione creativa,
hai più probabilità di dire qualcosa di cui ti pentirai più tardi,
e rischi di trasformare la questione in una faccenda personale.

Quanto più tranquillo e centrato sarai,
tanto meglio riuscirai a gestire questo tipo di situazioni.

Meglio prendere un po’ di tempo,
allontanarsi dalla situazione e guardarla oggettivamente.

Sarà più facile, in un secondo periodo,
affrontarla nuovamente con la testa “libera”.

3. Avere fretta di chiudere la discussione con un collaboratore

Potresti essere nervoso di dover parlare con il tuo collaboratore,
e sospirare con sollievo quando sarà finita,
ma ricorda che per lui/lei sarà altrettanto.
Anche di più.

Cerca di essere premuroso e consapevole delle parole che usi durante la discussione con un collaboratore.
Se hai premura – fretta – di chiudere la conversazione, rischi di trasmettere un messaggio sbagliato.

La calma comunica interesse per gli altri e per il loro messaggio.

D’altra parte,
la fretta trasmette (anche in buona fede) l’idea che l’altro non ti interessi,
sei lì fisicamente ma non con la mente e col cuore.

È il tipo di ascolto ”Ci sono e non ci sono” in cui l’altro ha la netta sensazione di non essere importante.

Non importa quanto sia difficile, imbarazzante e coinvolgente l’argomento,
non aver fretta di chiudere la conversazione.
Calma è potere.

4. Attaccare la persona

Evita frasi tipo “Sei un ritardatario” oppure “Sei inaffidabile” perché suonano come un attacco personale,
e questo probabilmente farà sì che il tuo interlocutore si metta sulla difensiva e …
addio conversazione produttiva!

Invece di criticare la persona,
concentrati solo sulla prestazione o sul comportamento.
Evita attacchi personali o commenti sulla persona.

“Le scadenze non rispettate hanno gravi conseguenze sulla nostra reputazione”.
Potresti anche usare “noi” anziché ‘”tu”;

Per esempio,
“Facevo davvero conto di consegnare al cliente il preventivo entro venerdì.
Adesso siamo costretti tutti a lavorare duro questo weekend”
.

discussione con un collaboratore

5. Fare ipotesi o saltare subito alle conclusioni

Spesso,
le cose potrebbero non essere come sembrano.

Sai con certezza che cosa è successo?
Qual è il problema?
Chi l’ha causato?
Ci sono eventuali attenuanti e giustificazioni?
Una malattia non dichiarata, stress o altri fattori interni o esterni al posto di lavoro.

Stai ai fatti;
tirare subito conclusioni errate, giudicare o accusare in modo affrettato la persona sbagliata,
ti farà perdere molta credibilità tra i tuoi collaboratori.

Leggi la parte 2 small

Come dire No sul lavoro senza offendere (e farsi rispettare) – 2

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leggi anche la parte 1 small ...

4. “Mi permetti di pensarci su e di ricontattarti”

Questo è più un “forse” che un “No” secco.

Anche se apparentemente può sembrare la più classica delle scuse,
si tratta pur sempre di una risposta molto efficace.

Cosa c’è di meglio per divincolarsi dalle pressioni della venditrice incalzante di un bel “Ci penso, grazie”.
Il miglior modo per dire no sul lavoro è sottolineare che desideriamo rifletterci.

Spesso,
è fondamentale prendersi un po’ di tempo per valutare i pro e contro di dire sì.

Specifica un intervallo di tempo in cui la persona può aspettarsi una risposta da parte tua.

5. “Questo non soddisfa le mie esigenze, ma ne terrò di sicuro conto.”

Se qualcuno ti sta proponendo un accordo o un’opportunità,
ma non è quello che stai cercando,
spiega con chiarezza alla persona che non c’è niente di sbagliato in quello che sta offrendo,
ma non soddisfa le tue esigenze e che sei alla ricerca di qualcosa di diverso.

