Email di lavoro: come risolvere conflitti con autorevolezza

email di lavoro

Foto di Andrea Piacquadio da Pexels

Ogni giorno, appena sveglio, ti piaccia o no, sai che dovrai comunicare.
Il modo in cui poi sceglierai di farlo, consapevolmente o no, influenzerà le tue giornate.
Intensificherà le tue emozioni.

Ti sarai sicuramente accorto come le email di lavoro possono diventare un modo terribile di comunicare.
E ti credo!

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Usando solo il testo, perdi oltre il 90% dell’efficacia della comunicazione … e con queste premesse, è facile che i toni si scaldano, nascano attriti, si creino incomprensioni ed equivoci, aumentando tensione e conflitto.

Le email di lavoro aumentano in modo esponenziale e con esse le occasioni per creare frizioni.
Spesso si esaspera la tensione a tale punto che diventa un enorme spreco di tempo,
tanto inefficace quanto inefficiente.

Troppe ore ad elaborare lunghe riflessioni e numerose revisioni su cosa/come rispondere,
coinvolgendo colleghi e partner nei tuoi “drammi digitali”.

È necessario interrompere questo circolo vizioso (e infinito) fatto di scambi digitali al veleno.
Risolvere la questione in modo autorevole è più facile a dirsi che a farsi.

Un conflitto gestito per mail genera ancora più conflitto

Quando sorge un conflitto, siamo spesso tentati di usare istintivamente la posta elettronica nel tentativo di risolvere velocemente il problema.

Purtroppo, una frase, anche se ben intenzionata o un feedback costruttivo, può diventare aspra e irritante quando è interpretata in modo errato.

Attribuiamo una (nostra personale) tonalità e significato, trasformando quello che potrebbe essere un semplice commento in qualcosa di completamente diverso.
Ovviamente di negativo.

Non utilizzare mai le mail per risolvere i conflitti.
Rispondere con animosità ad una email di lavoro non è quasi mai il modo più efficace per risolvere la questione.

Prima di rispondere fai un respiro, meglio due

La velocità delle comunicazioni elettroniche raramente ti lascia il tempo di fermarti. Considerare la situazione in modo obiettivo.

Se il tuo collega, capo o cliente si sono lasciati sopraffare dalle emozioni, non ripetere lo stesso errore.
Prendi tempo. Ti aiuterà a evitare una reazione istintiva.

Lascia un po’ sbollire e potrai rispondere in modo professionale.
Nel caso che urge risposta, senti troppa tensione oppure l’altro è in attesa, di sicuro avrai almeno 5 minuti disponibili.
 


 
Alzati, raffredda la mente, fai due passi fuori dall’ufficio, prendi un bicchiere di acqua.
Resisti alla tentazione di saltare subito alle conclusioni.

Rileggi. Assicurati di aver compreso davvero bene il concetto prima di fornire la tua risposta.

Ammetti i tuoi (eventuali) errori

A volte sei sicuro di essere nella ragione.
Altre invece scopri che la causa del problema o chi ha aggravato la situazione, sei proprio tu.

Riconosci l’errore … e porgi le tue scuse a tutte le persone coinvolte.
Non permettere che un errore, una svista o un fraintendimento rovini la tua immagine professionale. Mandi in fumo anni di buone relazioni professionali.

Dovresti fare quello che è giusto.

Concedi una “possibilità” alla persona

Dando alla persona il beneficio del dubbio aumenterai la probabilità di una sana risoluzione.
Non è facile, sono d’accordo!

Soprattutto se la persona non ti piace o sei sicuro che si è comportata in modo scorretto,
ti incoraggio a provarlo comunque!

Anche se non ti senti a tuo agio,
avvicina la persona con domande chiarificatrici invece di dichiarazioni accusatorie.

Nelle email di lavoro distingui tra i fatti e la tua “visione”

In un conflitto professionale,
dovresti distinguere due elementi: cosa è successo (ovvero i fatti reali) e la tua interpretazione (ovvero la tua spiegazione dei fatti).

La tua “storia” potrebbe darti un’attribuzione più negativa.
Ci sono sempre diverse motivi (più o meno validi) per cui qualcuno ha-fatto-o-non-fatto-qualcosa.
 


 
Hai solo un modo per comprovare o sconfessare la tua ipotesi …
chiedere direttamente alla persona.

  • “Ho notato che le riunioni del Dipartimento adesso sono pianificate per le 16:00. Questo è in conflitto con … …. Puoi aiutarmi a capire perché hai scelto questo orario? Mi piacerebbe parlarne con te per risolvere il contrasto nella pianificazione. “

La vera domanda è … desideri davvero risolvere il conflitto?

