Archivio per mese: Novembre, 2023

STAI LEGGENDO LA PARTE 3
Diversi studi indicano che circa il 50% delle mail sono mal interpretate.

E ti credo!

In una mail le parole sono l’unica risorsa …
tenendo conto del solo testo perdiamo oltre il 90% dell’efficacia della comunicazione efficace.

È facile creare incomprensioni ed equivoci con il capo, titolare, CEO

Come ho scritto nel mio libro “Autorevolezza” quando scriviamo una mail al capo, e nella comunicazione generale, dobbiamo stare ben attenti a non usare espressioni che ci fanno apparire offensivi, incompetenti o poco corretti.

Frasi che possono essere interpretate negativamente e sabotare il rapporto professionale con il nostro manager.

Ogni ufficio ha una sua “etichetta” di posta elettronica.

Qualunque sia il tuo modo di utilizzare la posta elettronica (rispondi subito a tutti dettagliando oppure non la usi poco), ecco 5 tipologie di mail che non dovresti mai inviare al tuo manager, titolare o CEO:

1. E-mail negative o che suscitano dubbi

Non dare un motivo di dubitare di quello che stai scrivendo,
quando invii una mail al tuo capo.

Presenta i tuoi pensieri senza alcun giudizio e lascia a lui/lei la libertà di decidere.

Evita di iniziare con negazioni tipo:

• “Non so se questo funzionerà … “
• “Spero che i risultati non saranno …”
• “Mi auguro che …”,
• “Mi sembra …”
• “È probabile che …”

Così scrivendo, stai riducendo al minimo la fiducia degli altri nelle tue idee.

Queste frasi sono comuni e accettabili nella conversazione di tutti i giorni,
ma in questo caso è meglio evitarle.

• “Scusa il disturbo”
• “Era solo un’idea”
• “Spero di non aver sbagliato”

Sono frasi che (potrebbero) mettere in cattiva luce il tuo lavoro. Ti fa sembrare come se ti stessi scusando per qualsiasi domanda. Inoltre, fa emergere un senso d’inferiorità.

2. E-mail in cui il tuo capo viene inviato in CC senza motivo

Chiunque si irriterebbe ricevere una CC di cui non fa realmente parte.

Fai perdere tempo a leggere qualcosa di cui probabilmente non ha bisogno. La maggior parte delle volte, intasa solo la casella di posta.

Il tuo capo deve assolutamente essere informato?
No, benissimo. Non metterlo in copia.

Piuttosto, una volta terminata l’interazione, invia un breve riepilogo delle informazioni rilevanti emerse durante la conversazione.

Mantiene il tuo manager informato su cosa sta succedendo, senza tenerlo costantemente aggiornato sui dettagli. Qualcosa tipo: “Per tua info, il rappresentanze dell’azienda Y sarà presente in sede il giorno Z”).

Lo riempi di mail perché … vuoi assicurarti che il tuo capo sappia che stai facendo un buon lavoro e ti stai dando da fare.

Ottimo! Probabilmente, se riceve meno e-mail, ma tutte sono significative, penserà che stai facendo un lavoro migliore rispetto a qualcun altro che sente continuamente.

3. Risposte tipo: “Non posso farlo. Ho altre priorità al momento”

Questa frase ti farà apparire subito indolente rifiutando di fare qualcosa,
di non voler imparare e crescere.

Invece di spiegare la tua posizione o di chiedere aiuto per la priorità,
hai appena bloccato la comunicazione!

Molto meglio dire:
“Ho una serie di mansioni in scadenza. A tuo parere, a quali daresti la priorità?”

4. Inviare mail al capo dispersive o equivoche

Proprio come te, (anzi più di te), il tuo capo/a è occupato.
Non ha tempo da perdere.

Non scrivere e-mail al capo lunghe, dettagliate o enigmatiche,
perché il contenuto può facilmente essere interpretato in modo errato.

Utilizza meno frasi possibili e vai dritto al punto!

Scrivere mail dispersive significa che hai difficoltà a esprimerti in modo chiaro e conciso.
Stai sprecando il tuo tempo e (soprattutto) quello del tuo capo.

5. E-mail al capo? Evita messaggi che “trasudano” fretta e approssimazione

Controlla prima di inviare una mail al capo!

Qualunque cosa tu decidi di inviare via mail al tuo datore di lavoro, è sempre una buona idea,
leggere e controllare prima di inviare, soprattutto quando sei di fretta o ti senti molto emotivo.