In caso contrario,
la discussione potrebbe trascinarsi più del dovuto.
Potrebbe essere inconcludente.

Allo stesso tempo, dicendo che ne terrai conto,
segnali che sei aperto a future opportunità.

6. “Non sono la persona migliore per aiutare in questo. Perché non provi con … ?”

Se ti viene chiesto supporto,
ma non sei sicuro di poter essere effettivamente d’aiuto,
declina la richiesta spiegando che si stanno rivolgendo alla persona sbagliata e suggerendo (allo stesso tempo) un’altra persona cui rivolgersi.

Offri un contatto alternativo in modo che la persona esca da questo vicolo cieco.
Il rifiuto passerà in secondo piano e l’interlocutore apprezzerà il tuo consiglio.

7. “Apprezzo che tu abbia pensato a me, ma …”

Non dovrebbe essere quasi mai un disturbo quando le persone richiedono il nostro aiuto.

Stanno chiedendo il nostro supporto perché si fidano e credono nelle nostre capacità.
È importante in questi casi far intendere che ci sentiamo onorati di essere stati presi in considerazione.

Ecco una frase a effetto per rifiutare con stile,
lasciando intendere
che saremmo lieti di poter essere d’aiuto ma per qualche valida ragione non lo possiamo fare.

Questa situazione si applica bene ad esempio,
in una proposta di collaborazione che non possiamo accettare,
per motivi di disponibilità o di trattamento economico.

8. “No, non posso. Mi spiace”

Ecco il modo più semplice e diretto per dire no sul lavoro (e non solo).
Costruiamo troppe barriere nella nostra mente per dire di “No”.

Impara a dire “No” alle richieste che non soddisfano le tue esigenze.
Sarai sorpreso da quanto facile sia in realtà,
quanto le persone non la prendano a male,
o molto meno di quello che ti eri immaginato.

Non sentirti obbligato a spiegare.
Hai le tue ragioni e non desideri discuterne;
anche “Ho troppi impegni” o “Non ce la faccio con gli orari” va più che bene.

Non dare l’impressione che tu ci possa ripensare altrimenti continueranno a farti la proposta.

9. “La mia risposta è sempre no e non ho intenzione di cambiare idea.”

– A lei nessuno ha mai detto di no, vero?
– Beh, di solito dicono: no, no, ti prego, non uccidermi…”

Dal film Terapia e pallottole

Alcune persone non si arrendono facilmente.
Sono insistenti, incalzanti,
asfissianti.

Questa è la loro prerogativa.
Datti il permesso di essere altrettanto determinato.
Ti rispetteranno.
È importante essere risoluti quanto loro sono insistenti.
Non accettare pensando che tanto andrai a casa e gli farai sapere che te ne sei pentito,
questo metodo non ti metterà in buona luce.

Dire no sul lavoro non è mai semplice

Dire di no non sarà facile,
se sei abituato a dire sì per tutto il tempo.
ma i timori di dire NO sono solo nella nostra mente.

leggi anche la parte 1 small ...

Imparare a dire no sul lavoro è una parte importante.

Dire di “No” non significa essere scortese, sgradevole o maleducato.
Dire di “No” non significa che ci sarà conflitto e che tu perderai opportunità in futuro.
Non stai certamente bruciando i ponti relazionali.
Queste sono tutte false credenze della mente.

Comincia già da oggi a dire no sul lavoro, quando non ti va di fare qualcosa,
sarai sorpreso da come la gente la prenda meglio di quanto credi!

Foto: geralt

dire no sul lavoro

Come motivare il tuo team. Carota-bastone? Incentivi? Prima di tutto non devi …

motivare

I giovani leader (e non solo) mi chiedono di conoscere le tecniche di motivazione perché lavorano con dipendenti e collaboratori (a loro dire) indifferenti e demotivati.