Desideri arrivare a soluzioni reali?

Se il tuo obiettivo finale è quello di trovare una soluzione (poco importa se hai torto o ragione, se il tono del mittente è sarcastico, ecc.) la cosa migliore è organizzare un incontro faccia a faccia o via telefono/Skype.

Se sei arrabbiato, frustrato o ferito da qualcosa,
invece di scrivere un’e-mail vai direttamente dalla persona (o chiedi un incontro in videoconferenza) con cui hai una divergenza.

Non ti entusiasma l’idea?
Ti aspettavi una soluzione efficace senza il tuo coinvolgimento?

Ricorda … è facile scagliare missili-digitali nella sicurezza del tuo ufficio senza il rischio di un incontro dal vivo. Per un confronto faccia a faccia o per telefono ci vuole coraggio e autocontrollo.
Attributi. Non farti sfuggire l’occasione per dimostrare la tua forza e il tuo carattere.

La tua autorevolezza.

Chiedi un incontro esplicativo

Se uno dei tuoi colleghi (ma anche il capo o un collaboratore) ti invia una email di lavoro ostile o aggressiva, chiedili un incontro chiarificatore.
Potresti dire:

  • “Penso che potremmo risolvere il problema rapidamente trovandoci di persona. Prendiamoci un caffè. In alternativa posso passare nel tuo ufficio. “
  • “Discutiamone … ti chiamo domani mattina. “
  • “Sembra una questione importante. Perché non la aggiungiamo all’ordine del giorno della nostra prossima riunione? “

Quando valuti un contrasto con l’intento di ottenere chiarezza, vedrai che, il più delle volte, la persona non immaginava di creare intenzionalmente un dissidio.
Oppure aveva buone intenzioni.
 


 
Scoprirai come le persone risultano meno “effervescenti” e aggressive di persona, quando non si nascondono dietro il loro computer.

Ascoltare in modo attivo ti aiuterà a comprendere meglio cosa è accaduto. Spesso la tua (fervida) interpretazione non ha nulla a che fare con l’attuale conflitto o con la persona specifica.

Una volta che guardi negli occhi la persona, vedi il suo linguaggio del corpo e senti l’energia, sarai in grado di risolvere il problema in modo da rafforzare il tuo rapporto professionale. Anziché danneggiarlo!

Ecco come essere autorevoli!

Le conversazioni difficili sono più efficaci faccia a faccia rispetto alle email di lavoro

Scegli gli incontri faccia a faccia per risolvere i tuoi conflitti sul lavoro.
Se non è possibile, opta per una videochiamata o una conversazione telefonica.

È necessario incanalare queste emozioni in modo produttivo.
In più, con la richiesta di un incontro, hai il tempo di mettere da parte (almeno un po’) il tuo orgoglio e le tue emozioni.

Parla dal tuo punto di vista

Quando vorresti chiedere chiarimenti, ma ti senti a disagio perché non sei d’accordo con la persona,
usa frasi che iniziano con io piuttosto che tu.

  • “Non ti sei spiegato molto bene”
  • “Faccio fatica a comprendere completamente quanto stai condividendo”

Puoi dire esattamente la stessa cosa con due toni di voce completamente diversi.
Ogni intonazione trasmetterà messaggi molto diversi.
Immagina la frase “Non sono sicuro di essere d’accordo con quello che hai detto” con un tono aggressivo o con un tono curioso.

Chiedi chiarimenti in modo più costruttivo.
Non incolpare l’altra persona.
Prova (sinceramente) di capire il punto di vista dell’altra persona.

Non essere percepito come accusatorio. Minaccioso.

Quando le persone si sentono attaccate, si mettono sulla difensiva. Parlando dalla tua prospettiva, il tuo ascoltatore sarà più aperto alla discussione.
 


 
Capirà che stai semplicemente cercando di ottenere il chiarimento di cui hai bisogno. Sarà più disposto a interagire con te.

Un ottimo modo è porre domande aperte, lasciando così lo spazio alla prospettiva dell’altra persona. Le domande chiuse invece portano sempre alla risposta o no, limitando la raccolta di informazioni.