Puoi controllare di non aver giudicato erroneamente il tono o includere qualcosa che non dovresti fare,
ma puoi verificare anche eventuali errori di ortografia o sviste stupide.

Inoltre, è fondamentale sapere quando non utilizzare la posta elettronica.
Ci sono comunicazioni in cui il tono e il linguaggio del corpo fanno la differenza.

È importante riconoscere quei momenti e preferire una chiamata o un incontro faccia-a-faccia con il tuo manager.

Incomprensioni, tensioni, aspettative poco chiare: a volte il rapporto con il capo può diventare davvero faticoso.

Scopri il percorso di coaching mirato “Gestire il rapporto difficile con il tuo capo”, che ti aiuta a ritrovare serenità e controllo.

STAI LEGGENDO LA PARTE 1

Siamo tutti occupati,
abbiamo poco tempo e tante cose-da-fare,
dobbiamo gestire le informazioni in modo sempre più rapido.

Ecco 12 spunti per scrivere email come un CEO (anche se non lo sei)

Nessuno vuole spendere 10 minuti in una conversazione su qualcosa che richiederebbe solo una frase di testo da inviare via mail.

Per lo stesso motivo, nessuno ha 10 minuti per decifrare e-mail contorte o poco chiare.
Che non vanno dritte al punto.

Oppure, al contrario, dichiarazioni concise, risposte brevissime e messaggi criptici che lasciano il destinatario in difficoltà interpretativa.

1. Conosci chiaramente lo scopo della tua mail

Ogni volta che ti siedi per scrivere una mail, fermati un istante e chiediti:

• “Perché sto inviando questa mail?”
• “Questa mail è davvero necessaria?”

Se non ti è possibile rispondere a queste domande, non inviarla.

Scrivere mail senza sapere di cosa tu abbia (realmente) bisogno significa che hai difficoltà a esprimerti in modo chiaro e conciso.

Stai sprecando il tuo tempo e (soprattutto) quello del tuo destinatario.

E paghi in autorevolezza.
Invia un messaggio di posta elettronica solo quando è assolutamente necessario.

con la nuova edizione aggiornata 2025 del mio libro “Autorevolezza” e il volume complementare “Prima volta Leader” hai due strumenti pratici per migliorare il tuo impatto, carisma e leadership.

2. Rispondi sempre e comunque

Se apri ed è troppo complicato rispondere in quel momento, scrivi qualcosa del tipo:

• “Ho ricevuto la tua e-mail. Devo approfondire la questione, e ciò potrebbe richiedere del tempo, ma ti assicuro che ci sto lavorando!

Non rimanere in “silenzio”.

Contrassegna la mail come “non letta” e appuntala nella parte superiore della posta in arrivo.

3. Utilizzare la regola “1 mail = 1 cosa”

Nelle riunioni di lavoro e negli incontri d’affari più punti ci sono all’ordine del giorno più l’incontro è definito produttivo e vantaggioso.

Per le mail non vale la stessa regola.
“Meno roba c’è”, meglio è.

Ecco perché è una buona idea praticare la regola “1 cosa”.
1 mail = 1 cosa.

Se hai bisogno di comunicare qualcosa su un’altra mansione, progetto, compito, incarico, scrivi un’altra mail.

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4. Vai dritti al punto

In ogni mail che scrivi,
dovresti utilizzare meno frasi possibili.

Nessuno ha la pazienza o il tempo per leggere un romanzo. Sii breve e diretto al punto e prova a scrivere in un formato di punti elenco anziché in paragrafi lunghi.

Con meno di 5-6 frasi puoi sembrare brusco e maleducato, con più di 6 frasi stai facendo perdere tempo.
Ovviamente, non è sempre possibile concludere una mail in 5 frasi.

Ma nella maggior parte dei casi può essere sufficiente.

Anch’io con il tempo ho acquisito dimestichezza, rapidità e vado … dritto al punto!

5. Invia meno mail e … riceverai meno mail

Poni attenzione alla crescita esponenziale dei messaggi di posta elettronica,
e all’effetto a cascata delle risposte che ogni e-mail genera.

Non essere costantemente appesantito dalla grande quantità di e-mail.

6. Come scrivere email efficaci: utilizza frasi brevi ed elenchi puntati

Rendi la tua e-mail “digeribile”.

Evita di scrivere grandi blocchi monolitici di testo,
la tua e-mail deve essere chiara e facilmente comprensibile.