Sono convinti che si parlerà di carota-bastone, remunerazioni,
benefit come strumenti motivazionali,
frasi a effetto per “risvegliare” la motivazione assopita e tecniche d’avanguardia di un famoso guru americano.

Infatti,
spesso la domanda che risuona è …

Come si fa a motivare le persone?

Uhm …
la domanda non è sbagliata.
Ma va presa da un’altra prospettiva.

Prima di sapere come motivare gli altri …
sei consapevole degli atteggiamenti o dei comportamenti che stanno (in modo diretto, indiretto, consapevole o no) demotivando le persone che lavorano con te?

Quando sono state assunte,
queste persone sicuramente non erano svogliate,
annoiate, diffidenti, indifferenti,
-come me le stai descrivendo adesso-
altrimenti non sarebbero state ingaggiate. Vero?

Nel corso del rapporto di lavoro,
si verificano situazioni e azioni che demotivano le persone.
Qualcosa “accade” ai dipendenti che si … spengono.

Come, no?
Certo che si!

Prima di tutto … non demotivare

Prima di toccare gli aspetti motivazionali più tecnici partiamo dall’inizio.
Anzi dal negativo.
Anziché partire da cosa-fare … iniziamo da cosa-non-fare.

La motivazione aumenta quando i team leader …
smettono di de-motivare le persone che lavorano con loro.

E in particolare quando si è in presenza:

Azioni senza motivo

Le persone hanno bisogno di conoscere lo scopo,
il fine o il traguardo più alto.
Se non capiscono il significato complessivo del loro lavoro,
perdono la passione e l’entusiasmo.

Senza scopo,
le ore di lavoro sono prive di significato.

Chiediti:
Capisco le ragioni (il perché) delle mie azioni?”
“Riesco a comunicarle chiaramente ai miei collaboratori?

Incoerenza

“I giovani non hanno bisogno di sermoni,
i giovani hanno bisogno di esempi di onestà, di coerenza e di altruismo.”

Sandro Pertini

Per uccidere la fiducia delle persone in un colpo solo – e senza possibilità di espiazione – è sufficiente …
non mantenere la parola data.

Non sono pochi i lavoratori che si lamentano di un’opportunità promessa che non si è mai materializzata o del proprio capo che ha preso credito per il lavoro …
fatto dai collaboratori!

Onestà, integrità e fiducia sono assolutamente essenziali per la gestione del team e per il successo professionale.
L’incoerenza è un boccone amaro da digerire.
Per tutti.

Chiediti spesso:
“Sembra che non dia fiducia al mio team quando comunico qualcosa?

Spostamenti improvvisi o obiettivi irraggiungibili

I collaboratori che lavorano per raggiungere obiettivi di performance che inaspettatamente vengono spostati sentono spegnere il loro fuoco motivazionale.

Se fissi scadenze e obiettivi non realistici stai demotivando i tuoi collaboratori o dipendenti perché le persone sono consapevoli che non potranno mai raggiungere quel traguardo impossibile.

La motivazione sgorga solo quando si pensa di riuscire o di raggiungere “qualcosa”.
Ma se imposti l’obiettivo troppo lontano (o fuori dalla portata) le persone rinunciano.
Già alla partenza.

Poniti alcune domande:
Capisco i miei obiettivi?
Sono coerenti con quello che sto comunicando ai miei collaboratori?
Sono raggiungibili?
Come reagirei (quale sarebbe la mia reazione emotiva) davanti a questo traguardo?

Favoritismi

Spesso (forse senza rendercene neanche conto),
coinvolgiamo sempre e solo le stesse persone … manifestando le nostre preferenze in maniera evidente.

È naturale e normale,
sentire maggiore feeling e simpatia per alcune persone rispetto ad altre,
ma se poi facciamo favoritismi e dimostriamo parzialità,
perdiamo la stima di tutto il team e creiamo demotivazione.

