Riunione online: 8 spunti per essere efficaci e autorevoli

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Foto di Anna Shvets da Pexels

Le riunioni online hanno avuto un’impennata esponenziale in concomitanza del primo lockdown.

In questa nuova dimensione la videochiamata può diventare “lo strumento” di comunicazione ma è fondamentale rendersi conto che una riunione in videoconferenza è un’esperienza completamente nuova.

Richiede di adattare la tua prospettiva, le tue abitudini e il tuo atteggiamento.

1. La riunione online richiede preparazione

La pratica rende fiduciosi. Autorevoli.

Come ho scritto nel capitolo 4 dedicato alle riunioni (in presenza e online) nel mio libro “Autorevolezza– ora nella NUOVA edizione aggiornata 2025 – , parlare in videoconferenza non è così facile come sembra.

Non sottovalutarlo. È un errore che si paga caro.

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Dovrai trasmettere competenza e autorevolezza solo attraverso un’immagine piatta su uno schermo.

Nelle riunioni virtuali, non potrai ricambiare uno sguardo, non avrai una mano da stringere, non potrai far sentire la tua “presenza”.

In effetti, non sono pochi i professionisti che, nonostante indubbia preparazione e capacità, davanti una fotocamera riescono, complice il nervosismo, a “incartarsi” da soli, apparendo impreparati e incompetenti.

Non-esperti. Finiscono con auto sabotarsi. Perdendo in efficacia.
Pagando in autorevolezza.
 

“Se la riunione online è efficace e produttiva
chi l’ha organizzata risulta autorevole”

Michele Ferrarelli

 

Registra una conversazione di prova in modo da poter verificare “come esci in video”.

La prima volta potrebbe essere scioccante. Eh, sì, quella presenza anonima con voce mono-tono e anestetizzante potrebbe essere proprio la tua!

Fai uno sforzo. Ne vale la pena.

2. È incredibile quanto puoi apprendere dalla tua immagine registrata

Ti consente di concentrarti su tutte le aree di miglioramento.

Sarai in grado di identificare e prevenire quegli errori che potrebbero compromettere la tua immagine online.
Potrai renderti conto che parli troppo piano o troppo veloce.

Notare i continui e dispersivi intercalari “effettivamente, sicuramente, decisamente, teoricamente, ehm.., ah.., hm..” che minano l’incisività della tua comunicazione.
 


 
Quando esamini le tue registrazioni video, considera anche:

  • L’utilizzo delle mani: sono in vista? Gesticoli troppo/poco?
  • Il linguaggio del corpo: è naturale? Sei diritto?
  • L’inquadratura è bilanciata? Centrata?
  • L’illuminazione è corretta? Vedi zone d’ombre sul tuo viso?
  • Hai un aspetto fiducioso e sicuro?
  • Riscontri problemi tecnici?
  • Sei nella tua abitazione? Quali imprevisti potrebbero capitare? Abiti con altri?
  • Aspetti una consegna? Potrebbe suonare il campanello?

3. Scegli attentamente l’illuminazione

Considera l’ambiente in cui effettui la videochiamata.
Se hai una finestra dietro di te, il tuo viso si oscurerà.

Girati in modo che la luce dall’esterno sia su di te.

Assicurati di avere il volto ben illuminato (la luce naturale è la migliore) con la fonte di luce dietro il computer, non dietro di te.

Controlla l’illuminazione dell’ufficio,
spegni/accendi/abbassa le luci o spostati da sotto la luce diretta.

4. Adotta una postura adeguata

Migliorare la tua postura ti aiuterà ad apparire più affidabile e carismatico durante la riunione online:
Più autorevole:

  • Mantieni le spalle rilassate e la schiena dritta.
  • Non accasciarti sulla sedia, non piegarti di lato.
  • Mentre ascolti, annuisci leggermente con la testa per esprimere la tua comprensione o il tuo accordo (anche per evitare che il tuo interlocutore presuma che lo schermo si sia bloccato).
  • Mentre parli, inclina il tuo corpo in avanti e usa gesti delle mani per aggiungere entusiasmo a ciò che stai dicendo. Non esagerare.
  • Per evitare di apparire sfocato non gesticolare o annuire troppo velocemente.
  • Non sederti troppo lontano o troppo vicino rispetto la fotocamera.
  • Assicurati di non risultare troppo piccolo o troppo grande sullo schermo. Per essere ben proporzionato, fa in modo che ci sia un po’ di “spazio” sopra la testa e che le spalle (e la parte superiore del torace) siano visibili.
  • Cerca di sollevare il laptop o la fotocamera e inclinalo verso il tuo viso, assicurandoti che la fotocamera sia appena sopra la linea dei tuoi occhi.
  • Guarda direttamente la fotocamera
  • Fai attenzione a non uscire fuori dal raggio visivo della telecamera.
  • Ricorda di sorridere e di battere le palpebre. Sembriamo tutti così inquietanti quando teniamo gli occhi aperti per troppo tempo.
  • Esercitati a guardare nella videocamera durante le videoconferenze quando parli, anche per brevi istanti. Più la usi, più ti sentirai a tuo agio.

 
More: scopri il percorso di coaching ideale per potenziare la tua leadership
 

5. Vestiti in modo professionale

Se sei abituato a presentarti in un certo modo, mantieni tali standard anche quando partecipi alle videoconferenze.

Proprio come non ti presenteresti a una riunione in azienda in tuta da ginnastica,
dovresti vestirti in modo appropriato per un meeting online.

Questa consapevolezza ti aiuterà a mantenere il tuo livello di professionalità.

I tuoi clienti, colleghi o collaboratori continueranno a vederti come il professionista che sei e, soprattutto, anche tu ricorderai consciamente che sei ancora al lavoro… solo in una modalità diversa.

6. Imposta una riunione online breve

La riunione online troppo lunga diventa velocemente stancante. Demotivante.

È importante mantenerla breve in modo che siano più efficace, senza farla diventare talmente stringate da diventare inconcludente.

Adotta un approccio “meno è meglio”.

Immagina che le persone ti dicano:
“Okay. Dimmi cosa vuoi… veloce, però!”.
Vai diritto al punto.

Anche se non è sempre possibile,
in linea generale sarebbe efficace contenere le riunioni in 30-45 minuti.

7. Alza il tuo livello di energia nella riunione online

 

La sfida più grande degli incontri virtuali è
mantenere le persone coinvolte e interessate.

Michele Ferrarelli

 

L’obbiettivo di una fotocamera può essere il più grande critico che tu abbia mai incontrato.

Risalta il tuo livello di energia basso e ti “inchioda subito” quando il tuo entusiasmo cala.

Non puoi fingere il coinvolgimento.
E senza passione, ti ritroverai scarico e poco attrattivo davanti alla fotocamera.

Solo una persona ad alta energia riesce a coinvolgere l’interesse degli interlocutori:

  • Parla più forte di quanto parli normalmente. Non è necessario gridare e non devi confondere l’essere disinvolto con l’essere volgare.
  • Pronuncia le parole in modo chiaro e conciso, a un ritmo ragionevole, sempre naturale.
  • Ricorda che online pochi secondi di silenzio potrebbero essere fraintesi come un “ritardo” di comunicazione.
  • Prenditi il tempo per rispondere ma mantieni un ritmo di conversazione medio-alto.
  • Assicurati di essere appassionato e appassionante quando parli.
  • Abbina un sorriso caloroso e datti il permesso di parlare con le mani, come faresti normalmente.
  • Abbraccia il tuo stile comunicativo, gesticolando (non troppo) con entrambe le mani mentre parli.

 
More: scopri il percorso di coaching ideale per potenziare la tua autostima sul lavoro
 

8. Non interferire con il flusso della conversazione. Non interrompere e non “andare sopra”

Se negli incontri faccia a faccia è chiaro quando l’altra persona ha finito di parlare,
negli incontri digitali potrebbe non essere sempre evidente.

Se parli troppo presto, puoi interrompere il flusso della conversazione,
facendoti sembrare agitato e ansioso.

A nessuno piace essere interrotto nel mezzo di una frase.
Inizia a parlare solo quando il tuo interlocutore ha completato la sua frase.

Se la riunione la guidi tu, come team leader, opta per i microfoni disattivati oppure per “alzata di mano” (una piccola icona a forma di mano) che segnala quando qualcuno ha una domanda,
un input o bisogno di attenzione.

Importante:

Se durante la riunione hai necessità di prendere note oppure cercare un file dichiaralo senza esitazione.