Ecco alcuni esempi che potresti utilizzare per chiedere chiarimenti:

  • “Se ho inteso bene, pensi che il fattore più importante in questa situazione sia …”
  • “Penso di aver bisogno di più informazioni. Non capisco del tutto quella parte del progetto ……?
    Potresti dirmi qualcosa di più?”
  • “Penso di capire che  X sarebbe la soluzione migliore? Potresti spiegarmi perché hai bocciato la mia proposta Y?”
  • “Potresti darmi un esempio concreto per  capire come ciò potrebbe influenzare il progetto?”
  • “Ho notato che quando condividiamo un approfondimento o sembra che tu debba sempre contestare o aggiungere qualcosa. Provo una mancanza di fiducia, non mi sento responsabilizzata. Che ne dici di parlarne davanti un caffè?”

Fino a quando avrai a che fare con le persone (e per fortuna che è così) sarai sempre esposto al rischio di essere deluso, frustrato e di reagire con rancore … succede a casa, al lavoro e in innumerevoli altre situazioni.

Queste strategie (applicate alle email di lavoro) mi hanno aiutato ad “allenare” l’autocontrollo, il coraggio e a risolvere situazioni incresciose in maniera più efficiente e dignitose che in passato.
Prova anche tu!

Non vuol dire aver sempre ragione ma confrontarsi, discutere e chiarire discussioni che possono trascinarsi per tanto tempo, dissipando energie preziose.

A volte possono bastare 10 minuti!

Molte volte ci manca il coraggio di parlare, di chiarire, perché abbiamo paura della reazione o perché non vogliamo che la persona si offenda.

Altre volte ci sono contesti e situazioni dove è “meglio tacere”, per evitare contraddittori scomodi che non portano a nulla, se non a spaccature e antipatie.

Quando “senti” che qualcosa sta fermentando, se la vocina nella tua testa ti dice che qualcosa non va, non ignorarla. Segui il tuo istinto.
Chiama o vai a trovare la persona.

Più a lungo aspetti,
maggiori sono le possibilità che l’incomprensione si evolva in freddezza e distacco.
Conflitto.

Essere autorevole: 9 errori killer che uccidono la tua capacità di ascolto

capacità di ascolto

Foto di Sound On da Pexels

“Ma certo che ti ascolto!”
Quante volte reagisci in questo modo per mostrare brillantezza nella capacità di ascolto.
È importante essere consapevoli delle trappole che sabotano la tua comunicazione e, di conseguenza, le tue relazioni e i tuoi risultati.

Spesso ascolti con supposizione, paura e giudizio.
Il messaggio viene distorto, si crea attrito e sfiducia.
“Passa” solo ciò che hai bisogno di sentire.

È importante essere consapevoli dei passi falsi che impediscono un ascolto puro, non filtrato e concentrato.

Ci sono molte cose che ostacolano l’ascolto.
Se vuoi ascoltare, essere autorevole, dovresti essere consapevole di queste barriere, molte delle quali sono solo cattive abitudini.

Ecco 9 errori che limitano la tua capacità di ascolto:

Interrompi e vai sopra

A nessuno piace essere troncato nel bel mezzo di un discorso.
Non c’è niente di più frustrante e irritante essere interrotti. Non credere di aver compreso anticipatamente idee e concetti.
Inizia a parlare solo quando l’altro ha completato la sua frase.
Evita di trarre subito le tue conclusioni.

Sei prevenuto

Se non vedi l’ora di dire come la pensi, come puoi ascoltare?
Se stai pensando a cosa rispondere, non stai ascoltando completamente ciò che l’altra persona sta dicendo.
Il tuo chiacchiericcio interno non vede l’ora di manifestarsi …
non appena c’è un’apertura nel discorso!

Ti fai influenzare 

Non essere prevenuto o influenzato dalla razza, sesso, età, religione del tuo interlocutore.
Lo trovi attraente? Oppure al contrario non ti piace?
Evita un pre-giudizio sulla base a ciò che vedi/sai sulla persona, la sua età, il suo status, livello di successo percepito, il suo abbigliamento, la sua professione, ecc..


 

 

Non sei interessato 

Non ti concentri. Ti distrai facilmente.
Guardi fuori dalla finestra oppure il cellulare.
Quando pensi ad altro, non ascolti ciò che viene detto. Sei troppo occupato con i tuoi pensieri.
Se vuoi essere autorevole devi focalizzarti “sull’altro”.

Pensi a qualcos’altro 

Quando parli con qualcuno, stai pensando …
alla prossima riunione, alla tua agenda personale, a come sarai percepito, a quanto frutterà la vendita, alla paura di non fare la vendita,
a cosa farai al termine della conversazione, ecc…

Non provi empatia

La maggior parte di noi ha un dialogo interno.
Passiamo molto tempo ad ascoltare i nostri pensieri e sentimenti.
Un ascolto efficace implica il tentativo di provare empatia,  metterti nella posizione dell’altra persona.
È diverso dalla “simpatia”, ovvero provare dispiacere per le esperienze di un altro.