Naturalmente ci sono collaboratori che sono e devono essere più coinvolti rispetto ad altri ma è necessario coinvolgere (con le dovute differenze) ogni membro del team.

Chiediti:
“Può essere che -senza neppure rendermene conto- stia comunicando più con alcune persone del team rispetto ad altre?
Come posso comunicare più efficacemente, esprimere più rispetto ed empowerment a tutti?”

Non riconoscimento

Una stretta di mano e un semplice “Grazie” o “Ottimo lavoro!” detto con sincerità,
guardando negli occhi il tuo collaboratore … non ha prezzo!
Eppure…

A chiunque farebbe piacere
sapere che sta lavorando bene.

I dipendenti che non si sentono compresi e apprezzati (per i loro sforzi) perdono gradualmente entusiasmo.

Ricevere solo disposizioni dall’alto,
senza partecipare (pur minimamente) al processo decisionale,
fa sentire le persone senza importanza.

Domandati spesso:
Con il mio team sto dando tante cose per scontate?
Sto riconoscendo e ringraziando i miei collaboratori quando mi aiutano attraverso compiti difficili?
So apprezzare i talenti del mio team e il loro duro lavoro?
?

Se vuoi sapere come motivare complimentando i tuoi collaboratori fai click qui.

Mancanza di considerazione nelle capacità delle persone

Perché non chiediamo mai (a chi lavora con noi) pareri e feedback?
Perché tratteniamo le informazioni e non le condividiamo?

Condividere le informazioni è un grande atto di fiducia e un riconoscimento molto potente per chi lavora con te.
Distribuire le varie responsabilità,
condividere le informazioni è un attestato di fiducia per i collaboratori …
è come dire a ciascuno di loro “Io mi fido di te”.

Quando i leader sono trasparenti, sinceri e onesti,
le persone sono motivate.
Quando vedono i loro leader trattenere informazioni (anche di poca importanza),
si chiedono perché non rientrano nella loro cerchia di fiducia.

Domandati spesso:
“Sono trasparente e sincero con il mio team?
Sto distribuendo le informazioni?
So distribuire i compiti, le mansioni e il riconoscimento?”

Focus solo sugli errori

Ogni volta che viene commesso un errore,
non te-ne-uscire con la solita domanda “Di chi è la colpa questa volta?”.

Focalizzarsi regolarmente sugli errori,
cercare sistematicamente un colpevole
crea un ambiente negativo,
ansioso, da “scaricabarile”,
da sospetto, da “caccia alle streghe” e
ovviamente di demotivazione.

È molto più produttivo canalizzare le energie per capire come risolvere il problema e fare in modo che non si ripresenti più.

Chiediti di frequente:
Sono concentrato di più sui problemi o sulle soluzioni?
Mi interessa sapere chi ha sbagliato per poterlo punire?
Quando identifico il “colpevole”, gli spiego come fare per migliorare o lo cazzio soltanto?

Tutto dovuto: non esiste “Per favore” e “Grazie”

Due semplici ma molto apprezzate parole.
È facile dire “grazie”, sono solo sei lettere, è breve, diretto e vale molto più di mille parole.

Purtroppo “Grazie”e “per favore” sono le parole che si sentono meno (non solo in ambito lavorativo),
nonostante racchiudano un grande valore positivo,
soprattutto nei momenti più difficili.

Non ottenere i risultati sperati può essere scoraggiante,
comunque prima di scaricare la colpa sui tuoi collaboratori,
è essenziale che tu prenda coscienza del tuo atteggiamento e comportamento.

Motivare è un impegno quotidiano

Con un po’ di pazienza e consapevolezza,potresti scoprire come aiutare e sostenere al meglio il tuo personale, superare questi problemi di demotivazione,
e trasformarli in una storia di successo.

Se desideri approfondire il tema della team leadership e saperne di più su come motivare il tuo team,
scopri il coaching sulla gestione del team ma soprattutto ricorda che …
motivare è un impegno quotidiano,
un “paziente costruire” e richiede tutta la tua attenzione e il tuo coinvolgimento.

