Email di lavoro: come risolvere conflitti con autorevolezza

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email di lavoro

Foto di Andrea Piacquadio da Pexels

Ogni giorno, appena sveglio,
ti piaccia o no, sai che dovrai comunicare.

Il modo in cui scegli di farlo
— consapevolmente o no —
influenzerà le tue giornate.

Intensificherà le tue emozioni.

Ti sarai sicuramente accorto di come
le email di lavoro
possano diventare un modo terribile di comunicare.

E ti credo.
Usando solo il testo,

..perdi oltre il 90% dell’efficacia della comunicazione

E con queste premesse
è facile che i toni si scaldino,
nascano attriti,
si creino incomprensioni ed equivoci.

Con un aumento di tensione e conflitto.

Le email di lavoro aumentano in modo esponenziale
e con esse le occasioni per creare frizioni.

Spesso la tensione si esaspera

A tal punto da diventare un enorme spreco di tempo,
tanto inefficace quanto inefficiente.

Ore di lunghe riflessioni,
su cosa/come rispondere,
coinvolgendo colleghi e partner
nei tuoi “drammi digitali”.

È necessario interrompere
questo circolo vizioso (e infinito)
di scambi digitali al veleno.

Risolvere la questione in modo autorevole
è più facile a dirsi che a farsi.

Un conflitto gestito per mail
genera ancora più conflitto

Quando sorge un conflitto,
siamo spesso tentati di usare istintivamente
la posta elettronica
per risolvere velocemente il problema.

Purtroppo una frase —
anche ben intenzionata
o un feedback costruttivo —
può diventare aspra e irritante
se interpretata nel modo sbagliato.

Attribuiamo una nostra personale tonalità e significato,
trasformando un semplice commento
in qualcosa di completamente diverso.

Ovviamente, negativo.

Non utilizzare le mail
per risolvere i conflitti

Rispondere con animosità a un’email di lavoro
non è quasi mai il modo più efficace
per risolvere la questione.

Prima di rispondere fai un respiro.
Meglio due.

La velocità delle comunicazioni elettroniche
raramente ti lascia il tempo di fermarti
e considerare la situazione in modo obiettivo.

Se il tuo collega, capo o cliente
si sono lasciati sopraffare dalle emozioni,
non ripetere lo stesso errore.

Prendi tempo.
Ti aiuterà a evitare una reazione istintiva.

Lascia un po’ sbollire.

Rispondi sempre in modo professionale

Se la risposta è urgente
o senti troppa tensione,
avrai comunque almeno 5 minuti.

Alzati.
Raffredda la mente.
Fai due passi.
Bevi un bicchiere d’acqua.

Resisti alla tentazione
di saltare subito alle conclusioni.

Rileggi.
Assicurati di aver compreso davvero
prima di rispondere.

Ammetti i tuoi (eventuali) errori

A volte sei convinto di avere ragione.

Altre volte scopri che
la causa del problema —
o chi ha aggravato la situazione —
sei proprio tu.

Riconosci l’errore
e porgi le tue scuse
a tutte le persone coinvolte.

Non permettere che una svista o un fraintendimento
rovini la tua immagine professionale
e mandi in fumo anni di relazioni costruite.

Fare ciò che è giusto
è sempre la scelta più solida.

Concedi una “possibilità” alla persona

Dare il beneficio del dubbio
aumenta la probabilità
di una risoluzione sana.

Non è facile.

Soprattutto se la persona non ti piace
o sei convinto si sia comportata male.

Ti incoraggio a provarci comunque.

Anche se non ti senti a tuo agio,
avvicina la persona
con domande chiarificatrici,
non con dichiarazioni accusatorie.

Nelle email di lavoro distingui tra i fatti
e la tua “visione”

In un conflitto professionale
ci sono due elementi distinti:

  • cosa è successo (i fatti)
  • la tua interpretazione (la tua storia)

La tua storia
può essere più negativa della realtà.

Esistono sempre più motivi
— validi o meno —
per cui qualcuno ha fatto
o non ha fatto qualcosa.

Hai un solo modo per verificarlo:
chiedere direttamente.

  • “Ho notato che le riunioni del Dipartimento ora sono alle 16:00.
    Questo è in conflitto con…
    Puoi aiutarmi a capire perché hai scelto questo orario?
    Mi piacerebbe parlarne per risolvere la pianificazione.”