Hai pregiudizi

L’ascolto include la mentalità aperta alle idee e alle opinioni degli altri, anche se significa non essere d’accordo.
Dovresti ascoltare e cercare di capire.
Quando stereotipi una persona diventi meno obiettivo e meno propenso ad ascoltare in modo efficace.
Una persona non è molto brillante quindi non ha sensoascoltare quello che ha da dire.

Adotti posture inappropriate

Non appoggiarti allo schienale o ciondolare su una sedia, sporgendosi in avanti/indietro in costante cambiamento.
Le persone che prestano attenzione tendono a inclinarsi leggermente verso l’oratore.
Non distrarti. Evita di agitarti, scarabocchiare, guardare il monitor, sbadigliare.

Evitare espressioni inadeguate

Spesso quando un ascoltatore è impegnato nell’ascolto, è un modo quasi inconscio di incoraggiare e mostrare attenzione.
La mancanza di un cenno del capo può significare il contrario: scarsa capacità di ascolto.
Gli ascoltatori attenti usano i sorrisi e i cenni del capo come meccanismi di feedback e per mostrare attenzione.

Mancanza di tempo: 8 errori che prosciugano la tua produttività

mancanza di tempo

Foto di Victor Miyata da Pexels

Lavoro (come career coach) nel reinserimento professionale a Lugano.
Lavoro (come personal coach) quale libero professionista.
Ho la mia attività correlata al sito ferrarelli-coaching, un blog,
due genitori anziani in tempo di coronavirus …
e poi la mia vita personale, fisica (palestra, correre, ecc..) e relazionale…

ce la posso fare? … anche no!

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Quando ho lanciato il mio blog (nell’oramai lontano marzo 2013), ricordo l’ansia di “non starci dentro”,
di essere travolto dalle troppe cose da fare e di ritrovarmi in breve tempo a convivere con notti insonni,
sveglie all’alba, pranzi saltati per non finire come 99,9% dei blog…
arenarmi solo dopo pochi mesi di vita!

Troppe volte ho lasciato che le mie paure prendessero decisioni al posto mio,
in modo da poter rimanere bello tranquillo nella mia “zona di comfort”.

Ma un giorno ho detto basta, mi sono detto, qualunque cosa accada…andrò avanti.
Non mi sono mai più voltato indietro!

Ho fatto il primo passo,
poi ho seguito il flusso.

Sono ancora qui… e anche il blog (che nel solo mese di gennaio 2021 ha registrato un afflusso di circa 12’000 visitatori).

Alcune paure ci impediscono di fare la carriera che desideriamo.

Una di queste è la paura di non avere abbastanza tempo.
Di non farcela.

Combattere la paura della mancanza di tempo non è la risposta perché …non andrà via.

Come accade con tutte le emozioni negative, più ci pensi, più ti ci concentri e più diventa forte…
almeno a me succedeva così!
L’unica cosa che dovrai fare è cambiare il tuo atteggiamento nei confronti del tempo.

Ridurre l’ansia della mancanza di tempo inizia con consapevolizzare alcune verità.

Mancanza di tempo? Il tempo esiste. Non puoi cambiarlo.

Il tempo andrà avanti comunque … con lui anche noi.

Accettare queste verità, invece di lottare contro di esse è una parte importante per reprimere l’ansia della mancanza di tempo. Quando l’accetti, puoi andare avanti.


Tante volte il non-avere-tempo è solo una scusa per non fare qualcosa e riempire, in qualche modo, la giornata. Oppure perché hai paura di affrontare una certa situazione o di lanciarti in una nuova impresa.

Una cliente che lamentava la mancanza di tempo per il coaching (in effetti fissare le era diventato un melodramma con continui rimandi) è rimasta spiazzata quando le ho presentato nero-su-bianco la sua giornata tipo. Ha realizzato le innumerevoli azioni banali che potevano essere evitate.

Spesso fai fatica a dire no, sei sempre di corsa.
Indaffarato. Preso da un turbinio di azioni,
Non ti fermi a domandarti se quello che stai facendo risponde davvero a ciò di cui hai bisogno.

Se dai priorità alle cose veramente importanti, scopri di avere tantissimo tempo (anche perché le attività realmente importanti sono poche!).

Hai mai fatto caso a quante cose “poco importanti” fai ogni giorno?

