Discussione con un dipendente: ecco come fanno i grandi leader

discussione difficile con un dipendente

Le discussioni, il più delle volte, non hanno quasi mai bisogno di chiarire i fatti accaduti.
I fatti-sono-fatti.

Si tratta piuttosto di contrasti sulle percezioni, le interpretazioni o i valori che ognuno di noi attribuisce a quello che è/non è accaduto.

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Pochi amano una conversazione difficile. Ancora meno, la sanno gestire bene.
La maggioranza di noi “sa cosa dovrebbe fare” ma generalmente “non lo fa”.

Manca l’abitudine oppure si ha paura di come la conversazione girerà.
Magari il collaboratore la prenderà male.

Se poi è un dipendente-chiave (uno di quelli che se ti molla sono dolori) il rischio che diventi una questione anche “pericolosa” per la tua attività è molto alta.

Nel mio libro “Autorevolezza” ho riservato un intero capitolo alla gestione di feedback e rapporti con collaboratori difficili. Il capitolo si apre ricordando quanto la preparazione sia fondamentale.

Se preparata bene la conversazione, avrà maggiori possibilità di essere produttiva.

Invece, evitare la conversazione renderà solo più difficile la questione.
La tempestività è importante. Più aspetti, più diventa difficile.

Ecco 8 spunti per una discussione con un dipendente o un collaboratore … proprio come farebbe un leader autorevole:

1. Fatti trovare pronto

Appena incontri il tuo collaboratore o dipendente,
non dire qualcosa tipo “Eccomi … ci sono, non appena finisco la email”. È irrispettoso.

Imposta il telefono su “silenzioso”. Metti a “riposo” il tuo computer.

Rimuovi le barriere fisiche tra te e la persona (vedi foto).
Non sederti dietro la tua scrivania e non “nasconderti” dietro lo schermo del laptop.

 
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2. Arriva rapidamente al punto

Evita le chiacchiere,
impara a esprimere la tua opinione in modo conciso e diretto. “C’è una questione che vorrei discutere con te.”

Il feedback sandwich in questi casi è poco efficace.
Smettila di girare in tondo e vai al punto!
È quello che penso di un qualsiasi manager con poche capacità di leadership.

Se hai organizzato un incontro faccia a faccia con il tuo collaboratore, dai al colloquio l’importanza che merita.
Non correre il rischio di minimizzare il motivo dell’appuntamento.

3. Evita di sottolineare solo cosa-non-funziona

Non è importante cosa-dici, ma piuttosto come-lo-dici.

Non sono le parole che utilizzi, ma piuttosto il modo in cui lo dici che lascia un’impressione (positiva o negativa) sulla persona. Leggi il post.

Costruisci una relazione produttiva.
Le intenzioni positive sono la base di una discussione di successo.

Come detto prima, la preparazione è la chiave.

Non passare il 95% a spiegare cosa non va, e solo il restante 5% su come farlo bene.
Pensa di più a ciò che vuoi, piuttosto ciò che non vuoi.

 
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4. Discussione con un dipendente: non stare sulla difensiva

Se alzi le barriere difensive comunichi un intenso bisogno di proteggerti.
La difesa aumenta, anziché diminuire, le possibilità che qualcuno possa “attaccarti” ancora di più.

La difesa continua è una risposta debole, mentre la non-difesa comunica forza e fiducia.

Il primo passo è diventare consapevole di quando ti metti sulla difensiva. Cerca di prestare attenzione.

  • Cosa ti ha fatto mettere sulla difensiva?
  • Come ti senti rispetto a quello che è stato detto/fatto?

5. Prepara piani di azione

Fai del tuo meglio per terminare la discussione ponendo domande, creando piani di azioni e rivelando le tue aspettative su ciò che vorresti vedere/accadere.

Indica il problema. Porta un esempio. Dichiara la tua intenzione positiva. Chiedi:

  • “Come potresti migliorare in quest’area?”

Continua a seguire la persona, assicurati che segua quanto pianificato.
Se ha bisogno di supporto, fatti trovare.

Dopo una conversazione difficile, cerca di resistere all’impulso di evitare la persona o di trattarla in modo diverso.

È fondamentale normalizzare (il prima possibile) le interazioni all’interno del tuo luogo di lavoro.

