Discussione difficile con un collaboratore: 12 errori da evitare – 1

discussione con un collaboratore

La discussione con un collaboratore sono una parte inevitabile della gestione del team.

Abbiamo tutti avuto esperienze negative con questi tipi di conversazioni:
(il dipendente che va in tilt per un errore che ha commesso,
il collaboratore si è messo a piangere quando gli hai mostrato le scarse performance,
oppure il cliente che ha messo in discussione la tua professionalità).

Di conseguenza,
tendiamo a evitarle.

È necessario trovare una soluzione produttiva

Ma questa non è la risposta giusta.
La chiave è imparare a gestirle in un modo da ottenere meno disagio per te e per la persona con cui stai parlando,
creare una base collaborativa e non combattiva,
e trovare una soluzione produttiva che possa (nel limite del possibile) portare benefici a entrambe le parti.

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Come si dovrebbe preparare questo tipo di discussione?
Dare feedback in modo efficace?
Come trovare le parole giuste?
Che cosa dire e cosa evitare?

Ecco 12 errori da evitare quando hai una discussione difficile con un tuo collaboratore o dipendente:

1. Rimandare – o peggio – evitare la discussione

“Procrastinare è come utilizzare una carta di credito: ci si diverte molto fino a quando non arriva il conto”
Christopher Parker

Non trascinare (continuando a rimandare) la discussione con un collaboratore.
Procrastinando o evitando il confronto stai mettendo in gioco la tua leadership.

Resisti alla tentazione di nascondere la testa nella sabbia nella speranza che la questione si risolva (magicamente) da sola.

A volte funziona,
spesso no.
Anzi peggiora.

La tensione si protrae a lungo,
lo stress emotivo si accumula indicando che le cose si sono trascinate per troppo tempo.

Quando-e-dove svolgere la discussione dipende dalle circostanze specifiche,
non esiste una formula magica:
lunedì mattina potrebbe sembrare una scelta poco sensibile,
ma anche venerdì pomeriggio non è da meno.

2. Farsi travolgere dalle emozioni

Se ti stai preparando per una conversazione che puoi definire “difficile”,
probabilmente ti sentirai nervoso e ansioso.
Le tue emozioni influiranno sulla tua professionalità.
Discutere in pieno “scisma emotivo” è raramente produttivo.

Lo stress emotivo limita la soluzione creativa,
hai più probabilità di dire qualcosa di cui ti pentirai più tardi,
e rischi di trasformare la questione in una faccenda personale.

Quanto più tranquillo e centrato sarai,
tanto meglio riuscirai a gestire questo tipo di situazioni.

Meglio prendere un po’ di tempo,
allontanarsi dalla situazione e guardarla oggettivamente.

Sarà più facile, in un secondo periodo,
affrontarla nuovamente con la testa “libera”.

3. Avere fretta di chiudere la discussione con un collaboratore

Potresti essere nervoso di dover parlare con il tuo collaboratore,
e sospirare con sollievo quando sarà finita,
ma ricorda che per lui/lei sarà altrettanto.
Anche di più.

Cerca di essere premuroso e consapevole delle parole che usi durante la discussione con un collaboratore.
Se hai premura – fretta – di chiudere la conversazione, rischi di trasmettere un messaggio sbagliato.

La calma comunica interesse per gli altri e per il loro messaggio.

D’altra parte,
la fretta trasmette (anche in buona fede) l’idea che l’altro non ti interessi,
sei lì fisicamente ma non con la mente e col cuore.

È il tipo di ascolto ”Ci sono e non ci sono” in cui l’altro ha la netta sensazione di non essere importante.

Non importa quanto sia difficile, imbarazzante e coinvolgente l’argomento,
non aver fretta di chiudere la conversazione.
Calma è potere.

4. Attaccare la persona

Evita frasi tipo “Sei un ritardatario” oppure “Sei inaffidabile” perché suonano come un attacco personale,
e questo probabilmente farà sì che il tuo interlocutore si metta sulla difensiva e …
addio conversazione produttiva!

Invece di criticare la persona,
concentrati solo sulla prestazione o sul comportamento.
Evita attacchi personali o commenti sulla persona.

“Le scadenze non rispettate hanno gravi conseguenze sulla nostra reputazione”.
Potresti anche usare “noi” anziché ‘”tu”;

Per esempio,
“Facevo davvero conto di consegnare al cliente il preventivo entro venerdì.
Adesso siamo costretti tutti a lavorare duro questo weekend”
.

discussione con un collaboratore

5. Fare ipotesi o saltare subito alle conclusioni

Spesso,
le cose potrebbero non essere come sembrano.

Sai con certezza che cosa è successo?
Qual è il problema?
Chi l’ha causato?
Ci sono eventuali attenuanti e giustificazioni?
Una malattia non dichiarata, stress o altri fattori interni o esterni al posto di lavoro.

Stai ai fatti;
tirare subito conclusioni errate, giudicare o accusare in modo affrettato la persona sbagliata,
ti farà perdere molta credibilità tra i tuoi collaboratori.

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