Si tratta di mettere tutto nella giusta proporzione.

Se ogni serate sei davanti a Netfix, se i weekend li investi in agriturismi o baldorie con gli amici, hai già scelto da che parte stare. Hai già deciso quali siano le tue attività importanti.
Niente di male per carità. E non è una scelta sbagliata.
Anzi.

Semplicemente la scusa del “non avere tempo” difficilmente regge davvero alla realtà dei fatti.
Se sei (davvero) interessato a una cosa, se la reputi importante per la tua vita,
trovi il tempo di farla.
Tutto qui.

Ecco 8 azioni (che succhiano una quantità enorme di energia) che ho imparato a gestire:

1. Lavorare “tanto” piuttosto che lavorare “meglio”

C’è una notevole distinzione tra essere occupati ed essere produttivi.
Lavorare tanto non è sempre la strada giusta. Non te ne rendi conto che ti chiudi in una scatola quando sei troppo concentrato su qualcosa.


Concentrarsi eccessivamente, raramente è salutare o produttivo.
Spesso, lavorare meno può effettivamente produrre risultati migliori.

Il tempo è un bene limitato.
Dobbiamo imparare a spendere la minor quantità di energia per ottenere maggiori benefici.

2. Non dare le priorità

Dare la priorità a ciò che è importante e nell’imparare come essere il più efficienti possibile.
Il modo migliore per avere successo è imparare le tecniche di gestione del tempo.

Uno dei grandi strumenti di gestione del tempo è l’utilizzo di blocchi temporali.
Ciò significa impostare orari specifici in cui lavori, eliminando le distrazioni,
e non perdere tempo in attività che non sono produttive.

Dovresti imparare a stabilire le priorità.
Acquisire una mentalità che passa dalla raccolta infinita al perseguimento di quei momenti veramente preziosi.

3. Mancanza di tempo: evita di dire sempre di si

Quando dici si a tutti,
uccidi la tua produttività.

Dovresti smettere di dire si a compiti che portano a risultati bassi o quasi nulli.
Avrai così tempo per concentrarti su mansioni più importanti.

È sempre meglio svolgere poche attività molto bene,
piuttosto che tante con uno scarso risultato.


Non puoi sempre dire no (soprattutto al tuo capo o ai tuoi colleghi),
ma puoi scegliere la maggior parte delle azioni che farai durante l’intera giornata lavorativa.

4. Controllare tutto (anche l’incontrollabile)

È un meccanismo di difesa.
Controllare gli altri (perché si adattino al tuo modus operandi) crea dinamiche tossiche.

Di fronte all’incapacità di controllare dirigi tutta l’energia attorno a te,
consumando enormi quantitativi di vitalità.

Dovresti prendere coscienza che controllare e dominare le persone non migliorerà la situazione ed è improduttivo.
Al contrario, è utile imparare a controllare te stesso.

La maggior parte di noi adora la certezza ma viviamo in un mondo, dove di certo e sicuro c’è ben poco.
La vita non è certa.

La certezza non esiste, il mondo è incerto per natura.
Un giorno puoi avere qualcosa, e il giorno dopo perderla o, al contrario, non avere niente oggi e avere la fortuna dalla tua domani.

Non sprecare energia cercando di controllare le persone e le situazioni che semplicemente non puoi controllare. Quando lasci andare, scopri che hai più energia da spendere.

Probabilmente non sarai in grado di “lasciar andare” in una notte. Comincia a capire di cosa hai paura, perché hai bisogno di così tanto controllo.

Inizia a lavorare su te stesso.

5. Tenere a mente le cose-da-fare

Spesso, mi ritrovavo esausto perché cercavo di ricordare tante (troppe) cose e inevitabilmente dimenticavo qualcosa.

Questo mi provocava stress e sprecavo tanta energia mentale, perché devo “rovistare” nei meandri della mia mente per ricordare ogni compito, incombenza o evento.

Preparare delle liste delle cose-da-fare mi ha aiutato a salvare energia.
Mi danno una sensazione di “controllo” più che un beneficio in termini di produttività. La mia mente può rilassarsi perché sa che non dimenticherà nulla di importante… è tutto scritto!

Presta attenzione…
organizzare il tempo e scrivere liste complesse e infinite può diventare un’ossessione.
Uno spreco di energia.

6. Controllare la mail più volte il giorno

La maggior parte di noi controlla la posta elettronica e i vari account social in modo non organizzato (quando ne ha voglia o desidera distrarsi).