Una precisazione inutile negli incontri faccia a faccia (in quanto facilmente visibile) diventa fondamentale in una riunione virtuale in quanto il tuo interlocutore non riesce a vedere cosa tu stia realmente facendo.

Potrebbe pensare che tu sia distratto, poco interessato o affaccendato in altre pratiche.

Stiamo acquisendo sempre più esperienza e familiarità con gli incontri online ma spesso, chi gestisce una riunione non ha completa coscienza delle difficoltà.

Pochi si pongono domande su come ottimizzare e gestire al meglio una riunione online.

È a queste domande che cercherò di darti soluzioni pratiche nel mio libro “Autorevolezza – ora nella NUOVA edizione aggiornata 2025 – .

Come gestire la strisciante sensazione di incertezza che ci scende lungo la schiena – 2

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convivere con l'incertezza

Foto di Aleksandar Pasaric da Pexels

LEGGI ANCHE LA PARTE 1

6. Riduci il livello di stress

Lo strumento migliore per convivere con l’incertezza è assicurarsi di avere una vita sociale attiva e significativa.

La solitudine (non ricercata) mina fondamentalmente il senso di sicurezza di una persona. Rende molto difficile affrontare la natura imprevedibile della vita.

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Mantenersi in forma con attività fisica è uno dei modi più utili per scaricare le tensioni e lo stress quotidiano.

L’attività fisica stimola la produzione delle endorfine, migliora i movimenti, ci mantiene elastici, ci rimette in forma. …
insomma, è proprio un balsamo.

Anche la corretta dieta può giocare un fattore importante per aiutare a diminuire lo stress.

Evita cibi grassi, mangia tanta frutta e verdura, combinata con la giusta attività fisica,
ridurranno notevolmente il livello di stress.

7. Rimani positivo se vuoi convivere con l’incertezza

I pensieri positivi placano la paura.
Aiutano a focalizzare la tua attenzione.

Dovresti “selezionare” consapevolmente qualcosa di positivo a cui pensare.
Quando le cose vanno bene e il tuo umore è buono, questo è relativamente facile. Quando sei stressato e la tua mente è invasa da pensieri negativi,
potrebbe risultare più difficile.

In questi momenti, pensa alla tua giornata e identifica una cosa positiva che ti è accaduta,
non importa quanto piccola.

Il punto è trovare qualcosa di positivo per spostare la tua attenzione quando i tuoi pensieri diventano negativi a causa dello stress da incertezza.

8. Non soffermarti solo sui problemi

“Oddio …. cosa succede se?”

E così alimenti il fuoco dello stress e della preoccupazione.
La tua attenzione determina il tuo stato emotivo.

Le cose possono andare in direzioni diverse. Più tempo passi a preoccuparti,
meno tempo spendi concentrandoti sull’azione che ti calmerà e manterrà lo stress sotto controllo.

 


 

Quando ti concentri sull’azione, crei un senso di efficacia personale che produce emozioni positive e migliora le prestazioni. Le persone emotivamente intelligenti non si lasciano travolgere.

Focalizza tutta la tua attenzione e sforzo su ciò che puoi fare, nonostante l’incertezza,
per migliorare la tua situazione.

Quando sei ossessionato da un domani che non puoi controllare, sei troppo impegnato a cosa accadrà nel futuro e non riuscirai a sperimentare appieno ciò che sta accadendo in questo momento.

9. Ascolta il tuo intuito

Dovresti essere cosciente che non prenderai sempre la decisione giusta.

Convivere con l’incertezza riguarda la “pianificazione” sia del successo quanto del fallimento. È importante comprendere gli errori in modo da poter prendere decisioni migliori in futuro.

Non avere paura di ammettere che potresti sbagliarti.
Dai più spazio alle tue intuizioni.
Prenditi del tempo e dai ascolto all’intuito.

L’istinto non può essere forzato.
L’intuizione funziona meglio quando non stai premendo per trovare una soluzione.
È quella sottile capacità che ti permette, in un breve istante, di capire (per esempio) se una persona è affidabile o meno.

 
More: scopri il percorso di coaching ideale per potenziare la tua leadership
 

Nessuno può garantirti che seguendo l’intuito prenderai la giusta decisione.
Ciò nonostante, farai un passo verso il tuo equilibrio interiore.

