10 spunti per scrivere mail come un CEO anche se non lo sei – 1

scrivere mail

Siamo tutti occupati,
abbiamo poco tempo e tante cose-da-fare,
dobbiamo gestire le informazioni in modo sempre più rapido.

Nessuno vuole spendere 10 minuti in una conversazione su qualcosa che richiederebbe solo una frase di testo da inviare via mail.

Per lo stesso motivo,
nessuno ha 10 minuti per decifrare e-mail contorte o poco chiare.
Che non vanno dritte al punto.

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Ecco 10 accorgimenti per scrivere mail come un executive (anche se non lo sei):

1. Conoscere chiaramente lo scopo della mail

Ogni volta che ti siedi per scrivere una mail,
fermati un istante e chiediti:
“Perché sto inviando questa mail?”
“Questa mail è davvero necessaria?”

Se non ti è possibile rispondere a queste domande,
non inviarla.

Scrivere mail senza sapere di cosa tu abbia (realmente) bisogno significa che hai difficoltà a esprimerti in modo chiaro e conciso.
Stai sprecando il tuo tempo e (soprattutto) quello del tuo destinatario.
E paghi in autorevolezza.
Invia un messaggio di posta elettronica solo quando è assolutamente necessario.

2. Utilizzare la regola “1 cosa”

Nelle riunioni di lavoro e negli incontri d’affari più punti ci sono all’ordine del giorno più l’incontro è definito produttivo e vantaggioso.
Per le mail non vale la stessa regola.
“Meno roba c’è”, meglio è.

Ecco perché è una buona idea praticare la regola “1 cosa”.
1 mail = 1 cosa.

Se hai bisogno di comunicare qualcosa su un’altra mansione, progetto,
compito, incarico,
scrivi un’altra mail.

3. Andare dritti al punto

In ogni mail che scrivi,
dovresti utilizzare meno frasi possibili.
 


 
L’imprenditore e saggista Guy Kawasaki ha proposto una pratica utile che sta nel limitare il testo di una mail a 5 frasi.
Non di più.

Con meno di 5 frasi puoi sembrare brusco e maleducato,
con più di 5 frasi stai facendo perdere tempo.

Ovviamente, non è sempre possibile concludere una mail in 5 frasi.
Ma nella maggior parte dei casi può essere sufficiente.

Anch’io seguo la teoria delle 5 frasi e ti posso assicurare che (con il tempo) ho acquisito dimestichezza, rapidità e vado … dritto al punto!

4. Evita le negazioni e non suscitare dubbi nello scrivere mail

Evita di presentare le tue idee usando negazioni del tipo:
“Non so se questo funzionerà … “
“Spero che i risultati non saranno …”

oppure suscitando dubbi come “Ho ragione?”, “Mi capisci?”.

Invece di dare un motivo a chi leggerà di dubitare di quello che stai scrivendo,
presenta i tuoi pensieri senza alcun giudizio e lascia agli altri la libertà di decidere.

Anche questo vuol dire essere autorevoli.

Sarai sorpreso di quanto gli altri si fidino di te,
se tu (per primo) ti fidi di te stesso.

5. Smettere di chiedere “scusa” così tanto


 
Che tu stia convincendo un investitore a darti maggiori finanziamenti,
annunciando un cambiamento di direzione per i tuoi collaboratori,
o promuovendo i tuoi servizi a un cliente, se stai costruendo un rapporto di fiducia,
quando utilizzi
“Mi auguro che …”,
“Mi sembra …”
“È probabile che …”

stai riducendo al minimo la fiducia (degli altri) nelle tue idee.

Trasmetti insicurezza e senso d’inferiorità

Queste frasi sono comuni e accettabili nella conversazione di tutti i giorni,
ma se vuoi trasmettere autorevolezza nelle tue e-mail è meglio evitarle.
“Scusa il disturbo”
“Era solo un’idea”
“Spero di non aver sbagliato”

sono frasi che (potrebbero) mettere in cattiva luce il tuo lavoro o far emergere un senso d’inferiorità.

“Solo” sminuisce, è debole,
non autorevole e ti fa sembrare come se ti stessi scusando per qualsiasi domanda.

C’è un plug-in per Gmail, che si chiama Just Not Sorry,
che sottolinea nelle e-mail tutte quelle espressioni che possono nascondere insicurezza e minare l’autorevolezza.

Per chiarezza … la questione non è tanto “fare il duro elettronico” oppure non chiedere scusa a qualcuno (gesto rispettabile e indicativo di grande forza interiore) ma semplicemente non utilizzare continuamente parole come “Solo“, “Scusa” e”Credo” che potrebbero far perdere incisività al tuo messaggio.

leggi anche la parte 2 small ...