Come dare feedback potenzianti con facilità e sicurezza ai tuoi collaboratori – 2

feedback

leggi anche la parte 1 small ...

10. Tono

In situazione di feedback negativo,
esprimi preoccupazione.

Un tono di preoccupazione comunica un senso di importanza e conferisce un adeguato livello di sincerità al messaggio.

Invece, esprimere un concetto “condito” da un linguaggio e un tono di rabbia, frustrazione, delusione o sarcasmo trasforma il feedback negativo in una critica depotenziante.
Il contenuto del tuo messaggio si perde nel “rumore” di queste emozioni.

Lo scopo di un feedback negativo non è quello di incolpare o accusare il tuo collaboratore/trice ma creare piuttosto la giusta consapevolezza che può condurre alla correzione o al miglioramento delle sue prestazioni.

11. Osservazioni non interpretazioni

Le osservazioni sono tutto ciò che si vede o si sente;
sono (semplicemente) la descrizione di un fatto.
Senza giudizi o pareri.

Le interpretazioni (invece) sono la tua analisi, la tua spiegazione o la tua opinione di quello che hai visto-o-sentito.

Riporta quello che hai notato,
non ciò che hai pensato, dedotto, ipotizzato o interpretato.
Le osservazioni si concentrano sul fatto e non sono giudicanti come le interpretazioni.

Basta dire quello che si vede.
“Ho notato …”
“Ho osservato …”
“Mi hanno riferito …”
“Ho visto … “

Banalmente …
“Ma cosa hai detto/fatto? Il cliente è andato via scuro in volto”
anziché
“Ho notato che il cliente è andato via scuro in volto”

12. Frequente

Utilizza un feedback costruttivo regolarmente per riconoscere o correggere le prestazioni dei tuoi collaboratori.

Quanto frequentemente? Dipende.
Da una parte non puoi “rompere l’anima” ogni giorno al tuo team perché diventa controproducente,
ma non puoi neanche riconoscere le prestazioni solo 1-2 volte l’anno.

Trovare la giusta cadenza temporale dipende dalla tua “sensibilità” di team leader.
Il giusto equilibrio tra “troppo” e “mai”.

13. Diretto

Sembra semplice e ovvio,
ma è sorprendente come molti team leader evitino di dare un feedback onesto e diretto.

Utilizzano un’affermazione positiva prima di un feedback correttivo per “addolcire la pillola” senza sapere però che …
entra in un orecchio ed esce dall’altro.

Per esempio,
Michele , hai sempre lavorato bene e in modo professionale, ma. . . . “;
tutto quello che segue,
dopo il “ma” è qualcosa che non sto facendo bene ed è il vero focus del messaggio.

Si dice che un’idea è intelligente quando è semplice.
Arriva al punto ed evita giri di parole.
Sia il feedback negativo che quello positivo devono essere dati in modo semplice,
chiaro e diretto.

14. Focus sul comportamento, non sulla persona

Questo è probabilmente il punto più importante.
Il feedback non deve essere un attacco personale,
ma dovrebbe essere utile e pensato per ottenere il miglioramento di un certo comportamento o risultato.

Esponi il problema in modo oggettivo e senza pregiudizi.
Concentrati solo sulla prestazione o sul comportamento.

Evita attacchi personali o commenti sulla persona.
L’autostima del tuo collaboratore non va toccata!
Qui siamo su un terreno minato e molto sensibile.
Un passo falso … e il rapporto si può danneggiare per sempre.

Evita di usare parole tipo “Ogni volta, sempre, mai” che rischiano di trasformare il feedback in un rimprovero scoraggiante “Sei sempre in ritardo” oppure “Ogni volta sbagli”.

feedback

15. La preparazione è la chiave per feedback potenzianti

Prova a sintetizzare il tuo intervento, anche se breve, in punti chiave.
Se non sei ancora allenato … scrivi cosa devi dire.
Cerca di formulare frasi brevi.