 


 

6. Discussione con un dipendente difficile: descrivi l’impatto del suo atteggiamento sbagliato

A volte siamo così coinvolti che trascuriamo le spiegazioni.

  • Qual è l’impatto del comportamento del tuo collaboratore?
  • Clienti insoddisfatti, calo di produttività?
  • Team nervoso, ambiente di lavoro in fibrillazione?

Descrivi il suo comportamento e l’impatto che ne consegue. Non attaccare la persona.

Offri il tuo aiuto.
Fatti trovare!

7. Crea possibili soluzioni al problema

È tempo di creare nuove possibilità/soluzioni che definiscano i nuovi comportamenti.
La ripetizione di vecchi comportamenti consolida solo il passato. Il vecchio.

Aiuta il tuo collaboratore a trovare risoluzioni. Chiedi:

  • “Cosa potresti fare per creare nuove soluzioni?
  • “Chi ti potrebbe aiutare/darti supporto?
  • “Cosa ti suggerirebbe un grande leader?”
  • “Se tu fossi di fronte a questa situazione, come/cosa faresti per risolverla?”

Dopo aver selezionato due o tre opzioni, chiedi:

  • Quale opzione/possibilità/soluzione vorresti sperimentare questa settimana?”

Se il tuo interlocutore dice “Cercherò di fare di più” chiedi:

  • “Cosa vuol dire per te concretamente fare-di-più?”

In definitiva, l’unico modo per gestire in modo appropriato una discussione con un dipendente è … affrontarla!

A volte, si evita una conversazione difficile perché ci si sente a disagio.
Purtroppo, stai solo ingrandendo il problema, prolungando l’ansia e potresti creare ancora più rancore e animosità.

Se vuoi apprendere come effettuare discussioni assertive con i tuoi collaboratori o dipendenti scopri il mio percorso di coaching.

Come diventare un leader: la presenza executive al telefono – 2

come diventare un leader

Foto di Barbara Olsen da Pexels

LEGGI ANCHE > la parte 1.

Come essere un leader: concentrati sulla telefonata

Metti in modalità “silenziosa” il cellulare se utilizzi il telefono fisso.

“Silenzia” il telefono fisso se utilizzi il cellulare. Oppure spostati in un’altra stanza.

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Resisti alla tentazione di rispondere a SMS, WhatsApp e-mail, controllare Facebook, e così via…
Concentrati solo sulla persona all’altro capo della linea.

Non utilizzare il vivavoce.
Rende la tua voce più distante. Sgradevole. Inoltre, trasmettere al tuo interlocutore l’idea che sei impegnato in altro. La telefonata non è così importante da attirare la tua piena attenzione.

Usa piuttosto un buon microfono con un auricolare.

Forse sarai sorpreso per (l’apparente) ovvietà di queste affermazioni.

Dalla mia esperienza di anni di coaching a distanza (skype o cellulare) posso dirti che ho assistito a diverse situazioni curiose e divertenti ma anche poco edificanti per la persona (altro che autorevolezza!).

Il vivavoce amplifica i rumori di fondo. Un semplice gesto, tipo girare il cucchiaino nella tazzina di caffè, può diventare un rumore irritante per chi lo ascolta.

“Mostra” che stai ascoltando

Mai sottovalutare l’importanza di ascoltare anche (e soprattutto) al telefono.

Per segnalare che stai ascoltando, usa di tanto in tanto parole come “sicuro” e “sì” per far sapere che sei d’accordo. In modo che non percepiscano questi segnali come interruzioni,
ma piuttosto come affermazioni.

Non interrompere.
Ascolta attentamente l’intervistatore.
Non “andare sopra”.

A nessuno piace essere interrotto nel mezzo di una frase.
Inizia a parlare solo quando il tuo interlocutore ha completato la sua.

Se ritieni di avere qualcosa da dire che potresti dimenticare,
tieni pronto un blocco note e una penna.

 
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Come essere un leader: parla con voce coinvolgente

Come ho scritto nel mio libro sull’autorevolezza il suono della voce può trasmettere molti stati d’animo.
Professionalità ed esaltazione ma anche irritazione e nervosismo.

Molti di noi sono abbastanza bravi a nascondere le proprie emozioni. Altri perdono il controllo, soprattutto al telefono.