La vera domanda è:
desideri davvero risolvere il conflitto?

Se il tuo obiettivo è trovare una soluzione reale,
la scelta migliore è un incontro
faccia a faccia
o una chiamata
(telefonica o video).

Scrivere mail aggressive
è facile.

Affrontare un confronto diretto
richiede coraggio e autocontrollo.

Ed è proprio lì
che si vede la tua autorevolezza.

Sulla preparazione al confronto difficile puoi leggere il mio post
“Confronto difficile in arrivo? La preparazione che nessuno racconta”

Chiedi un incontro esplicativo

  • “Possiamo risolvere meglio di persona.
    Prendiamoci un caffè.”
  • “Parliamone.
    Ti chiamo domani mattina.”
  • “Inseriamolo nell’ordine del giorno
    della prossima riunione.”

Scoprirai che, spesso,
l’altro non voleva creare conflitto.

Di persona,
le persone sono molto meno aggressive
che dietro uno schermo.

Ecco come essere autorevoli.

La vera autorevolezza
nasce dal modo in cui comunichi.

In conclusione

Comprendere non significa giustificare.
Empatizzare non vuol dire subire.

Puoi scegliere di ascoltare,
chiarire
e costruire.

L’assertività è
presenza, confini chiari
e nessun bisogno di alzare la voce.

Essere autorevole: 9 errori killer che uccidono la tua capacità di ascolto

in

capacità di ascolto

Foto di Sound On da Pexels

“Ma certo che ti ascolto!”

Quante volte lo dici senza renderti conto che, in realtà, stai già preparando la risposta?

Ascoltare sembra semplice.

In realtà è una delle competenze più difficili da sviluppare.

Spesso ascoltiamo attraverso filtri fatti di supposizioni, paure e giudizi. Il messaggio si distorce, nasce attrito e passa soltanto ciò che conferma il nostro modo di vedere le cose.

Se vuoi essere autorevole, devi imparare prima di tutto ad ascoltare.

Davvero.

Ecco nove errori che possono compromettere la tua capacità di ascolto.

1. Interrompi chi sta parlando

A nessuno piace essere interrotto.

Quando completi la frase dell’altro o inizi a parlare prima che abbia finito, gli stai comunicando che ciò che hai da dire è più importante.

Lascia che concluda il suo pensiero.

Solo dopo rispondi.

2. Sei già impegnato a preparare la risposta

Se non vedi l’ora di dire la tua, non stai ascoltando.

Stai aspettando il tuo turno.

Mentre l’altro parla, il tuo dialogo interno costruisce già obiezioni, esempi e risposte.

Per ascoltare davvero devi sospendere, almeno per qualche minuto, la necessità di intervenire.

3. Ti lasci influenzare dalla persona

Età, ruolo, esperienza, modo di vestire o successo possono influenzare il tuo ascolto.

Anche senza accorgertene.

Evita di decidere in anticipo quanto valore dare alle parole di qualcuno in base a ciò che pensi di lui.

Ascolta prima.

Giudica dopo.

4. Ti distrai facilmente

Il corpo è presente.

La mente no.

Controlli il telefono, guardi fuori dalla finestra oppure pensi ad altro.

Quando accade, smetti di ascoltare.

Se vuoi essere autorevole, dedica all’altra persona la tua attenzione.

5. Pensi ai tuoi problemi

Mentre l’altro parla, tu sei già altrove.

Alla prossima riunione.
Alla lista delle cose da fare.
Alla vendita che devi concludere.
A come vieni percepito.

Più spazio occupano i tuoi pensieri, meno ne rimane per chi hai davanti.

6. Non provi empatia

Ascoltare non significa soltanto sentire le parole.

Significa provare a capire il punto di vista dell’altro.

Empatia non vuol dire essere sempre d’accordo.

Vuol dire fare lo sforzo di osservare la situazione anche con i suoi occhi.

7. Hai pregiudizi

Una mente chiusa ascolta poco.

Quando etichetti una persona prima ancora che abbia finito di parlare, riduci drasticamente la tua capacità di comprendere ciò che sta dicendo.

Ascolta con curiosità.

Anche quando non condividi.