Qual è il messaggio che vuoi far passare. Chiediti:
“Qual è il punto?”
“Che cosa deve passare assolutamente?’”
“Che cosa posso evitare?”

Una frase eccessivamente lunga può ostacolare la comprensione dell’altra persona e può far sì che tu perda il filo del tuo discorso.

Rinnova la tua fiducia nella persona e nelle sue capacità e poi … smettila di parlarne!
Non focalizzare più la tua attenzione sui motivi dei dissapori o sulle intenzioni.

“Quasi la metà di tutte le nostre angosce e le nostre ansie derivano dalla nostra preoccupazione per l’opinione altrui.”
Arthur_Schopenhauer

Presta attenzione a quello che dici ai tuoi collaboratori

Nel mondo del lavoro di oggi ci sono pochi feedback efficaci delle prestazioni,
la stragrande maggioranza sono lodi o critiche (spesso esposte in modo superficiale e poco potenziante).

Una cattiva abitudine si modifica soltanto con attenzione e costanza.
Da domani, presta attenzione a quello che dici ai tuoi collaboratori,
scrivi cosa devi dire e con l’aiuto di questa piccola guida prepara i tuoi feedback potenzianti.

Comincia a invertire la tendenza (feedback potenziante vs critica scoraggiante).
Vedrai che, giorno dopo giorno, diventerà naturale!

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Come dare feedback potenzianti con facilità e sicurezza ai tuoi collaboratori – 1

feedback potenziante

“Il feedback è la colazione del campione.”
Ken Blanchard

Andiamo dritti al punto …
ci sono due tipi di feedback:
feedback costruttivo oppure lode / critica.

Un feedback costruttivo è specifico,
potenziante (almeno nelle intenzioni);
è focalizzato su un problema e si sulla base su osservazioni.

Critica o lode? No, feedback potenziante

L’elogio e la critica sono entrambi giudizi personali (uno favorevole e l’altro sfavorevole) su un comportamento o un risultato.
Le informazioni sono generalmente vaghe e (spesso) depotenzianti,
incentrate sulla persona e basate su opinioni,
interpretazioni o sentimenti.

Non cadere nella trappola di fare lodi o critiche sulle prestazioni dei tuoi collaboratori o dipendenti.
Evita di dare riconoscimento esclusivamente a seconda dei risultati ottenuti.
Riconosci invece i comportamenti che hanno portato a quei risultati.

Ecco come deve essere un feedback per essere costruttivo e potenziante:

1. Breve

Un feedback prolisso, dispersivo, inconcludente trasmette l’impressione che tu sia impreparato, insicuro e poco focalizzato.
Rischia di compromettere l’incisività del tuo messaggio.

Non devi essere robotico, insensibile e distaccato ma devi andare velocemente al punto,
senza tentennamenti.

2. Specifico

Senza le specifiche, otterrai solo elogi o critiche.
Non serve dire “Hai un atteggiamento scorretto” oppure “Hai sbagliato”.

Il feedback potenziante deve essere riferito a qualcosa di specifico e non a qualcosa di generico.
Devi essere chiaro sul cosa, dove e quando:
spiega le azioni fatte,
i comportamenti avuti o le cose dette.

3. Descrivere l’impatto

Quando dai un feedback a un tuo collaboratore, è importante descrivere anche l’impatto provocato da quell’azione o da quel comportamento.

Non solo renderà il messaggio più oggettivo e chiaro ma sottolineerà la necessità di cambiamento.

Per esempio “ Michele, so che sei stato fino a tardi l’altro ieri per preparare la proposta alla ditta Verona. Il cliente si è innervosito, rilevando diversi errori nel preventivo e si è rivolto alla concorrenza” (impatto – perdita del contratto).