Sii sintetico. Non bisbigliare. Alza il tono della tua voce.
Pronuncia le tue parole in modo chiaro e conciso.

Cerca di non parlare velocemente. Potresti perdere i punti chiave.
Sembra che tu abbia fretta.
Il tuo interlocutore potrebbe interpretare il tuo tono come impaziente.

Nessuno vuole parlare con una persona impaziente.
Neanche a te piacerebbe!

Quando dici qualcosa di particolarmente importante,
rallenta la cadenza, punteggia le parole o frasi particolari per dare più enfasi.

Varia il ritmo del tuo discorso.
Aiuterà gli altri a capire quando condividi i punti chiave che vuoi che ricordino.

Varia il tono mentre parli, in modo da non usarne solo uno (mono-tono).

Vuoi trasmettere carisma e non monotonia.
Fai un respiro profondo prima di parlare, darai più potenza alla tua voce.

 
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“Prendere” il tempo di rispondere è autorevole

Se sei apprensivo,
il tempo si dilata e pochi secondi sembrano minuti.

Concediti qualche secondo per elaborare quello che è stato appena detto.
Se ti viene posta una domanda delicata, prenditi del tempo per pensare.

Puoi sempre dire qualcosa del tipo “Mi dia un attimo di tempo per riflettere “.
Prenditi il tempo di rispondere.

Non si tratta di un “botta e risposta” in velocità.
Mantieni il controllo.

Una persona sicura di sé non ha paura di raccogliere i suoi pensieri.
Affrettarsi a rispondere ti fa apparire ansioso.

Prendi il tempo per pensare a una frase completa prima di pronunciare la tua prima parola.
Hai più tempo di quanto pensi!

E apparirai più sicuro e autorevole se te lo prendi.
Tutto.

 


 

Come essere un leader: elimina “Ehmmmm” e “Ahhh”

Se utilizzi spesso “Ehmmmm” e “Ahhh..” non sei autorevole.
Sembri incerto e insicuro.

Se oramai è diventata per te un’abitudine,
non sarà facile non utilizzare “Ehmmm” mentre cerchi di raccogliere i tuoi pensieri.

Sostituisci piuttosto “Ehmmmm” e “Ahhh” con parole di riempimento più forti tipo “Ora… vedi… comunque… “.

Per esempio: “Ehmmmm” … stavo pensando …” sarà molto più potente se la adatti leggermente
“Vedi… stavo pensando… “.

Sembra intenzionale e infonde fiducia.

Utilizzare le pause in modo efficace dà potere

I migliori oratori conoscono il potere del silenzio. E delle pause.
Il silenzio intenzionale è visto come autorevole.

Carismatico.
Utilizza le pause.

Non solo alla fine ma anche nel mezzo delle frasi.
Facendo una pausa, dai il tempo alle tue parole di fare effetto!

Ecco …l’autorevolezza della voce!

Se non fai una pausa, l’incisività del tuo messaggio si perde nel flusso della conversazione.

Devi esprimere un pensiero fondamentale per trasmettere la tua competenza?
Bene. Fai una pausa. Prima.

La pausa attira l’attenzione del tuo ascoltatore … e lo prepara a ciò che verrà dopo …
ecco aspetta ancora un attimo … così bene…
sta aspettando curiosamente quello che hai da dire.

 
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Hai appena espresso un concetto/una proposta fondamentale? Ottimo! Fai un’altra pausa.

Non c’è bisogno di lanciarsi immediatamente a parlare d’altro tipo “Giusto? … Vero? Sai …”.

Se fai silenzio, darai all’ascoltatore il tempo di elaborare ciò che hai appena detto.

Darai la possibilità di capire veramente il significato.
Quel piccolo intervallo di silenzio dimostrerà la forza del tuo pensiero,
e la tua autorevolezza.

Come essere un leader: segui questi suggerimenti ed eccellerai nelle conversazioni telefoniche.

Svilupperai la tua leadership al telefono,
rafforzerai i tuoi rapporti di lavoro e le persone che ti circondano ti vedranno come un leader fiducioso.

Come diventare un leader: la presenza executive al telefono – 1

come diventare un leader

Foto di Barbara Olsen da Pexels

Riceviamo e facciamo decine di telefonate ogni giorno sul nostro posto di lavoro.