8. Il tuo linguaggio del corpo comunica disinteresse

La postura parla.

Se ti lasci andare sulla sedia, guardi continuamente altrove, sbadigli o ti agiti, l’altro percepirà che non è davvero al centro della tua attenzione.

Chi ascolta con interesse tende naturalmente a orientarsi verso l’interlocutore.

9. Il tuo volto non ascolta

Anche le espressioni del viso fanno parte dell’ascolto.

Un cenno del capo, un sorriso o una semplice espressione di attenzione aiutano l’altra persona a sentirsi ascoltata.

Al contrario, uno sguardo assente o completamente inespressivo può trasmettere il messaggio opposto.

Autorevolezza non è volume, ma equilibrio tra voce, corpo e intenzione.

Il percorso di coaching mirato “Voce, attitudine, presenza: comunica autorevolezza da Executive” ti aiuta a esprimerti con sicurezza e carisma.

Capacità di ascolto? Ascoltare è una scelta

Molti pensano di essere buoni ascoltatori.

In realtà ascoltano soprattutto sé stessi.

L’autorevolezza nasce anche da qui.

Le persone si fidano di chi le fa sentire comprese, non soltanto di chi parla bene.

Per questo motivo, prima di migliorare il tuo modo di comunicare, prova a migliorare il tuo modo di ascoltare.

È spesso lì che inizia una comunicazione davvero efficace.

Mancanza di tempo: 8 errori che prosciugano la tua produttività

in

mancanza di tempo

Foto di Victor Miyata da Pexels

Lavoro come coach nel reinserimento professionale a Lugano.

Svolgo anche l’attività di personal coach, gestisco il sito Ferrarelli Coaching, il blog, gli impegni familiari e la mia vita personale.

Ce la posso fare?
Anche no.

Quando ho aperto il blog, nel marzo 2013, temevo di non riuscire a stare dietro a tutto. Avevo paura di essere travolto dagli impegni e che il progetto si fermasse dopo pochi mesi.

Per molto tempo ho lasciato che fossero queste paure a decidere.

Poi mi sono detto:

Qualunque cosa accada, andrò avanti.

Ho fatto il primo passo. Poi quello successivo.

Sono ancora qui.
E anche il blog.

La paura di non avere tempo

Una delle paure che ci impedisce di iniziare un nuovo progetto è pensare di non avere abbastanza tempo.

Combatterla non serve.
Più ci pensi,
più diventa forte.

Devi piuttosto cambiare il tuo rapporto con il tempo.

Il tempo è limitato e continuerà a scorrere. Puoi soltanto decidere come utilizzarlo.

Spesso, inoltre, il “non ho tempo” nasconde altro:

  • paura di iniziare;
  • difficoltà a scegliere;
  • incapacità di dire no;
  • abitudine a riempire ogni spazio.

Quando qualcosa è davvero importante, cerchi il modo di farle posto.

Ecco otto errori che prosciugano tempo ed energia.

1. Lavorare tanto invece di lavorare meglio

Essere occupati non significa essere produttivi.

Puoi lavorare molte ore e ottenere poco. Oppure concentrarti sulle attività giuste e raggiungere risultati migliori in meno tempo.

Il tempo e l’energia sono limitati.

Usali dove producono un risultato reale.

2. Non stabilire le priorità

Non tutte le attività hanno lo stesso valore.

Se consideri tutto urgente, disperderai attenzione ed energie.

Individua ciò che deve essere fatto, ciò che può aspettare e ciò che può essere eliminato.

L’obiettivo non è riempire ogni minuto.

È proteggere il tempo dedicato a ciò che conta.

3. Dire sempre di sì

Quando dici sì a tutto, riduci lo spazio per le attività importanti.

Non puoi rifiutare ogni richiesta, ma puoi evitare di accettare automaticamente compiti che producono poco o non richiedono davvero il tuo intervento.

Meglio svolgere poche attività bene che accumularne molte e portarle avanti in modo superficiale.

Ogni sì contiene anche un no.

4. Cercare di controllare tutto

Il bisogno di controllo consuma una quantità enorme di energia.

Non puoi governare persone, risultati e imprevisti.

Puoi però controllare:

  • le tue decisioni;
  • le tue reazioni;
  • il tuo comportamento;
  • il modo in cui affronti i problemi.