Agirai in accordo alla tua natura, i tuoi valori, le tue emozioni.

10. Convivere con l’incertezza? Poniti domande potenzianti

La domanda giusta non è come eliminare l’incertezza,
ma piuttosto come massimizzare le opportunità.

Per le decisioni quotidiane, considera i risultati desiderati, le persone interessate, le risorse necessarie e quindi ricerca il massimo della chiarezza.

Chiediti:

  • Cosa mi manca?
  • Quali sono le opzioni?
  • Cosa voglio veramente?
  • Cosa sto cercando di realizzare?
  • Chi potrebbe aiutarmi?

Sul lavoro invece puoi chiedere al tuo team/colleghi:

  • Quali risorse potrebbero essere disponibili?
  • Come possiamo chiarire le priorità?
  • Quale procedura potrebbe essere eliminata?
  • Quale suggerimento è più rilevante per noi?
  • Quando possiamo prendere questa decisione?
  • Abbiamo più opzioni?
  • Cosa possiamo provare a breve termine (senza causare danni)?

11. Aspettati maggiore chiarezza man mano che vai avanti, non prima

Convivere con l’incertezza è come guardare in una stanza buia.
La luce si accende solo dopo essere entrati.
 


 

La strada emerge mentre avanzi, non prima.
È come camminare di notte in un vialetto illuminato da faretti che si accendono automaticamente al tuo passaggio. Non riesci a vedere in fondo ma solo a pochi metri da te.

L’azione definisce le tenebre, chiarisce la complessità.
Rispondere all’incertezza stabilisce la traiettoria,
incide sul potenziale e determina la qualità della vita.

Il futuro è incerto … i comportamenti che scegli oggi non dovrebbero esserlo.

Prendi decisioni che riflettono i tuoi valori. I valori sono punti di stabilità in tempi incerti:

  • Cosa è importante?
  • Chi scegli di essere?
  • Qual è l’esito ideale?

La capacità di gestire strategicamente l’incertezza è una delle competenze più importanti da coltivare in un mondo sempre più incerto.

Prova queste strategie e la tua capacità di gestire l’incertezza farà un enorme passo nella giusta direzione.

Le cose potrebbero non funzionare domani,
ma puoi essere orgoglioso di come hai affrontato l’incertezza,
in questo momento.

Come gestire la strisciante sensazione di incertezza che ci scende lungo la schiena – 1

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gestire l'incertezza

Foto di Aleksandar Pasaric da Pexels

“Lentamente muore chi non capovolge il tavolo, chi è infelice sul lavoro, chi non rischia la certezza per l’incertezza per inseguire un sogno, chi non si permette almeno una volta nella vita di fuggire ai consigli sensati.”
Pablo Neruda

Stiamo diventando sempre meno tolleranti all’incertezza.

Siamo sempre più stressati, ansiosi, depressi e arrabbiati.
Non amiamo l’insicurezza.

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L’incertezza può tenerti sveglio la notte,
ossessionarti nella ricerca di prevedere (e prevenire) tutto ciò che potrebbe andare storto sul lavoro.
Oppure può motivarti a vivere nel momento, “accettare e abbracciare” la vita.

L’unica costante nella vita è il cambiamento (in questo momento storico poi …)
È inutile cercare di controllare il futuro.

A volte tutto ciò che puoi fare è fidarti. Qualunque cosa accada, puoi adattarti,
e trarne il meglio.

Se vuoi gestire l’incertezza dovresti restare in equilibrio tra familiarità e ignoto,
ridurre le aspettative per il futuro,
imparare a ridurre l’intolleranza dell’incertezza.

Questa settimana (per fortuna o sfortuna – dipende dalle tue convinzioni) sembra incerta come quella appena passata. Ci vuole un cambio di approccio per scegliere come passarla.

1. Accetta che la certezza non esiste

Niente è certo.

Quando vuoi gestire l’incertezza, anche quando pensi di esserti raggomitolato ben-bene in un accogliente “rifugio” di prevedibilità, di aver creato una vita controllabile e prevedibile, puoi essere certo che si tratta solo di un’illusione.
 


 
Tutto potrebbe cambiare in un attimo.
Prima lo consapevolizzi, più facilmente affronterai la vita.