La maggioranza è normale routine: chiedere delucidazioni e aggiornamenti, rispondere a richieste, contattare clienti ecc.
Rispondiamo in modo automatico, senza prestare troppa attenzione alle parole.

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Altre volte però l’asticella si alza.

La telefonata si rivela importante: il capo diretto, il CEO, un reclamo di un cliente importante, il colloquio di lavoro, un richiamo a un collaboratore ecc.

Le parole diventano rilevanti. La modalità fondamentale.

Come diventare un leader? Devi trasmettere un giusto mix di garbo e determinazione.
Affrontare la situazione con obiettività, calma e sicurezza.
Leadership.

Durante la telefonata, la tua voce è l’unico strumento che hai a disposizione.
Non puoi mostrare il tuo abito elegante, il tuo taglio di capelli così trendy.

Il linguaggio del corpo non entra in gioco, non puoi ricambiare uno sguardo, non hai una mano da stringere, né un sorriso da mostrare.

Dovrai trasmettere competenza e autorevolezza “solo” attraverso la tua voce.

La consapevolezza della tua voce (a volte troppo incerta, altre aggressiva, altre ancora monocorde) è l’elemento determinante per il “successo” della telefonata.

Ecco la sfida!

È fondamentale essere preparati

Ecco alcune tecniche che hanno funzionato per i miei clienti che volevano potenziare la loro autorevolezza e la capacità di connettersi con collaboratori, colleghi e clienti.

Grazie a queste strategie migliorerai la tua presenza autorevole al telefono.

Le persone si chiederanno come fai a essere (in tutte le tue telefonate) così equilibrato,
a tuo agio e sicuro di te stesso.

 
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Come diventare un leader: l’importante non è quello che dici ma come lo dici

La tua voce è il “veicolo” che spinge le persone ad ascoltare.
A prendere sul serio te e le tue parole.

Gli studi hanno dimostrato che l’87% delle opinioni che le persone si formano quando parlano al telefono,
si basano sul tono della voce.

Solo il 13% si fonda sulle parole che realmente utilizziamo.

Ecco la prima verità: la parte fondamentale non è ciò che dici ma piuttosto come lo dici.

Registra la tua voce

Come ho scritto nel mio libro “Autorevolezza strategie e tecniche per diventare il riferimento carismatico dei tuoi collaboratori e colleghi… la pratica rende perfetti.

Autorevoli.

Registra la conversazione in modo da poter verificare come “suoni” al telefono.

È incredibile quanto puoi apprendere dalla tua voce registrata.
Sarai in grado di identificare e prevenire errori che potrebbero compromettere il tuo “grado” di autorevolezza telefonico.

Per esempio renderti conto che parli troppo piano o troppo velocemente.

Oppure ascoltare i tuoi “Ehmmmm” e “Vero?” o i continui intercalari “effettivamente … sicuramente … decisivamente … teoricamente …”.

 
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“Riscalda” la tua voce

Al telefono, come detto, la voce è il tuo unico “strumento”.

Se ti aspetta una telefonata importante (il capo, il CEO, un cliente importante, il colloquio di lavoro ecc.) “riscaldati” la voce facendo esercizi vocali. Leggi il post per approfondire.

Bevi qualche sorso d’acqua per evitare che la gola “suoni” graffiante.
Evita di mangiare subito prima della telefonata.

Sorridi prima di iniziare la chiamata

I muscoli facciali si rilassano.
La tua voce suonerà più chiara e rilassata, piuttosto che acuta o soffocata.

Sorridendo, la comunicazione diventerà più piacevole e rilassata.
Trasmette disponibilità e positività.

Un sorriso sincero è percepito anche al telefono. Sorridere proietta un’immagine positiva.
Influenza anche come ti senti riguardo a te stesso.

Una voce che “suona” rilassata è più comunicativa di una voce tesa e nervosa.

 


 

Proietta fiducia con il tuo linguaggio del corpo

Come diventare un leader? Alzati in piedi se vuoi essere autorevole al telefono.

Se ti alzi, hai automaticamente una postura migliore.
I polmoni possono espandersi liberamente.
È più facile respirare.

