10 spunti per scrivere mail come un CEO, anche se non lo sei

Siamo tutti occupati.

Poco tempo.
Tante cose da fare.
Informazioni da gestire sempre più in fretta.

Nessuno vuole perdere 10 minuti in una conversazione
su qualcosa che richiederebbe una semplice mail.

Allo stesso modo, nessuno ha voglia di decifrare messaggi contorti, lunghi o poco chiari.
Che non vanno dritti al punto.

Ecco 10 accorgimenti per scrivere mail come un executive
(anche se non lo sei):

1. Chiarisci prima di tutto lo scopo della mail

Ogni volta che ti siedi per scrivere mail, fermati un istante.

Chiediti:

“Perché sto inviando questa mail?”
“È davvero necessaria?”

Se non riesci a rispondere con chiarezza, non inviarla.

Scrivere senza sapere cosa vuoi davvero ottenere
significa che non hai ancora fatto ordine nel pensiero.

E se non sei chiaro tu,
non lo sarà neppure il tuo destinatario.

Il risultato?

Tempo sprecato.
Autorevolezza che si abbassa.
E una mail in più che forse non serviva.

2. Usa la regola: una mail = una cosa

Nelle riunioni, avere più punti all’ordine del giorno può essere utile.

Nelle mail, no.

Meno roba c’è, meglio è.

Una mail dovrebbe contenere una richiesta, un tema, un obiettivo.

Se devi parlare di un altro progetto, di un altro compito o di un’altra decisione,
scrivi un’altra mail.

Questo aiuta chi legge.
Ma aiuta anche te a essere più ordinato.

3. Vai dritto al punto

In una mail dovresti usare meno frasi possibile.

L’imprenditore e saggista Guy Kawasaki propone una regola interessante:

limitare il testo a 5 frasi.

Non sempre è possibile, certo.

Ma molto spesso sì.

Con meno di 5 frasi rischi di sembrare brusco.
Con molte di più, spesso fai perdere tempo.

Anch’io seguo questa logica.
E ti assicuro che, con un po’ di allenamento, diventa naturale.

Scrivi meglio.
Più in fretta.
E con più impatto.

4. Evita negazioni e frasi che seminano dubbi

Frasi come:

“Non so se questo funzionerà…”
“Spero che i risultati non siano…”
“Ho ragione?”
“Mi capisci?”

indeboliscono il messaggio.

Invece di presentare i tuoi pensieri con chiarezza,
stai già insinuando un dubbio.

E se dubiti tu,
perché dovrebbe fidarsi l’altro?

Essere autorevoli vuol dire anche questo:
esporre un’idea senza sminuirla prima ancora di averla detta.

5. Smettila di chiedere scusa così tanto

“Mi auguro che…”
“Mi sembra…”
“È probabile che…”
“Scusa il disturbo”
“Era solo un’idea”
“Spero di non aver sbagliato”

Sono frasi comuni.
Normali nel parlato quotidiano.

Ma nelle mail, se usate troppo spesso,
trasmettono insicurezza.

Fanno sembrare il tuo messaggio più debole.
Meno deciso.
Meno credibile.

Anche la parola “solo” tende a ridimensionarti.

“Volevo solo chiedere…”
“Era solo un’idea…”

No.
Non è “solo”.

Per chiarezza: non si tratta di fare il duro.
E nemmeno di smettere di chiedere scusa quando serve davvero.

Il punto è non usare continuamente parole come “scusa”, “solo”, “credo”
quando finiscono per togliere forza a ciò che stai dicendo.

6. Usa frasi brevi, paragrafi brevi ed elenchi puntati

Una mail deve essere digeribile.

Evita i blocchi monolitici di testo.
Affaticano chi legge.
E spesso vengono saltati.

Se ti accorgi che stai andando oltre 4 o 5 frasi consecutive,
valuta di spezzare.

Meglio ancora se puoi usare un elenco puntato.

Taglia ciò che puoi tagliare.
Se una parola lunga può essere sostituita da una corta, fallo.

Più la tua frase è pulita,
più il messaggio arriva.

7. Inserisci sempre una call to action chiara

Non dare mai per scontato che il destinatario abbia capito cosa deve fare.

Scrivilo tu.
In modo semplice.
Senza vaghezze.

Per esempio:

• “Mi puoi inviare i file XYZ entro giovedì?”
• “Potresti scrivere ad Annalisa entro due settimane e aggiornarla su…?”
• “Scrivi a Sergio e fammi sapere entro domani sera cosa ne pensa.”
• “Informa Paolo e dimmi entro il 1° febbraio se ha domande.”

Chi legge deve capire subito:

• cosa vuoi,
• da chi,
• entro quando.

8. Rileggi. Sempre. E con calma

Può sembrare un’ovvietà.

Non lo è affatto!

Spesso scrivere una mail breve è più difficile che scriverne una lunga.

Prima di inviare qualsiasi cosa, leggila.
Meglio ancora: leggila ad alta voce.

Controlla ortografia,
grammatica,
tono,
chiarezza.

Se la mail è importante,
falla rileggere a una persona fidata.

Un collega.
Un collaboratore.
Un amico.
Il partner.

Quando si tratta di mail delicate, non è una gara di velocità.
È un esercizio di precisione.

Se puoi, salvala in bozza e rileggila più tardi.

Io lo faccio spesso.
E quasi sempre, tornando sul testo con occhi-nuovi,
vedo subito cosa togliere, cosa correggere, cosa chiarire.

Chiediti:

• “La mia richiesta è chiara?”
• “Ci possono essere malintesi?”
• “Come la prenderei, se fossi io a riceverla?”

Essere ascoltati non dipende solo da cosa dici, ma da come lo dici.

Scopri il percorso di coaching mirato “Voce, attitudine, presenza: comunica autorevolezza da Executive” e rafforza la tua leadership comunicativa.

9. Fai trasparire la tua personalità

Le email dovrebbero riflettere chi-sei nel mondo reale.

Non in modo eccessivo.
Non in modo teatrale.
Ma sì, un po’ di te deve sentirsi!

Evita emoticon, abbreviazioni tipo LOL, font colorati o sfondi creativi.
In ambito professionale, raramente aiutano.

Ma non diventare neppure robotico.

“Per favore” e “grazie” restano segni semplici di educazione e professionalità.

10. Sappi quando non usare la mail

Ci sono conversazioni in cui il tono e il linguaggio del corpo fanno tutta la differenza.

In quei casi, la mail non basta.
Anzi, rischia di peggiorare le cose.

Se non diresti una cosa in faccia a una persona,
non scriverla in una mail.

Se la questione richiede un confronto più profondo,
meglio una telefonata.

Se la telefonata rischia di durare più di 5 o 10 minuti,
forse è meglio incontrarsi.

La vera autorevolezza sta anche qui:
sapere qual è il mezzo giusto.

Hai bisogno di una telefonata?
Oppure bastano due righe ben scritte?

Serve davvero scrivere mail?
Oppure una chiamata può chiarire meglio favore, dubbio o contrarietà?

Anche questa è autorevolezza.

A questo proposito,
scopri il mio libro che si intitola proprio “Autorevolezza“.