12 cattive abitudine nell’utilizzo di mail che ti rendono odioso e fastidioso – 1
Foto di Ryan McGuire da Pixabay
La posta elettronica è un modo tremendo di comunicare.
Ci sono diversi studi che indicano che circa il 50% delle mail al lavoro sono mal interpretate.
E ti credo!
Quando scriviamo un’e-mail, le parole sono l’unica risorsa … infatti (tenendo conto del solo testo) perdiamo oltre il 90% dell’efficacia della comunicazione efficace.
E con queste premesse,
è facile creare incomprensioni ed equivoci, aumentare la tensione e il conflitto.
Rispondere in modo professionale è più facile a dirsi che a farsi. Ecco 12 cattive abitudine che ti rendono odioso nella corrispondenza elettronica:
1. SCRIVERE IN MAIUSCOLO
Quando scrivi in maiuscolo è come se stessi URLANDO.
Le lettere maiuscole vengono interpretate come aggressive e invadenti.
L’uso delle lettere in MAIUSCOLO non renderà la tua e-mail più urgente di altre.
Per cortesia disattiva BLOC MAIUSC.
E mentre ci sei … non usare tutti quei punti esclamativi!!!!
2. Inviare mail al lavoro “urgenti” che non sono urgenti
Se abusi della modalità “urgente”,
non passerà molto tempo e nessuno presterà attenzione alle tue mail.
E quando ne invierai una davvero urgente,
nessuno presterà interesse nemmeno a quella.
3. Essere troppo amichevole o troppo formale
Essere troppo informale ti farà sembrare poco professionale.
Usa con parsimonia punti esclamativi, emoticon, testo colorato, acronimi, caratteri fantasiosi e stenografia SMS.
Allo stesso tempo, non essere “robotico”.
Una mail al lavoro di una riga senza entusiasmo o personalità assomiglia tristemente alle risposte automatiche generate da un software.
4. Inviare CC a persone non coinvolte/necessarie
La funzione CC (Copia Conoscenza o in inglese Carbon Copy) che consente alle persone di essere aggiornate sulle informazioni porta quasi sempre confusione.
La persona ricevente se non strettamente coinvolta si chiede cosa debba fare.
Deve rispondere?
Deve inoltrare le tue informazioni?
Un’email di CC contiene informazioni che la maggior parte delle persone non sarà in grado di elaborare
5. Esagerare con l’invio in CCN
La prima cosa che pensiamo tutti è “Chi altro è CCN ?'”
CCN, letteralmente Copia Carbone Nascosta (in inglese BCC, ovvero Blind Carbon Copy) trasmette sfiducia e segretezza.
Se devi inoltrare una mail, taglia e incolla il testo in una mail apposito per quella persona.
6. Abusare con “Rispondi a tutti”
Quando ricevi una mail con più persone in conoscenza, non inviare automaticamente la tua risposta a tutti!
Assicurati di premere “rispondi a tutti ” solo se la tua risposta è veramente necessaria a tutte le persone coinvolte.
Altrimenti,
rispondi solo all’interessato. Gli altri te ne saranno grati!
7. Inviare mail alle 02.00 di notte
Ci sono persone che nel cuore della notte si sentono estremamente produttive,
e cominciano a inviare i loro messaggi di posta elettronica.
Nella migliore delle ipotesi, pensano che tu sia un maniaco del lavoro e che non hai vita sociale.
Nel peggiore dei casi, pensano che tu sia ossessivo.
Se l’ispirazione ti colpisce nel cuore della notte, salva la mail in “bozza” e inviala durante l’orario di lavoro.
Altro motivo per non inviare mail notturne è che il destinatario potrebbe avere il cellulare acceso. Il segnale di ricezione potrebbe svegliarlo.
Nel mio caso non preoccupatevi.
Puoi inviarmi mail alle 02.00 oppure alle 05.30 … il mio telefono/PC è spento già dalle 20.00.
La leggerò verso le 8.00 08.30 di mattina.
Foto di 
Innovativo ed efficace,