4. Giusta tempistica

Quando devi dare un feedback per uno sforzo (o un comportamento) che vale la pena di riconoscere?

Se è positivo, la risposta è … appena possibile.
Più il tempo passa, più si aspetta,
più il valore del feedback diminuisce.

Nel dare un feedback negativo, invece ti consiglio di applicare una diversa linea temporale … ovvero, quando sei pronto.

L’emotività è cattiva consigliera.
Se, appena accade l’evento o il fatto, non sei in grado di gestire e controllare quel che provi, aspetta.
Meglio non approcciarti a qualcuno quando non sei pronto.

Rischi di dire o fare qualcosa di sconveniente che può compromettere definitivamente il tuo rapporto lavorativo.
Ricorda che … aspettare non vuol dire evitare.

Non aspettare troppo,
se lo fai, il tuo collaboratore penserà che stai raccogliendo le prove per una punizione.

5. 1 feedback = 1 “fatto”

Utilizza il feedback potenziante per un solo evento,
circostanza o episodio.

Se hai bisogno di comunicare qualcosa che abbia a che fare con un’altra mansione, un progetto,
un compito, un incarico,
non usare feedback (anche se ti può sembrare più comodo e veloce).

Così facendo disperdi le informazioni,
paghi in incisività ed efficacia.

6. Aperto e sincero

È fondamentale che tu sia sincero e che eviti di trasmettere messaggi ambigui e contrastanti.
Essere sincero non significa essere buonista ma piuttosto dire-quello-che-devi con cura e rispetto.

Evita di utilizzare parole come “ma”, “però” e “anche se”,
perché possono
creare contraddizioni e dubbi.

7. Di persona

Dare il feedback potenziante di persona,
non via mail o SMS.

La natura di un feedback costruttivo è verbale e informale.

Questo può essere fatto solo parlando faccia a faccia – o per telefono – quando non è possibile altrimenti.

8. Potenziante

In situazioni di feedback positivi, esprimi un apprezzamento.
L’apprezzamento da solo è lode o elogio.
Se mal espresso “suona” scontato e ruffiano.

Rilevando un aspetto specifico di una situazione, dai prova d’attenzione e d’interesse e tocchi tasti motivazionali molto sensibili per le persone che lavorano con te.

Normale: “Ottimo lavoro, ben fatto”.
Feedback potenziante “Il modo in cui hai gestito il reclamo del signor Rossi è stato ottimo. Hai avuto un approccio gentile e comprensivo e allo stesso tempo deciso ed efficace”.

Normale: “Ottimo approccio, bravo!”.
Feedback potenziante: “Il modo in cui hai risposto alle domande del cliente stamattina è stato eccellente. Hai dimostrato di aver compreso le nostre procedure e la nostra filosofia”.

Se desideri approfondire leggi il mio post “10 spunti per porgere complimenti potenzianti ai tuoi collaboratori”.

leggi anche la parte 2 small ...

Gestire un collaboratore difficile con l’autorevolezza di un grande leader -2

un collaboratore difficile

leggi anche la parte 1 small ...

5. Uscire dal tuo ufficio

Esci fuori a pranzo o per un caffè.
Il tuo ufficio, l’ufficio del capo può essere un luogo minaccioso e intimidatorio per il tuo collaboratore/trice.

Vai su un terreno “neutro”,
mettiti sullo stesso livello del tuo collaboratore.
Mostra che non sei intimorito a uscire dal tuo contesto.

Il tuo collaboratore ti vedrà come qualcuno con cui si può parlare e non solo come il responsabile “in carica”.

6. Andare al colloquio con il proposito di ascoltare davvero

Quando vai a un colloquio con il proposito di ascoltare davvero,
la conversazione prende un’altra direzione.
Credimi.

