Riunione online: 8 spunti per essere efficaci e autorevoli
Foto di Anna Shvets da Pexels
Le riunioni online sono ormai diventate parte della nostra quotidianità.
All’inizio sembravano una semplice alternativa agli incontri in presenza.
In realtà non lo sono mai state.
Una riunione online non è una riunione tradizionale trasferita su uno schermo.
È un ambiente completamente diverso.
Cambiano le distanze.
Cambiano i tempi.
Cambia il modo in cui gli altri percepiscono la tua presenza.
Ed è qui che molti professionisti perdono autorevolezza.
Non perché siano meno preparati.
Perché continuano a comunicare come se fossero seduti nella stessa stanza.
Come ho scritto nel capitolo dedicato alle riunioni del mio libro “Autorevolezza“, parlare in videoconferenza richiede competenze leggermente diverse.
La videocamera amplifica alcuni difetti e ne nasconde altri.
Può rendere piatta una persona brillante oppure dare forza a chi ha imparato a utilizzarla bene.
Ecco gli aspetti sui quali vale davvero la pena lavorare.
1. Preparati come faresti per un incontro importante
Molti entrano in una riunione online con l’idea che basti accendere il computer.
È il modo migliore per sembrare improvvisati.
Davanti alla videocamera dovrai trasmettere competenza e autorevolezza con molti meno strumenti rispetto a una riunione in presenza.
Non puoi stringere una mano.
Non puoi utilizzare pienamente il linguaggio del corpo.
La tua presenza passa quasi esclusivamente attraverso:
- voce;
- volto;
- sguardo;
- ritmo;
- capacità di coinvolgere.
La preparazione fa la differenza.
2. Registrati: scoprirai cose che non immagini
Molti evitano di rivedersi.
Capisco il motivo.
La prima registrazione può essere quasi scioccante.
Quella voce monotona.
Quegli “ehm…” continui.
Lo sguardo perso sul monitor.
Eppure è uno degli strumenti più efficaci per migliorare.
Quando rivedi una registrazione chiediti:
- parlo troppo velocemente?
- la mia voce è coinvolgente?
- gesticolo troppo o troppo poco?
- guardo davvero la videocamera?
- risulto naturale?
- l’inquadratura è equilibrata?
- ci sono problemi tecnici o rumori di fondo?
Pochi minuti di osservazione possono migliorare moltissimo la tua presenza.
3. Cura l’ambiente
Lo sfondo comunica.
La luce comunica.
Anche i piccoli dettagli comunicano.
Se hai una finestra alle spalle il tuo volto diventa scuro.
Se la luce arriva frontalmente il viso appare più naturale.
Prima di iniziare verifica:
- illuminazione;
- qualità dell’audio;
- sfondo;
- possibili interruzioni;
- notifiche e telefono.
Sono dettagli.
Ma spesso fanno la differenza tra un professionista preparato e uno improvvisato.
4. Il corpo continua a parlare
Anche se gli altri vedono solo una parte di te.
Una postura chiusa comunica chiusura.
Una postura stabile comunica sicurezza.
Durante la videoriunione:
- mantieni la schiena dritta;
- rilassa le spalle;
- lascia visibili le mani quando possibile;
- annuisci mentre ascolti;
- evita movimenti nervosi;
- guarda la videocamera quando parli.
Non serve recitare.
Serve essere intenzionali.
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5. Vestiti come se fossi davvero in ufficio
Può sembrare banale.
Non lo è.
Il modo in cui ti presenti influenza anche il modo in cui ti senti.
Vestirti con la stessa cura che avresti in presenza ti aiuta a mantenere il giusto livello di attenzione e professionalità.
E gli altri continueranno a vederti come il professionista che sei.
6. Le riunioni brevi funzionano meglio
Dopo un certo tempo lo schermo stanca.
L’attenzione cala.
L’energia diminuisce.
Quando possibile cerca di mantenere gli incontri entro i 30-45 minuti.
Vai rapidamente al punto.
Meglio una riunione breve e produttiva che una lunga e dispersiva.
7. Porta più energia di quella che credi necessaria
La videocamera tende a “spegnere” parte della tua energia.
Se in presenza sembri coinvolto, in una riunione online potresti apparire semplicemente normale.
Per questo conviene aumentare leggermente intensità e presenza.
Ad esempio:
- parla con una voce più piena;
- articola bene le parole;
- varia ritmo e intonazione;
- sorridi quando è naturale;
- usa le mani senza esagerare.
L’obiettivo non è diventare teatrale.
È evitare di sembrare spento.
Come ripeto spesso ai miei clienti, la videocamera è un critico severissimo.
Rende immediatamente visibile quando il tuo entusiasmo cala.
8. Non interrompere il flusso della conversazione
In una riunione online è più difficile capire quando qualcuno ha davvero terminato di parlare.
Per questo è utile attendere una frazione di secondo prima di intervenire.
Se sei tu a guidare l’incontro, stabilisci regole semplici fin dall’inizio.
Per esempio:
- microfoni spenti quando non si interviene;
- funzione “alza la mano”;
- tempi chiari per domande e confronti.
Se durante la riunione devi cercare un documento o prendere appunti, dichiaralo.
In presenza gli altri vedrebbero cosa stai facendo.
Online no.
Quel breve chiarimento evita che qualcuno interpreti il tuo silenzio come disinteresse.
Una riunione online efficace non dipende soltanto dalla piattaforma o dalla connessione.
Dipende soprattutto dalla consapevolezza di chi la conduce.
Molti cercano di migliorare i contenuti.
Pochi migliorano il modo in cui quei contenuti arrivano agli altri.
Ed è proprio lì che si costruisce la tua autorevolezza.
Formatore e Coach.