Controllare di continuo la posta elettronica vuol dire interrompere costantemente il flusso del tuo lavoro, distogliere assiduamente l’attenzione e sprecare (di conseguenza) un sacco di energia.

Fai un patto con te stesso, controlla la posta e i tuoi account social solo poche volte al giorno invece di farti succhiare del tempo prezioso.

Personalmente ho preso l’abitudine di controllare la posta elettronica 3-4 volte il giorno. Non di più.
A orari prestabiliti durante la giornata.

La maggior parte dei messaggi non è urgente.
È veramente raro che un cliente o un problema non possa aspettare un paio d’ore.

7. Essere sempre attivo sui social

Il tempo è una risorsa dannatamente scarsa.
Fai tutto il possibile per rendere il tuo tempo più interessante e stimolante.

Non cercare di presidiare tutti i social,
ma scegli quello più adatto al tuo modo di esprimerti e all’audience a cui vuoi parlare.

Per quello che mi riguarda,
credo che per la natura stessa del mio lavoro sia importante preservare la qualità, dando modo alle persone di confrontarsi come me unicamente sul mio sito web.

È anche una questione di riservatezza.
Sono convinto che concentrarmi sui risultati dei miei clienti sia molto più prezioso, per tutti, rispetto al gioco del “dico/non dico” che spesso avviene sui social.

8. Mancanza di tempo? Non essere perfezionista

Essere perfezionista tendeva a esaurirmi.

Quando sentivo il bisogno che tutto sia fatto a modo “mio”,
spendevo un sacco di tempo ed energie per ogni dettaglio.

I dettagli consumano (inesorabilmente) il mio tempo prezioso. Rischio di mancare il quadro generale perché sono troppo concentrato su piccole cose.

Non aspettare che tutto sia perfetto. Vorrei fare un buon lavoro, ma è impossibile essere sempre perfetti.
Invece di esaminare ogni singolo dettaglio, prova a concentrarti maggiormente sul quadro generale.

Invece di concentrarti sulle piccole cose durante il tuo lavoro, lasciale alla fine.
A fine di giornata, puoi sempre tornare indietro e completare questi dettagli.

Abbandona la perfezione (esagerata) se vuoi essere produttivo sul lavoro.
È meglio per la tua salute e il tuo benessere.

Come chiedere scusa al lavoro. Basta dire “Mi dispiace”?

come chiedere scusa al lavoro

“Scusarsi non significa sempre che tu hai sbagliato e l’altro ha ragione.
Significa semplicemente che tieni più a quella relazione del tuo orgoglio.”
Fabio Volo.

Gli errori accadono.
Dopotutto, tutti facciamo errori sul lavoro.

Se la tua (eventuale) negligenza e superficialità ha avuto conseguenze importanti o ha gettato un’ombra su qualcun altro, dovresti avere l’umiltà, non solo di “riparare”,
ma anche di scusarti per il tuo errore.

Come chiedere scusa al lavoro è una fase spesso trascurata.

La tua disponibilità ad ammettere, mascherare o scaricare gli errori …
la dice lunga su di te!

È tempo dei mea culpa.

Nonostante gli avvocati spesso avvertano i loro clienti di evitare scuse, temendo che siano l’equivalente di un’ammissione di colpevolezza (in certe situazioni, ammettere la colpa può significare licenziamento),
gli studi dimostrano che quando le persone ricevono delle scuse,
è più probabile che le ripercussioni siano più contenute.

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È tempo di fare mea culpa, dicevo …
oppure potresti seguire il consiglio “Non scusarti mai, non spiegare mai”.
Dipende da te se vuoi essere così arrogante, ma, se lo fai, non aspettarti di essere visto come una persona giudiziosa o disponibile.

Porgere le proprie scuse non è cosa facile,
è molto di più che scrollare le spalle e dire “Mi dispiace”.

A volte le giustificazioni non bastano,
chi ha subito le conseguenze può non essere interessato a dimenticare oppure l’errore è ritenuto imperdonabile.

In generale,
la maggior parte delle scuse ha lo scopo di aprire un dialogo con le persone coinvolte,
può servire a ristabilire la fiducia o riparare i rapporti. È anche un modo per dimostrare il tuo senso di responsabilità. Mostrare integrità, coraggio ed empatia.

Il più delle volte, le scuse vengono date in modo frettoloso e sbagliato.
Cadendo nel vuoto!

La chiave è creare una base collaborativa e non conflittuale tra le parti coinvolte,
e trovare una soluzione produttiva che possa (nel limite del possibile) portare benefici a tutte le parti.