Se ti trovi a scrivere più di 4-5 frasi, considera l’utilizzo di un elenco puntato.
Se è possibile “tagliare” una parola, fallo.

Come scrivere email? Non usare mai una parola “lunga” se puoi utilizzarne una corta.

Taglia ogni frase fino a essere il più breve possibile.

7. Utilizza una call-to-action

Quando invii una mail … non dare per scontato che il destinatario abbia capito cosa fare.

Fornisci istruzioni specifiche e non vaghe.

Per esempio:

• “Per favore, mi puoi inviare i file XYZ per giovedì prossimo?”.
• “Potresti scrivere ad Annalisa nelle prossime due settimane e informarla di …?”
• “Scrivi a Sergio di XYZ e fammi sapere, entro domani sera, cosa ne pensa”
• “Informa Paolo di XYZ. Fammi sapere, entro il 1° febbraio, se ha domande al riguardo”.

8. Focalizzati sempre sui clienti

Nelle tue email, dai la priorità (sopra ogni altra cosa) ai clienti e ai valori dell’azienda.

Dai centralità ai clienti con frasi tipo:

• “… e il nostro approccio dovrebbe essere quello di offrire ai nostri clienti soluzioni convincenti e non solo prodotti”
• “…. non lasciamo che i nostri limiti organizzativi ostacolino l’innovazione per i nostri clienti”.
• “Dovremmo concentrarci meno su noi stessi e più sui nostri clienti.”
• “Dobbiamo aggiungere valore per i nostri clienti, infatti pensavo …”.

9. Se la mail è importante … calma e ancora calma

Se non è possibile, salva la mail come bozza, e rileggila dopo con calma (io faccio spesso così).

Sarai sorpreso dalla chiarezza che otterrai, tornando sulla mail dopo una pausa e con “occhi nuovi”.

Quando si tratta di mail importanti non è una gara di velocità ma un esercizio di precisione.
Chiedi a te stesso:

• “La mia richiesta è chiara?”
• “Potrebbero esserci malintesi?”
• “Come la prenderei se fossi il destinatario?”

Come scrivere email da vero leader?
Elimina tutte le parole, le frasi e i paragrafi inutili o superflui.

10. Mostra la tua personalità nel tuo stile di scrittura

I messaggi di posta elettronica devono riflettere chi sei nel “mondo reale”.

Se desideri mostrare la tua personalità via e-mail, lascia che traspiri sottilmente attraverso il tuo stile di scrittura.

Non utilizzare emoticon, abbreviazioni (come LOL) o font colorati e sfondi,
che sono raramente appropriati in un contesto professionale.

E ricorda le buone maniere.
“Per favore” e “grazie” sono sempre indice di educazione e professionalità.

11. Come scrivere email efficaci? Rileggi la mail

Probabilmente ti sentirai infastidito dall’ovvietà di quest’affermazione, ma spesso scrivere email brevi può essere più difficile che scriverne una lunga.

Prima di inviare qualsiasi cosa, leggila.
Leggi la mail ad alta voce, controlla se ci sono errori di ortografia e grammatica.

Soprattutto, se devi scrivere e-mail particolarmente importante,
fatti aiutare e riguardala insieme a un collega, a un collaboratore fidato, un amico, il partner.

12. Sapere quando non utilizzare la posta elettronica

Ci sono alcune conversazioni in cui il tono e il linguaggio del corpo fanno la differenza.
È importante riconoscere quei momenti e optare per una chiamata o un incontro faccia-a-faccia.

Se desideri dire qualcosa in faccia ad una persona, non farlo per mail.

Nel caso di e-mail che richiedono una risposta più approfondita, opta per una telefonata (o videochiamata).
Se una chiamata deve durare più di 5-10 minuti, meglio incontrarsi di persona.

Sfida te stesso a pensare in modo critico ed efficiente quando si tratta di e-mail:

• Hai veramente bisogno di una telefonata di 10 minuti?
• Oppure puoi adattare i punti chiave in un paio di righe via mail?
• Questa mail è davvero necessaria?
• Oppure con una telefonata riesci a esprimere con più efficacia il tuo favore/contrarietà/dubbio?

Anche questa è autorevolezza.

CONTINUA A LEGGERE LE ALTRE PARTI DELL’ARTICOLO:

1. 12 spunti per fare email come un CEO
2. 12 errori da evitare
3. Email che non dovresti mai inviare al capo, al titolare, al CEO
4. Gestire i conflitti via email. È efficace?
5. Come rispondere a email arrabbiate