Mail, messaggi, chat e videoconferenze hanno reso la comunicazione sul lavoro più veloce e flessibile.

Ed è un vantaggio.

Non avrebbe senso organizzare un incontro per ogni informazione che puoi comunicare efficacemente in poche righe.

Ci sono però conversazioni nelle quali il canale che scegli fa parte del messaggio.

Un feedback delicato.
Un’incomprensione.
Un cambiamento importante.
Una difficoltà personale.
Una decisione che potrebbe suscitare domande o preoccupazioni.

In questi casi, una conversazione diretta — in presenza quando possibile, oppure in video se lavorate a distanza — può essere molto più utile di uno scambio di messaggi.

Ecco 9 ragioni per preferire un incontro faccia a faccia con un collaboratore quando la situazione lo richiede.

1. Crei un contatto più diretto

Quando incontri una persona, la comunicazione non passa soltanto attraverso le parole.

Conta il tono.
Conta il ritmo.
Conta la possibilità di fermarti.
Fare una domanda.
Accorgerti che qualcosa non è chiaro.
Lasciare spazio a una reazione.

Non significa che una conversazione diretta sia automaticamente migliore di una mail.

Significa che, quando il contenuto è importante, avere la persona davanti ti permette di costruire la conversazione insieme a lei.

Quando una conversazione è delicata, parlarne direttamente può fare la differenza.

2. Dimostri che quella conversazione merita tempo

I tuoi collaboratori sanno che hai impegni, scadenze e responsabilità.

Proprio per questo, quando scegli di dedicare tempo a un confronto individuale, stai comunicando qualcosa.

• “Questa questione merita attenzione.”
• “Voglio capire anche il tuo punto di vista.”
• “Non voglio liquidare tutto con una mail.”

Non servono necessariamente incontri lunghi.

A volte bastano quindici minuti di attenzione vera.

Il valore non sta nella durata dell’incontro, ma nella qualità della presenza che offri.

3. Eviti di affidare tutto alla mail

La mail è utilissima.

Permette di lasciare traccia, condividere informazioni, riepilogare decisioni e comunicare rapidamente.

Il problema nasce quando usi la mail anche quando sarebbe meglio parlarsi.

Una tensione con un collaboratore.
Un feedback difficile.
Un comportamento che vuoi correggere.
Una situazione che rischia di essere fraintesa.

Scrivere può sembrare più semplice perché ti permette di scegliere con calma le parole.

Ma proprio quando una situazione è delicata, il testo può non bastare.

A volte devi poter spiegare.
Ascoltare.
Chiarire.

E magari correggere immediatamente un’interpretazione che non avevi previsto.

4. Puoi osservare meglio come viene ricevuto il messaggio

Durante un incontro diretto puoi accorgerti che una persona sembra sorpresa, confusa, infastidita oppure semplicemente pensierosa.

Puoi accorgerti che qualcosa merita di essere approfondito.

E chiedere.

• “Mi sembra che questo punto ti abbia lasciato qualche dubbio. È così?”
• “Come la vedi?”
• “C’è qualcosa che non ti torna?”

Il vantaggio del faccia a faccia non è poter “leggere” l’altro.

È avere più possibilità di verificare se ciò che hai comunicato è stato compreso nel modo che immaginavi.

5. Costruisci la relazione nel tempo

La relazione con un collaboratore non si costruisce soltanto nelle grandi conversazioni.

Si costruisce attraverso tanti piccoli contatti.

Un confronto.
Una domanda.
Un momento nel quale ascolti.
Un riconoscimento.
Una difficoltà affrontata insieme.

Gli incontri individuali ti aiutano a conoscere meglio i tuoi collaboratori.

La fiducia si costruisce nel tempo, anche attraverso questi piccoli momenti di confronto.

6. Spieghi meglio cambiamenti e decisioni

Alcune informazioni possono essere comunicate tranquillamente per iscritto.

Altre hanno bisogno di contesto.

Spesso vogliono capire anche:

• perché è stata presa quella decisione;
• che cosa cambierà concretamente per loro;
• che cosa rimarrà invariato;
• che cosa ti aspetti;
• che cosa ancora non sai.

Un incontro diretto permette alle persone di fare domande e a te di capire dove stanno nascendo dubbi o interpretazioni diverse.

Non elimina automaticamente malintesi e voci di corridoio.

Ma ti offre maggiori possibilità di affrontarli.

7. Puoi affrontare prima un’incomprensione

Quando una relazione comincia a diventare tesa, continuare a comunicare soltanto attraverso messaggi può peggiorare la situazione.

Una frase viene interpretata male.
Arriva una risposta più fredda.
Tu reagisci al tono.
L’altro reagisce alla tua reazione.

E il problema iniziale rischia di perdersi.

In questi casi può essere molto più utile fermare lo scambio e dire:

• “Credo che per mail rischiamo di complicare la questione. Parliamone direttamente.”

Non sempre il confronto risolverà il problema.
Ma parlarne direttamente può evitare malintesi.

Se vuoi approfondire il valore delle pause e dell’ascolto nelle conversazioni professionali, puoi leggere anche “15 momenti in cui tacere è meglio che parlare”.

8. Gestisci meglio un feedback delicato

Ci sono feedback che possono essere comunicati velocemente.

Altri richiedono attenzione.

Se devi affrontare un problema di prestazione, un comportamento che si ripete o una situazione particolarmente delicata, il collaboratore deve poter capire che cosa gli stai dicendo e avere la possibilità di rispondere.

Può chiedere chiarimenti.
Portare elementi che non conoscevi.
Essere in disaccordo.

Oppure farti capire che il problema è diverso da come lo avevi interpretato.

Un feedback delicato non è un messaggio da consegnare.
È una conversazione da gestire.

Dare feedback in momenti delicati non è semplice: basta una parola sbagliata per creare tensione.

Scopri il percorso di coaching mirato “Dare feedback costruttivi in situazioni critiche”, che ti aiuta a gestire queste conversazioni con equilibrio e autorevolezza.

Scopri il servizio dedicato.

9. Affronti con maggiore cura questioni personali o sensibili

Non tutto dovrebbe viaggiare attraverso una mail.

Ci sono informazioni personali, difficoltà individuali o questioni riservate che richiedono maggiore attenzione.

Anche qui non esiste una regola valida per ogni situazione.

Ma prima di scrivere qualcosa di delicato, chiediti:

questa persona ha bisogno soltanto dell’informazione oppure ha bisogno di poterne parlare con me?

La risposta può aiutarti a scegliere il canale più adatto.

Trovi spunti interessanti nel mio libro “Autorevolezza” , ora nella NUOVA edizione aggiornata, è perfetto se vuoi rafforzare la tua presenza autorevole.

Non tutto richiede un incontro

Preferire il faccia a faccia quando serve non significa trasformare ogni questione in una riunione.

Una mail può essere perfetta.
Un messaggio può bastare.
Una telefonata può essere la soluzione più semplice.
Una videochiamata può sostituire bene la presenza quando la distanza non permette di incontrarsi.

La domanda utile è un’altra:

quanto è importante, complessa o delicata la conversazione?

Più aumenta il rischio di incomprensione, più hai bisogno di ascoltare la reazione dell’altra persona e più quella conversazione riguarda la relazione, meno conviene affidarsi soltanto allo scritto.

Le conversazioni più delicate è meglio affrontarle direttamente.