Il dialogo è un’opportunità,
un’occasione per conoscersi meglio,
non si crea la paura di dire la cosa sbagliata,
la persona percepisce il tuo reale interesse nei suoi confronti,
aumenta il desiderio di comunicare,
si sentirà compresa (anche se puoi essere in disaccordo) e non giudicata.

L’ascolto attivo richiede, da parte tua, uno sforzo d’interesse, di concentrazione e d’attenzione,
per mostrare realmente la tua disponibilità verso il tuo interlocutore;
è una prova di rispetto, per la persona,
ma anche verso ciò che ha da dire.

Se sai ascoltare (davvero) dimostri di essere un leader

È facile capire perché i buoni ascoltatori sono cosi apprezzati e ricercati!
Se impari a prestare vero ascolto a quello che dicono i tuoi collaboratori, diventerai per loro un punto di riferimento irrinunciabile.

Preparati.
Potresti essere sorpreso da quello che sentirai,
Non sei dentro la testa del tuo interlocutore,
non sei lì, con lui/lei (in prima linea) tutto il giorno.

Si “potrebbe aprire un mondo” a te sconosciuto …
-qualcosa che ritenevi una “grande idea” in realtà non ha funzionato,
-ti sei comportato (in buona fede) in maniera indelicata con lui/lei,
-per anni non hai mai fatto un apprezzamento per il suo lavoro,
-la tua fidata collaboratrice (in tua assenza) tiranneggia il resto del team e tu non te ne sei mai accorto,
ecc. ecc…

7. Avere un dialogo vero

Inizia la conversazione,
dimostrando vero interesse per la persona (anche se si dimostra un collaboratore difficile).

Non aprire il dialogo con frasi tipo “Ehi, hai questo atteggiamento. Qual è il tuo problema?“,
perché ti fa sembrare subito inquisitore, negativo e conflittuale.
La persona si mette sulla difensiva,
diventa un “rimpallo” di responsabilità e tutto si conclude senza ottenere nulla di costruttivo.

Questa è anche una buona occasione per parlare di te,
per sottolineare la tua passione per il tuo lavoro,
per spiegare cosa stai facendo e ribadire l’importanza che riveste per te il team.

Parla del tuo ruolo e del rapporto che stai cercando di costruire con la tua squadra,
spiega che desideri ascoltarlo per aiutarlo a superare gli ostacoli che incontra,
e per rendere la sua vita professionale più agevole,
ricorda che sei realmente interessato a lui/lei e alla sua carriera.

Un ascolto attivo per comprendere un collaboratore difficile

Poi entra nel vivo del problema,
ma senza forzature e pregiudizi … con curiosità …
chiedi come sta andando il lavoro,
cosa sta “cercando”, come si sente nel team e nell’azienda in prospettiva futura.

Poi chiedi: “Puoi dirmi di più?“.
“In cosa posso aiutarti?”.

Ascolta senza giudicare.
Ascolta più che parlare.
Se stai parlando molto … c’è qualcosa che non funziona.
Applica il 70%-30% di ascolto.

Ascoltare in modo attivo è tutto quello che devi fare

Non controbattere,
non interrompere,
e poi replica, se è il caso.

Spesso,
ascoltare è tutto ciò che è necessario fare per gestire e risolvere un conflitto di lavoro sul nascere con un collaboratore difficile.

Ascoltare (e concedere alle persone il diritto di esprimere il loro punto di vista) è un’occasione per imparare …
a muovere critiche costruttive bilanciando garbo e autorità.

Così facendo aumenterai il tuo rispetto e la tua credibilità,
e la produttività delle persone che ti circondano.

Troppo spesso,
vogliamo gestire un collaboratore difficile senza farci coinvolgere troppo, senza “scendere in campo”,
con il desiderio di controllare le conseguenze delle nostre azioni e con la speranza che il tempo sistemi, magicamente, le cose.

A volte funziona,
spesso purtroppo no.

“Parlare è un bisogno.
Ascoltare è un’arte”
Goethe

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un collaboratore difficile