Come scrivere email da vero leader: 12 spunti – parte 1
Siamo tutti occupati,
abbiamo poco tempo e tante cose-da-fare,
dobbiamo gestire le informazioni in modo sempre più rapido.
Nessuno vuole spendere 10 minuti in una conversazione su qualcosa che richiederebbe solo una frase di testo da inviare via mail.
Per lo stesso motivo, nessuno ha 10 minuti per decifrare e-mail contorte o poco chiare.
Che non vanno dritte al punto.
Oppure, al contrario, dichiarazioni concise, risposte brevissime e messaggi criptici che lasciano il destinatario in difficoltà interpretativa.
Ecco come scrivere email da vero executive (anche se non lo sei):
1. Conosci chiaramente lo scopo della tua mail
Ogni volta che ti siedi per scrivere una mail, fermati un istante e chiediti:
- “Perché sto inviando questa mail?”
- “Questa mail è davvero necessaria?”
Se non ti è possibile rispondere a queste domande, non inviarla.
Scrivere mail senza sapere di cosa tu abbia (realmente) bisogno significa che hai difficoltà a esprimerti in modo chiaro e conciso.
Stai sprecando il tuo tempo e (soprattutto) quello del tuo destinatario.
E paghi in autorevolezza.
Invia un messaggio di posta elettronica solo quando è assolutamente necessario.
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2. Rispondi sempre e comunque
Se apri ed è troppo complicato rispondere in quel momento, scrivi qualcosa del tipo:
- “Ho ricevuto la tua e-mail. Devo approfondire la questione, e ciò potrebbe richiedere del tempo, ma ti assicuro che ci sto lavorando!
Non rimanere in “silenzio”.
Contrassegna la mail come “non letta” e appuntala nella parte superiore della posta in arrivo.
3. Utilizzare la regola “1 mail = 1 cosa”
Nelle riunioni di lavoro e negli incontri d’affari più punti ci sono all’ordine del giorno più l’incontro è definito produttivo e vantaggioso.
Per le mail non vale la stessa regola.
“Meno roba c’è”, meglio è.
Ecco perché è una buona idea praticare la regola “1 cosa”.
1 mail = 1 cosa.
Se hai bisogno di comunicare qualcosa su un’altra mansione, progetto, compito, incarico, scrivi un’altra mail.
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4. Vai dritti al punto
In ogni mail che scrivi,
dovresti utilizzare meno frasi possibili.
Nessuno ha la pazienza o il tempo per leggere un romanzo. Sii breve e diretto al punto e prova a scrivere in un formato di punti elenco anziché in paragrafi lunghi.
Con meno di 5-6 frasi puoi sembrare brusco e maleducato, con più di 6 frasi stai facendo perdere tempo.
Ovviamente, non è sempre possibile concludere una mail in 5 frasi.
Ma nella maggior parte dei casi può essere sufficiente.
Anch’io con il tempo ho acquisito dimestichezza, rapidità e vado … dritto al punto!
5. Invia meno mail e … riceverai meno mail
Poni attenzione alla crescita esponenziale dei messaggi di posta elettronica,
e all’effetto a cascata delle risposte che ogni e-mail genera.
Non essere costantemente appesantito dalla grande quantità di e-mail.
6. Come scrivere email efficaci: utilizza frasi brevi ed elenchi puntati
Rendi la tua e-mail “digeribile”.
Evita di scrivere grandi blocchi monolitici di testo,
la tua e-mail deve essere chiara e facilmente comprensibile.
Se ti trovi a scrivere più di 4-5 frasi, considera l’utilizzo di un elenco puntato.
Se è possibile “tagliare” una parola, fallo.
Come scrivere email? Non usare mai una parola “lunga” se puoi utilizzarne una corta.
Taglia ogni frase fino a essere il più breve possibile.
7. Utilizza una call-to-action
Quando invii una mail … non dare per scontato che il destinatario abbia capito cosa fare.
Fornisci istruzioni specifiche e non vaghe.
Per esempio:
- “Per favore, mi puoi inviare i file XYZ per giovedì prossimo?”.
- “Potresti scrivere ad Annalisa nelle prossime due settimane e informarla di …?”
- “Scrivi a Sergio di XYZ e fammi sapere, entro domani sera, cosa ne pensa”
- “Informa Paolo di XYZ. Fammi sapere, entro il 1° febbraio, se ha domande al riguardo”.
8. Focalizzati sempre sui clienti
Nelle tue email, dai la priorità (sopra ogni altra cosa) ai clienti e ai valori dell’azienda.
Dai centralità ai clienti con frasi tipo:
- “… e il nostro approccio dovrebbe essere quello di offrire ai nostri clienti soluzioni convincenti e non solo prodotti”
- “…. non lasciamo che i nostri limiti organizzativi ostacolino l’innovazione per i nostri clienti”.
- “Dovremmo concentrarci meno su noi stessi e più sui nostri clienti.”
- “Dobbiamo aggiungere valore per i nostri clienti, infatti pensavo …”.
9. Se la mail è importante … calma e ancora calma
Se non è possibile, salva la mail come bozza, e rileggila dopo con calma (io faccio spesso così).
Sarai sorpreso dalla chiarezza che otterrai, tornando sulla mail dopo una pausa e con “occhi nuovi”.
Quando si tratta di mail importanti non è una gara di velocità ma un esercizio di precisione.
Chiedi a te stesso:
- “La mia richiesta è chiara?”
- “Potrebbero esserci malintesi?”
- “Come la prenderei se fossi il destinatario?”
Come scrivere email da vero leader?
Elimina tutte le parole, le frasi e i paragrafi inutili o superflui.
10. Mostra la tua personalità nel tuo stile di scrittura
I messaggi di posta elettronica devono riflettere chi sei nel “mondo reale”.
Se desideri mostrare la tua personalità via e-mail, lascia che traspiri sottilmente attraverso il tuo stile di scrittura.
Non utilizzare emoticon, abbreviazioni (come LOL) o font colorati e sfondi,
che sono raramente appropriati in un contesto professionale.
E ricorda le buone maniere.
“Per favore” e “grazie” sono sempre indice di educazione e professionalità.
11. Come scrivere email efficaci? Rileggi la mail
Probabilmente ti sentirai infastidito dall’ovvietà di quest’affermazione, ma spesso scrivere email brevi può essere più difficile che scriverne una lunga.
Prima di inviare qualsiasi cosa, leggila.
Leggi la mail ad alta voce, controlla se ci sono errori di ortografia e grammatica.
Soprattutto, se devi scrivere e-mail particolarmente importante,
fatti aiutare e riguardala insieme a un collega, a un collaboratore fidato, un amico, il partner.
12. Sapere quando non utilizzare la posta elettronica
Ci sono alcune conversazioni in cui il tono e il linguaggio del corpo fanno la differenza.
È importante riconoscere quei momenti e optare per una chiamata o un incontro faccia-a-faccia.
Se desideri dire qualcosa in faccia ad una persona, non farlo per mail.
Nel caso di e-mail che richiedono una risposta più approfondita, opta per una telefonata (o videochiamata).
Se una chiamata deve durare più di 5-10 minuti, meglio incontrarsi di persona.
Sfida te stesso a pensare in modo critico ed efficiente quando si tratta di e-mail:
- Hai veramente bisogno di una telefonata di 10 minuti?
- Oppure puoi adattare i punti chiave in un paio di righe via mail?
- Questa mail è davvero necessaria?
- Oppure con una telefonata riesci a esprimere con più efficacia il tuo favore/contrarietà/dubbio?
Anche questa è autorevolezza.
Formatore e Coach.