Stai “pompando” energia, aumentando il potere della tua voce.
Sembri più sveglio ed energico.

Non essere troppo rilassato.

Anche se la persona non può vederti, durante la telefonata, non accasciarti sulla sedia, non sdraiarti sul divano e non tenere le braccia incrociate.

Se non vuoi stare in piedi, come minimo siediti dritto.
Se tiri le spalle indietro ti sentirai più fiducioso e autorevole. Porterai quella stessa fiducia nel tuo tono di conversazione.

Come diventare un leader … l’autorevolezza comincia con “Pronto”

Proprio per questo motivo meglio evitare il poco-professionale “Siiii” (soprattutto se ricevi una telefonata inaspettata da un numero “nuovo”, a te sconosciuto).

Il classico “Pronto” oppure il mix spiazzante “Siiiii…pronto” che lascia chi chiama nel dubbio di aver composto il numero giusto e lo costringe a chiedere conferma.

Rispondi con il tuo nome (con un tono di voce vivace),
in modo che l’interlocutore sappia di aver raggiunto la persona giusta.

CONTINUA A LEGGERE > la parte 2.

Fare carriera oggi: devi essere aggressivo per emergere?

fare carriera oggi

Foto di Christian Supik (Fotografie) + Manuela Pleier (Design) da Pixabay

La tua collega fa sembrare grandiosa ogni cosa che fa (non importa quanto piccola)?
Gonfia risultati che (spesso) non sono così eccellenti?
Socializza (o meglio fa la gatta-morta) con le persone che contano e viene invitata a eventi importanti?

A te, invece, piace portare a termine un lavoro ben fatto, con una visione più equilibrata, reale,
non ti piace mostrare le situazioni migliori di quello che sono.

Non ti piace sgomitare e scavalcare i colleghi. Rubare il lavoro degli altri per mostrarti smart.

È una questione di stile.
Correttezza.

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Benissimo? Anche no!
Come mai stai iniziando a sentirti lasciato indietro?
Poco considerato, invisibile?
Come fare carriera oggi, senza essere arrogante?
Ricordare a tutti (ogni santo giorno) quanto sei bravo e competente?

Come ho scritto nel mio libro “Autorevolezza strategie e tecniche per diventare il riferimento carismatico dei tuoi collaboratori e colleghi” essere egocentrico non ti porta necessariamente a emergere, tuttavia, essere fiducioso, ambizioso e assertivo può sicuramente aiutare.

L’eccessiva (e aggressiva) autopromozione attira pochi favori ma spesso l’arroganza e la scorrettezza non è penalizzata ma ricompensata. Ci sono aziende in cui i calpesta-colleghi sono riusciti costantemente a raggiungere posizioni importanti.

In altri casi ha provocato malumore e negatività ma nessuno ha fatto nulla al riguardo.
È stato permesso di continuare. Un arrampicatore sociale aggressivo e senza scrupoli non potrebbe chiedere di meglio …

In generale, il riconoscimento e le ricompense (per un lavoro di alta qualità) sono inversamente proporzionali a quanto sia tollerata l’arroganza.

Alcune persone si promuovono in modo aggressivo

Sono impazienti. Irruenti.

Altre invece sono impreparate quando l’occasione si presenta.
Sono titubanti e arrendevoli.

Non devi essere fanatico, arrogante o schiaccia-colleghi ma non puoi neanche restare nell’ombra.
I tuoi capi devono sapere in cosa eccelli e che sei disponibile per un avanzamento.

Ricorda che oggigiorno le probabilità di avanzamento di carriera sono molto più basse rispetto al passato.
Se poi non alzi nemmeno la mano …

 


 

Esiste una grande differenza tra essere arroganti ed essere in grado di “vendere” sé stessi

Ti chiedo:

  • Il lavoro ben fatto viene sempre notato e adeguatamente ricompensato?
  • Il tuo capo sa sempre tutto quello che fai?
  • La modestia è una virtù, in fase di promozione?

Rispondo alla prima domanda:

  • un buon lavoro non viene automaticamente notato, figuriamoci se viene riconosciuto!

Fare un buon lavoro è importante, ma se tieni la testa bassa è probabile che verrà dato per scontato e dimenticato, non importa quanto sei bravo.