Quello che verrà domani potrebbe non essere facile,
o non soddisfarti completamente.

Meglio abbracciare la realtà dell’incertezza e godersi “il viaggio”.

Se ti concentri sulle illimitate possibilità del domani, non sulla paura,
ti sentirai molto meglio.

2. Sostituisci le aspettative con i piani

Le aspettative possono condizionare la tua vita.
Quando crei delle aspettative, ti stai preparando alla delusione.

Scontentezza, frustrazione, amarezza sono conseguenza delle aspettative non soddisfatte.

Puoi indirizzare il tuo domani,
ma difficilmente potrai controllarne il risultato esatto.

Invece di aspettarti che il futuro ti debba dare qualcosa,
concentrati su ciò che farai (nel concreto) per creare ciò che desideri.

Tutto ciò di cui hai veramente bisogno è un piano e (tanta ma tanta) flessibilità.

3. “Immergiti” volontariamente e gradualmente nell’incertezza

Quando vogliamo gestire una preoccupazione (per placare l’ansia che sentiamo) cerchiamo immediatamente le risposte.

 
More: scopri il percorso di coaching ideale per potenziare la tua leadership
 

Riguardo il tempo, il traffico, le azioni del Mercato … controlliamo i social, Google, le news, inviamo vocali, messaggi ecc.

Tutto questo evitare l’incertezza, porta a un sollievo a breve termine ma riduce la nostra capacità di “allenamento”.
ci rende sempre più sensibili (e intolleranti) all’incertezza.

Se non abbiamo risposte andiamo in panico.

La tolleranza all’incertezza è come un muscolo che si indebolisce se non utilizzato.
Quindi, quando affronti l’incertezza, resisti alla tentazione di controllare in modo eccessivo.

Appena ne hai occasione dovresti allenarti a “convivere” con il disagio dell’incertezza.
Con il tempo, la pressione dell’ansia diminuirà.

4. Per gestire l’incertezza concentrati solo su cosa puoi controllare

Le cose che non ti hanno disturbato ieri ti potrebbero darti fastidio oggi.
Non cercare di controllare gli eventi futuri o il comportamento di altre persone.

Se continui a tentare di controllare gli eventi,
potresti finire per essere deluso e demotivato.

L’incertezza è parte della vita.
La gestione dell’insicurezza rivela la tua forza interiore.
Non rimanere bloccato nelle decisioni.

Ogni scelta contiene almeno un piccolo fattore di incertezza.
È inevitabile.
 


 
Concentra la tua energia sulle cose che contano.
L’unica cosa che puoi controllare (veramente) è il processo attraverso il quale prenderai le tue decisioni.

Spesso, trascuriamo le piccole cose che possiamo fare (per rendere la nostra vita più facile),
mentre siamo ossessionati dalle grandi cose su cui non abbiamo il minimo controllo.

Non dipingere le situazioni migliori o peggiori di quello che sono nella realtà.
Analizza i fatti per quello che sono.

Muoviti sulla base di ciò che sai.

Potresti commettere errori, ma è molto meglio che rimanere fermi.
Questo è l’unico modo razionale per gestire l’ignoto.

5. Gestire l’incertezza? Inserisci l’imprevisto in agenda

Che piaccia o no … accade l’inaspettato.
E non sempre è negativo.

Spesso, le cose migliori sono quelle impreviste perché prive di aspettative.
Le strade più panoramiche e spettacolari sono le deviazioni e non volevi prendere.

Aspettati che qualcosa possa andare storto, anche se non sai cosa.
Se vuoi apprendere come gestire l’incertezza … metti “in agenda” l’inaspettato.

Organizzati la giornata e pianifica con metodo ma non farlo in modo maniacale e dettagliato!
Lascia uno spazio per l’imprevisto. C’è sempre la possibilità che l’imprevisto ti attenda dietro l’angolo.
Sempre.

La gestione dell’imprevisto può essere spiazzante.
Paralizzante.

Quando accetti l’imprevedibilità e l’incertezza non significa che sei diventato incosciente,
rassegnato o irresponsabile, ignorando tutto quello che ti circonda.

Ma se riesci ad accettare che non puoi pianificare ogni eventualità,
sarai effettivamente più equipaggiato per affrontare le sorprese della vita.

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