Il servizio clienti di qualità inizia con la buona accoglienza telefonica

accoglienza telefonica

Spesso uno dei primi contatti che le persone hanno con il tuo store, centro estetico o fitness è quando telefonano per prenotare un servizio o chiedere informazioni.

Fin da quell’istante, il potenziale cliente, soprattutto se non conosce il posto, inizierà a farsi un’idea della struttura e del tipo di servizio che offri.

Accoglienza telefonica è un biglietto da visita

È la primissima impressione, quella che condizionerà le scelte successive.
Il cliente in quei pochi secondi, inconsciamente, trae le sue considerazioni e decide.

 

 
Una buona accoglienza telefonica rappresenta il principale punto di forza di un servizio di qualità, soprattutto in un momento in cui il mercato del lavoro è più incerto e complesso che mai.

Chi risponde al telefono rappresenta l’azienda. È il primo contatto con il cliente.

Spendi cifre importanti per ristrutturare, pubblicizzare, modernizzare la tua immagine professionale e magari non sei consapevole che il tuo primo contatto con un potenziale cliente è una voce svogliata, irritante o esitante che ti accoglie con il più scontato dei “Prooonto” e che indispone sia lo spirito che l’orecchio.

Evitate le risposte scontate o meccaniche

Le accortezze di una buona accoglienza telefonica sono talmente semplici e facilmente applicabili ma proprio per il fatto di essere così elementari, e di essere ripetute meccanicamente più volte il giorno, spesso diventano banali, scontate e sono eseguite con superficialità e leggerezza.

La voce diventa distratta, ovvia, meccanica, fredda, mono-tono … siamo molto lontani da “Oh! Ma che piacere sentirti!”.

Dicevamo che le accortezze di una buona accoglienza telefonica sono molto semplici
… una semplice frase di presentazione, “Centro estetico Bellissima … buongiorno, sono Michele/Daniela … come le posso essere utile?”, pronunciata senza affanno e con garbo, sarà sicuramente accogliente.

Dire il nome della tua azienda, dà la conferma di aver composto il numero giusto, il “buongiorno o buonasera” accoglie meglio l’interlocutore, dire il nome della persona serve a dare un punto di riferimento al cliente.

Meglio evitare lo scontato “Siii…”, il classico “Pronto” oppure il mix spiazzante “Siii…Pronto” che lascia chi chiama nel dubbio di aver composto il numero giusto e lo costringe a chiedere conferma.

Sorridete durante l’accoglienza telefonica

Dal momento in cui inizia la conversazione, la regola indispensabile è la cortesia. Occorre mantenere un tono di voce gentile, cortese e sorridere mentre si parla.
 

 
Un sorriso sincero è percepito anche al telefono e trasmette disponibilità e positività. Sorridendo di più la comunicazione diventerà più piacevole e rilassata.

Se rispondete, fatelo bene, altrimenti meglio desistere. Evitiamo le risposte affannate, corse “a chi prima arriva” alla cornetta, risposte a due telefoni contemporaneamente con voci che si accavallano oppure risposte annoiate, altezzose o irritate per l’interruzione.

Meglio rispondere entro il terzo squillo … perché i secondi al telefono sembrano minuti.

Se conoscete già la persona che sta parlando, dopo la presentazione, rinnovate il saluto. “Fashion store buonasera sono Michele/Daniela” “Buonasera signora Rossi … come sta? … come le posso essere utile?”.

Grazie a semplici accorgimenti è possibile migliorare la tua accoglienza telefonica e l’immagine del tuo punto vendita o centro estetico. Ci si può sorprendere di come si possa, con poco, ben disporre il cliente.

Ricordiamoci però che senza passione, coinvolgimento e sincero interesse non si può fare accoglienza, si può offrire un prodotto o un servizio, qualcosa di ben diverso da creare un’atmosfera invitante e accogliente. Sei d’accordo vero?