1. Come chiedere scusa al lavoro? Primo, non farti travolgere dalle emozioni

Se ti stai preparando per una conversazione che puoi definire “difficile”,
probabilmente ti sentirai nervoso e ansioso.
Le tue emozioni influiranno sulla tua professionalità.

Scusarsi in pieno “scisma emotivo” è raramente produttivo.

Lo stress emotivo limita la soluzione creativa,
hai più probabilità di dire qualcosa di cui ti pentirai più tardi,
e rischi di trasformare la questione in una faccenda personale.
 


 
Quanto più tranquillo e centrato sarai,
tanto meglio riuscirai a gestire questo tipo di situazioni.

Meglio prendere un po’ di tempo,
allontanarsi dalla situazione e guardarla oggettivamente.
Sarà più facile, in un secondo periodo, affrontare nuovamente la questione con la testa più “libera”.

2. Se il tuo capo/collega/cliente vuole sfogare, ascolta.

Non importa ciò che la persona dice o come lo dice,
Non interrompere. Evita di difendere le tue azioni.
Almeno non adesso.

Dai alla persona la possibilità di dirti quanto sei stato superficiale, insensibile, maleducato,
spiegarti quanto sia arrabbiato, ferito o deluso.

È la parte più difficile del “come chiedere scusa al lavoro”. Fai un bel respiro profondo,
Ascolta.

3. Sii sincero

Non ha senso scusarsi se non lo senti.
Questo è un principio fondamentale delle scuse.

Le persone notano istantaneamente le scuse non oneste,
quindi devi sinceramente pentirti di ciò che hai fatto e dirlo inequivocabilmente.

Una scusa-non scusa non solo è inutile … è irrispettosa.

Se non ti senti di porgere scuse sincere e genuine,
lascia perdere.

4. Abbraccia l’imbarazzo

È la parte che alcune persone saltano, ma dimostra coraggio e sicurezza.
 


 
Per me, questa è la parte più difficile. Il mio istinto mi porta sulla difensiva.
A chi piace proclamare le proprie scuse per un errore?
Magari banale, frutto di incompetenza e superficialità?

Ammettiamolo: scusarsi può essere molto imbarazzante.
Non c’è davvero modo di evitarlo.

A volte la mettiamo sull’ironia per alleggerire la tensione:

  • “Sai che sono un rompiscatole vero?”
  • “Non sono Einstein, i numeri non sono il mio forte”

ma non funziona molto.

  • “È imbarazzante, ma sento il bisogno di scusarmi.”

È più sincero e può aiutare a sgonfiare parte della tensione.

Prenditi la responsabilità.

5. Quando chiedi “scusa” non parlare di te

La maggior parte delle persone quando porge le scuse tende a focalizzarsi su sé stessa,
sulle proprie intenzioni:

  • “Non volevo…”
  • “Stavo cercando di …”
  • “Non avevo capito …”
  • “Ho avuto una buona ragione …”

Chi ha subito il torto non vuole sentire parlare di te.
 


 
Metti al centro delle tue scuse l’altra persona, come si sente. Molto meglio dire:

  • “Capisco la tua delusione per l’errore”
  • “Comprendo che ti ho messo in difficoltà”

Non spostare la colpa su qualcuno o qualcosa nel tentativo di ridurre la tua responsabilità.

  • “Mi dispiace se me la sono presa con te quando sei venuto nel mio ufficio ieri, avevo molto da fare e il capo mi ha chiesto un rapporto prima del previsto.”

Stai giustificando il tuo comportamento a causa dello stress, e stai scaricando la colpa sull’altra persona, colpevole di averti infastidito in una giornata impegnativa.

Meglio dire:

  • “Mi dispiace se me la sono presa con te ieri.”

È breve e sentito. Non offre scuse per il comportamento.

E ricorda sempre che le scuse non sono per te, per il tuo rendiconto,
una vera scusa è per l’altra persona, quindi …

6. Mettiti davvero nei panni dell’altra persona

Spesso dimentichiamo cosa vuol dire essere dall’altra parte.
Come si sente la persona … tradita? Frustrata? Arrabbiata?
Imbarazzata?
Comprendere le emozioni scatenate renderà il come chiedere scusa al lavoro molto più facile.

Cosa vorresti sentirti dire se la situazione fosse invertita?

Riconosci i sentimenti,
fai sapere all’altra persona che i tuoi sentimenti sono motivati.

Comunica che capisci in che modo le tue azioni hanno influenzato la situazione.
Farai molta strada nella riparazione del danno.
 


