10 spunti per scrivere email come un CEO anche se non lo sei – 2

scrivere email

leggi anche la parte 1 small ...

6. È importante nello scrivere email utilizzare frasi e paragrafi brevi ed elenchi puntati

Rendi la tua e-mail “digeribile”.
Evita di scrivere grandi blocchi monolitici di testo,
se desideri che la tua e-mail sia chiara e facilmente comprensibile.

Se ti trovi a scrivere più di 4-5 frasi,
considera l’utilizzo di un elenco puntato.

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Se è possibile “tagliare” una parola,
fallo.

Non usare mai una parola “lunga” se puoi utilizzarne una corta.
Taglia ogni frase fino a essere il più breve possibile.

7. Utilizza una call-to-action

Quando invii una mail …
non dare per scontato che il destinatario abbia capito cosa fare.
Fornisci istruzioni specifiche e non vaghe.

Per esempio:
“Per favore, mi puoi inviare i file XYZ per giovedì prossimo?”
“Potresti scrivere ad Annalisa nelle prossime due settimane e informarla di …?”
“Scrivi a Sergio di XYZ e fammi sapere, entro domani sera, cosa ne pensa”
“Informa Paolo di XYZ . Fammi sapere, entro il 1° febbraio, se ha domande al riguardo”.

8. Rileggere la mail

Probabilmente ti sentirai infastidito dall’ovvietà di quest’affermazione,
ma spesso scrivere email brevi può essere un lavoro più difficile che scriverne una lunga.
E sapessi quanti non lo fanno!
 


 

Prima di inviare qualsiasi cosa,
leggila.
Leggi la mail ad alta voce, controlla se ci sono errori di ortografia e grammatica.

Soprattutto
se devi scrivere email particolarmente importante,
fatti aiutare e rileggila insieme a un collega, a un collaboratore fidato, un amico, il partner.

Calma, calma e ancora calma

Se non è possibile,
salva la mail come bozza, e rileggila dopo con calma (io faccio spesso così).

Sarai sorpreso dalla chiarezza che otterrai,
tornando sulla mail dopo una pausa e con “occhi nuovi”.

Quando si tratta di mail importanti non è una gara di velocità
ma un esercizio di precisione.

Chiedi a te stesso:
“La mia richiesta è chiara?”
“Potrebbero esserci malintesi?”
“Come la prenderei se fossi il destinatario?”

 


 

Elimina tutte le parole, le frasi e i paragrafi inutili o superflui.

9. Mostra la tua personalità nel tuo stile di scrittura

I messaggi di posta elettronica devono riflettere chi sei nel “mondo reale”.

Se desideri mostrare la tua personalità via e-mail,
lascia che traspiri sottilmente attraverso il tuo stile di scrittura.

Non utilizzare emoticon,
abbreviazioni (come LOL) o font colorati e sfondi,
che sono raramente appropriati in un contesto professionale.

E ricorda le buone maniere.
“Per favore” e “grazie” sono sempre indice di educazione e professionalità.

10. Sapere quando non utilizzare la posta elettronica

Ci sono alcune conversazioni in cui il tono e il linguaggio del corpo fanno la differenza.
È importante riconoscere quei momenti e optare per una chiamata o un incontro faccia-a-faccia.

Se non desideri dire qualcosa in faccia ad una persona,
non dirlo in una mail.

Anche questa è autorevolezza.

Sali la scala della comunicazione il più lentamente possibile.
Nel caso di e-mail che richiedono una risposta più approfondita, opta per una telefonata.
Se una chiamata deve durare più di 5-10 minuti,
meglio incontrarsi di persona.

Sfida te stesso a pensare in modo critico ed efficiente quando si tratta di e-mail.
Hai veramente bisogno di una telefonata di 10 minuti?
Oppure puoi adattare i punti chiave in un paio di righe via mail?
Questa mail è davvero necessaria?
Oppure con una telefonata riesci a esprimere con più efficacia il tuo favore/contrarietà/dubbio?

Anche questa è autorevolezza.