Non sprecare energie cercando certezze assolute.

Concentrati su ciò che dipende da te.

5. Tenere tutto a mente

Cercare di ricordare ogni attività, appuntamento e incombenza affatica la mente.

Scrivere le cose da fare libera energia mentale e riduce il rischio di dimenticare qualcosa.

Ma attenzione: anche le liste possono diventare un’ossessione.

Usa un sistema semplice.

Scrivi ciò che conta.

Poi agisci.

6. Controllare continuamente la posta

Aprire di continuo e-mail interrompe il flusso del lavoro.

Ogni volta devi poi recuperare la concentrazione.

Stabilisci alcuni momenti precisi della giornata per leggere e rispondere ai messaggi.

Personalmente controllo la posta tre o quattro volte al giorno.

La maggior parte delle comunicazioni può aspettare qualche ora.

7. Essere presente su tutti i social

Non devi essere ovunque.

Scegli il canale più adatto al tuo modo di comunicare e alle persone che vuoi raggiungere.

Per quanto mi riguarda, preferisco dedicare tempo al sito, ai contenuti e al lavoro con i clienti.

Essere attivi su ogni piattaforma può dare la sensazione di lavorare molto.

Non sempre significa creare valore.

8. Essere perfezionista

Il perfezionismo prosciuga tempo ed energia.

Quando tutto deve essere fatto esattamente a modo tuo, rischi di perderti nei dettagli e dimenticare il risultato complessivo.

Un progetto può sempre essere migliorato.

Ma prima o poi deve essere concluso.

Punta a fare un buon lavoro, non un lavoro perfetto.

Concentrati prima su ciò che conta. I dettagli vengono dopo.

Il problema non è sempre il tempo

Spesso non ti manca il tempo.

Ti manca una scelta chiara su come utilizzarlo.

Essere produttivi non significa correre tutto il giorno o riempire l’agenda.

Significa scegliere dove mettere la tua attenzione.

Il tempo non può essere aumentato.

Può però essere protetto e dedicato a ciò che per te conta davvero.

Come chiedere scusa al lavoro. Basta dire “Mi dispiace”?

in

come chiedere scusa al lavoro

“Scusarsi non significa sempre che tu hai sbagliato e l’altro ha ragione.

Significa semplicemente che tieni più a quella relazione del tuo orgoglio.”

Fabio Volo.

Gli errori accadono.
Succede a tutti.

Sul lavoro, prima o poi, sbagliamo.

Se una tua negligenza o superficialità ha avuto conseguenze importanti
— o ha messo in difficoltà qualcun altro —
serve umiltà.

Non solo per riparare,
ma anche per chiedere scusa.

Eppure, come chiedere scusa al lavoro è una fase spesso trascurata.

Il modo in cui:

  • ammetti un errore
  • lo mascheri
  • o lo scarichi su altri

dice molto di te!

È tempo di mea culpa?

Nonostante molti avvocati consiglino di evitare le scuse

(perché potrebbero sembrare un’ammissione di colpa,
e in certi contesti portare perfino al licenziamento),

gli studi dimostrano che quando le persone ricevono scuse autentiche,
le ripercussioni tendono a essere più contenute.

Puoi anche seguire il principio:

  • “Non scusarti mai, non spiegare mai”.

Scelta tua.

Ma non aspettarti di essere percepito come una persona giudiziosa, matura o collaborativa.

Come chiedere scusa al lavoro

Chiedere scusa non è scrollare le spalle e dire “mi dispiace”.

A volte:

  • le giustificazioni non bastano
  • chi ha subito il danno non vuole dimenticare
  • l’errore è percepito come imperdonabile

In generale, però, le scuse servono a:

  • riaprire un dialogo
  • ristabilire fiducia
  • riparare relazioni

E dimostrano:
responsabilità, integrità, empatia.

Il problema?
Spesso le scuse vengono fatte male.
Di fretta.
E… cadono nel vuoto.

La chiave è creare una base collaborativa, non conflittuale.

E trovare una soluzione produttiva, per quanto possibile, per tutte le parti coinvolte.

1. Non farti travolgere dalle emozioni

Se stai per affrontare una conversazione “difficile”,
è normale sentirsi nervosi, ansiosi, sulla difensiva.