 
Fai sapere all’altra persona che capisci come si sente e che vuoi fare ammenda:

  • “Immagino come ti abbia fatto sentire escluso dai progetti del team”
  • “Non volevo minare la tua professionalità”
  • “Dovevo essere più rispettoso della tua privacy”

7. Esprimi rincrescimento

Ogni scusa deve iniziare con “Mi dispiace” o “Mi scuso”.
Questo è essenziale, perché queste parole esprimono rimorso per le tue azioni.

  • “Mi dispiace di averti criticato così duramente, provo imbarazzo per il modo poco sensibile in cui l’ho fatto”.

Sii onesto con te stesso e con l’altra persona sul motivo per cui vuoi scusarti.
Non scusarti per secondi fini.
Chiedi scusa appena ti rendi conto di aver fatto un torto a qualcun altro.

8. Non scaricare la colpa su altri

  • “Non è colpa mia”
  • “Ero di libero”
  • “Non ne so niente”
  • “Boh! Non lo so, chiedete a Luigi …”

Riversare la colpa sugli altri è un atteggiamento frequente soprattutto quando ti senti insicuro o hai paura di assumerti le responsabilità.

Assumerti le responsabilità è un mezzo potente per creare rispetto e fiducia nei tuoi colleghi o collaboratori e, allo stesso tempo, incoraggi gli altri a fare lo stesso.

9. Come chiedere scusa al lavoro? Ammetti la tua responsabilità

Anche se sono valide e legittime.
Che si tratti di un malinteso, uno scatto di nervosismo, la fotocopiatrice inceppata,
un caso di omonimia oppure il corriere che ritarda la consegna di documenti molto importanti.

Poco importa. Non rifugiarti nelle scuse.
Almeno non subito.
 


 
Tutto ciò che conta è quello che stai facendo per porre rimedio alla situazione.
Accampare scuse o giustificazioni (anche se valide) ti farà apparire come quello che sta cercando solo di evitare la colpa.

Quindi, ammetti la responsabilità delle tue azioni o comportamenti e riconosci quello che hai fatto.

Non fare supposizioni, cerca semplicemente di metterti nei panni di quella persona e immaginare come si sentiva.

  • “So che il mio commento ha ferito i tuoi sentimenti. Sono sicuro che ti sei sentito a disagio, specialmente perché erano presenti tutti i membri del team.”
  • “Sono dispiaciuto di non aver apprezzato i tuoi sforzi. Devi esserti sentita screditata, è l’ultima cosa che voglio!”

Attraverso l’empatia, la persona si sente compresa e apprezzata e la fiducia può essere ripristinata.

10. Fai ammenda

  • “Se c’è qualcosa che posso fare per riparare, basta chiedere.”
  • “Mi rendo conto di aver sbagliato a dubitare della tua capacità di presentare il nuovo prodotto di gamma. Vorrei che lo facessi tu la settimana prossima per dimostrare la tua competenza”.

Offri sempre una soluzione per un errore o suggerisci modi per evitare che ciò accada in futuro.
Poiché ti senti in colpa, potresti anche essere tentato di dare/dire più di ciò che è appropriato.
Non essere proporzionato in ciò che offri.

Se stai facendo promesse sul futuro, sii realistico. Pensaci attentamente.
Promesse vuote o irrealistiche faranno più male che bene.

Assicurati di essere equo con te stesso quando chiedi scusa … non esagerare con la mortificazione (sperando che non sia niente di irreparabile).

  • “Sono un disastro”
  • “Sono imperdonabile”

Una volta espresso il tuo rammarico…vai avanti.
Vedrai tutto si risolverà!

11. Prometti che non accadrà di nuovo

Il tuo ultimo passo “come chiedere scusa al lavoro” è spiegare che non ripeterai l’azione o il comportamento.

Questo passaggio è importante perché rassicuri l’altra persona che cambierai il tuo comportamento. Questo ti aiuta a ricostruire la fiducia e riparare la relazione.

Resta nel concreto.
Descrivi le azioni che adotterai per non ripetere l’errore o il comportamento.

  • “D’ora in poi, gestirò meglio il mio stress, non mi farò coinvolgere. Prima di parlare, mi prenderò qualche minuto. Se mi comporto ancora in modo arrogante, voglio che tu me lo dica.
  • “La prossima volta prima di inviare i dati definitivi farò dei controlli incrociati.”

Assicurati di onorare questo impegno.
Se prometti di cambiare le tue azioni e il tuo comportamento, ma non lo fai, metterai in dubbio la tua reputazione e la tua affidabilità.