Se vuoi che i tuoi capi ti promuovano, devono sapere cosa hai fatto, qual è il tuo valore. Sono poche le aziende che monitorano in dettaglio i tuoi sforzi e i tuoi progressi,
per ricompensarti di conseguenza.

Alcune persone hanno una qualità innata di autopromozione, la maggior parte deve “esercitarsi” (io sono tra questi)

Il motivo per cui le persone arroganti sembrano andare avanti è perché aggressività ed egocentrismo spesso vengono scambiate per virtù.

Se non riesci a “vantarti” per i tuoi successi professionali, per lo meno, fai sapere alle persone quello che sai. Quello che fai bene. Ciò che hai ottenuto. Cosa hai evitato.
Impara a concentrarti di più sugli aspetti positivi.

Un mio cliente, durante il briefing mattutino, commetteva regolarmente l’errore di concentrarsi troppo su ciò che era andato storto il giorno prima.

Stava erodendo la fiducia del management nelle sue capacità perché “annunciava” solo gli aspetti negativi, senza presentare ciò che aveva (già) pensato per risolverli.

Ha iniziato a usare un approccio diverso:

  • “Ieri abbiamo avuto un arresto anomalo del sistema informatico, ma ho scoperto la causa del problema.
    Oggi ho intenzione di provare A (e se non funziona B) per risolvere l’incognita prima che potrebbe causare danni.”

Ha indicato il problema ma anche le buone idee per risolverlo.
Questo nuovo approccio ha drasticamente migliorato il suo rapporto con il management.

Se proietti risultati mediocri, li otterrai.

Con una visione più ottimistica, non solo proietti un atteggiamento fiducioso sugli altri,
ma sarai visto anche come una persona che sa-fa-risolve.

 
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Non confrontarti con altre persone

Non preoccuparti del tuo collega che sembra “decollare”.
Potrebbe effettivamente aver realizzato qualcosa di importante. Il suo riconoscimento essere meritato.
Tieni presente che quasi certamente non hai la visione d’insieme.

Ci sarà sempre qualcuno che farà meglio di te, e farà più strada di te.
e forse senza neanche meritarlo!

Guardare gli altri non dovrebbe essere una tua preoccupazione.
Questi pensieri non sono salutari, tanto meno produttivi.
Ti renderanno solo infelice.

Prendi piuttosto soddisfazione dal fare bene il tuo lavoro, giorno dopo giorno, con risultati di qualità.

Potresti non ottenere un’ascesa fulminea (alla Maneskin per intenderci),
ma le persone un po’ alla volta lo noteranno.

 
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Per fare carriera oggi devi essere aggressivo? No, ma per lo meno assertivo e in grado di promuoverti

Non c’è niente di sbagliato nel vendere sé stessi.

Non c’è niente di male nel promuoverti, fintanto che dici la verità e non comprometti i tuoi principi e valori.

Non è necessario essere arrogante o bugiardo (come la tua collega) per avere successo, anche perché
puoi ingannare alcune persone per tutto il tempo,
puoi ingannare tutte le persone per un po’ di tempo,
ma non puoi ingannare tutte le persone per tutto il tempo.

È anche vero che non sempre sarai notato.

Dovrai fare sforzi consapevoli per ricordare alle persone quanto tu sia “prezioso” nell’economia della tua organizzazione. Questo può essere davvero fastidioso, ma è indispensabile.

È così che funziona!

Le revisioni periodiche, per esempio, sono un ottimo momento per evidenziare ciò che hai fatto. Discutere i progetti su cui stai lavorando e il loro impatto sul team e sull’azienda.

Anche avere conversazioni piuttosto regolari uno-a-uno con il tuo capo è un altro ottimo modo per farlo.

 
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Fare carriera oggi? Se non alzi la mano, qualcun altro lo farà al posto tuo

Stanne certo.

Non dare per scontato che il tuo capo, il titolare dell’azienda, il CEO legga nella tua mente.
Il punto debole è pretendere che siano gli altri a riconoscere i tuoi bisogni e desideri,
senza dover dire una parola.

Non funziona così.

I tuoi desideri sono di tua responsabilità.
La tua carriera è una tua incombenza.

Se vuoi (davvero) qualcosa … esponiti.
Se desideri una promozione, dichiaralo.
Alza la mano!