Ma le emozioni influenzano la tua professionalità.

Scusarsi nel pieno di uno scisma emotivo raramente funziona.

Lo stress:

  • riduce la lucidità
  • limita le soluzioni creative
  • aumenta il rischio di dire cose di cui pentirti

Meglio fermarsi.
Prendere distanza.
Riguardare la situazione con più oggettività.

Con la testa più libera, tutto diventa più gestibile.

2. Se l’altro vuole sfogarsi, ascolta

Che sia capo, collega o cliente.

Non interrompere.
Non difenderti.
Almeno non ora.

Lascia che l’altra persona:

  • esprima rabbia
  • delusione
  • frustrazione

È la parte più difficile del “come chiedere scusa al lavoro”.

Respira.
Ascolta.

3. Sii sincero

Scusarsi senza sentirlo è inutile.

E si nota subito.

Le scuse non autentiche sono irrispettose.

Se non provi un reale pentimento,
meglio rimandare.

O lasciare perdere.

4. Abbraccia l’imbarazzo

Qui molti saltano il passaggio.

Eppure, è quello che dimostra più coraggio e sicurezza.

Scusarsi è imbarazzante.
Ammettere un errore — magari banale — lo è ancora di più.

Non c’è modo di evitarlo.

A volte proviamo ad alleggerire con l’ironia:

  • “Sai che sono un rompiscatole…”
  • “Non sono Einstein, i numeri non sono il mio forte…”

Ma funziona poco.

Molto meglio:

“È imbarazzante, ma sento il bisogno di scusarmi.”

È diretto.
È umano.
Credibile.

Prenditi la responsabilità.

5. Quando chiedi scusa, non parlare di te

Errore comune:
focalizzarsi sulle proprie intenzioni.

  • “Non volevo…”
  • “Stavo cercando di…”
  • “Avevo una buona ragione…”

A chi ha subito il torto non interessa.

Meglio dire:

“Capisco la tua delusione”

“Comprendo che ti ho messo in difficoltà”

Evita di giustificarti:

  • “Mi dispiace se me la sono presa con te, avevo molto stress…”

Meglio:

“Mi dispiace per come ti ho trattato ieri.”

Semplice.
Senza alibi.


Essere leader significa anche scegliere le parole giuste.

Trovi spunti utili nei miei libri:

• “Autorevolezza” – Nuova edizione 2025

• “Prima volta Leader” per chi entra nella leadership.

6. Mettiti davvero nei panni dell’altro

Come si sente l’altra persona?

  • tradita?
  • frustrata?
  • imbarazzata?

Riconoscere queste emozioni rende le tue scuse più efficaci.

Esempi:

  • “Immagino come ti sei sentito escluso”
  • “Non volevo minare la tua professionalità”

7. Esprimi rincrescimento

Ogni scusa parte da:
“Mi dispiace” o “Mi scuso”.

È essenziale.

Sii onesto sul motivo per cui ti scusi.
Evita secondi fini.

8. Non scaricare la colpa

Frasi come:

  • “Non è colpa mia!”
  • “Chiedete a Marco”

minano la tua professionalità.

Assumersi responsabilità genera rispetto.
E incoraggia gli altri a fare lo stesso.

9. Ammetti la responsabilità

Anche se:

  • c’è stato un malinteso
  • eri sotto stress
  • qualcosa è andato storto

Conta ciò che fai ora.

L’empatia ripara più di mille giustificazioni.

10. Fai ammenda

Offri soluzioni concrete.
Senza esagerare.

Promesse realistiche.

Non auto-flagellazione:

  • “Sono un disastro”
  • “Sono imperdonabile”

Poi… vai avanti.

11. Prometti che non accadrà di nuovo

Resta nel concreto.
E mantieni la promessa.

Perché:
la tua voce,
il tuo sguardo,
la tua presenza

parlano più delle parole.

Scopri il percorso
“Voce, attitudine, presenza: comunica autorevolezza da Executive”
e allena una leadership autentica.

In definitiva

Chiedere scusa non ti rende debole.
Ti rende affidabile.

Nel lavoro, come nella leadership,
l’autorevolezza non nasce dall’infallibilità,
ma da come gestisci l’errore.