Colloquio individuale con un collaboratore: 20 regole di base (spesso poco applicate) – parte 2

Colloquio individuale:

Foto di cottonbro da Pexels

LEGGI ANCHE > la parte 1.

11. Ascolta

Le buone relazioni si costruiscono con la raccolta di informazioni, cosa che non puoi fare se parli in continuazione.

Assicurati di non dominare la conversazione.
Punta a un dialogo, piuttosto che un monologo.

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Imparare ad ascoltare è il primo passo verso il tuo successo. È il segreto per avere una comunicazione davvero efficace.

Se non ascolti, come puoi pretendere di farti ascoltare?
Comunicare efficacemente?

Potresti trovare spunti interessanti dal mio libro “Autorevolezza” per diventare un riferimento carismatico dei tuoi collaboratori.

12. Poni domande conclusive

Quando ti avvicini alla fine del colloquio individuale dì qualcosa del tipo:
“Ci restano X minuti. Voglio assicurarmi che abbiamo parlato di tutto. C’è qualcosa di cui vorresti discutere?”

Se il tuo interlocutore tace, potrebbe essere necessario sollecitarlo. Chiedi:

  • “Quali sono i tuoi pensieri?”
  • “Come ti sembra. .. ?”
  • “Quali altre domande hai su …?”

13. Ricorda i nomi

Cosa c’è di più imbarazzante che dimenticare o non conoscere il nome della persona con cui stai parlando?

Imparare, ricordare e pronunciare (correttamente) i nomi delle persone con cui ci relazioniamo è molto più di una questione di educazione, è una questione di professionalità.

Quando usi il nome stai creando un legame, riconosci il valore e l’unicità della persona. Rendi l’incontro importante.

Quando fai riferimento alla persona con il suo nome,
le stai dando tutto il tuo rispetto!

 
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14. Colloquio individuale: non dimenticare il follow-up

Gli incontri individuali rendono le tue relazioni più forti, le tue presentazioni più convincenti e, soprattutto,
i tuoi affari più floridi.

Prendi nota degli impegni presi. Pianifica i follow-up subito dopo l’incontro.

Ripeti i passaggi successivi, fai sapere che sei disponibile se ha domande o dubbi. Menziona un punto in comune per costruire un rapporto.

15. Non sembrare di fretta

Dare la tua piena (e continua) attenzione può avere un impatto estremamente positivo sul rapporto con quella persona.

La calma comunica interesse per l’altro e …
per il suo messaggio.

D’altra parte, la fretta trasmette (anche in buona fede) che non ti interessa o che non sei coinvolto.

È il tipo di ascolto “Ci sono e non ci sono”,
chi parla ha la netta sensazione di non essere veramente ascoltato.

Questo è il motivo perché non dovresti mai trasmettere fretta e impazienza.

16. Evita tutto quello che è politica, religione e spiritoso

Se il tuo interlocutore insiste per parlare di politica, opinioni religiose, suggerisci che “ti piacerebbe parlare dell’argomento un’altra volta”. Riporta la conversazione sul lavoro.

Evita allo stesso modo battute spiritose-fuori-luogo. Celebre la storia del dipendente che per fare il brillante (senza esserlo) ha pensato bene di fare lo spiritoso guardando la fotografia sulla scrivania del capo e ha chiesto: “È sua madre?”

Era la foto della moglie.

 
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17. Non essere troppo informale e amichevole

Anche se un po’ di chiacchiere prima dell’incontro sono necessarie per creare un clima positivo,
non lasciare che sia l’altra persona a riportare la conversazione sul lavoro.

Piuttosto che fingere di essere l’amicone,
sii autentico su chi sei e avvicinati alla persona con un senso di curiosità.

18. Spegni il telefono

Se controlli le e-mail, WhatsApp o rispondi alle telefonate durante un incontro individuale sappi che il tuo interlocutore non sarà così contento.

È assolutamente scortese rispondere a messaggi e notifiche durante l’incontro.

È percepito come mancanza di rispetto , concentrazione e di ascolto.

19. Colloquio individuale: non divagare

Non fare “deviazioni”.
Acquisisci autorevolezza restando focalizzato sui punti in agenda. I meeting di successo (anche quelli individuali) richiedono una conduzione coraggiosa.

Se lasci vagare la conversazione, stai mostrando al tuo interlocutore che non hai la leadership necessaria.
Quando l’incontro va fuori contesto, dimostri incompetenza.

Se ti rendi conto che il colloquio individuale sta diventando dispersivo, puoi chiedere con fermezza al tuo interlocutore di fare un passo indietro e ritrovare il filo del discorso.

Così facendo, dimostri di essere un leader che “non si perde nel flusso”.

 


 

20. Dai seguito alle parole

Non tutte le conversazioni potrebbero richiedere un’azione, ma se così fosse, assicurati di concordare i “passi successivi”.

Scrivili in modo da poterne tenere traccia in futuro.

Puoi sfruttare la “potenza” degli incontri individuali scrivendo elementi di azione chiari. Ciò non solo renderà le tue riunioni più produttive, ma renderà anche più facile seguirne i progressi.

L’obiettivo fondamentale di un colloquio individuale: è costruire relazioni positive e fiducia con le persone.

Se non ottieni valore dai tuoi incontri individuali, la differenza di solito è nei suoi fondamentali.
La mancanza di un modello da seguire fa il resto.

Senza fare i passi giusti prima/durante/dopo ogni incontro, è facile che i tuoi meeting individuali non raggiungano il loro pieno potenziale.