Ansia da riunione? Cosa fare quando non hai niente di produttivo da dire

Foto di shanon

Un’altra riunione sta per iniziare.

E tu cominci già a chiederti:

“Che cosa dirò?”

“Avrò qualcosa di intelligente da aggiungere?”

“E se gli altri parlano e io rimango zitto?”

Per alcune persone le riunioni sono un ambiente naturale.

Intervengono facilmente, prendono la parola, commentano, fanno domande.

Per altre sono molto più faticose.

Soprattutto quando si parte dall’idea che per essere considerati preparati bisogna necessariamente dire qualcosa di brillante.

Ma partecipare bene a una riunione non significa parlare molto.

E nemmeno avere sempre l’intuizione che lascia tutti a bocca aperta.

Aggiungere valore a una riunione non significa necessariamente aggiungere parole.

Ansia da riunione: devo proprio avere qualcosa da dire?

Una delle sensazioni più scomode è sedersi attorno a un tavolo pensando di non avere nulla di interessante da aggiungere.

Gli altri intervengono.
Qualcuno sembra particolarmente sicuro.
Un altro domina la conversazione.

E tu aspetti il tuo momento mentre, invece di seguire quello che viene detto, inizi a pensare a quello che dovresti dire.

È proprio qui che l’ansia da riunione può giocarti un brutto scherzo.

Smetti di ascoltare la riunione e cominci ad ascoltare te stesso.

“Devo intervenire.”

“Sono troppo silenzioso.”

“Tra poco penseranno che non ho niente da dire.”

Il risultato?

Rischi di parlare soltanto perché senti di doverlo fare.

Ci sono alternative molto più utili.

1. Preparati prima della riunione

Se hai un ordine del giorno, leggilo.

Sembra scontato, ma è il modo più semplice per arrivare con qualche punto di riferimento.

Chiediti:

• quali argomenti mi riguardano direttamente?
• su quali posso portare un’informazione utile?
• c’è qualcosa che non mi è chiaro?
• quale domanda potrebbe essere importante fare?

Non devi preparare un discorso.

Ti bastano due o tre punti.

La preparazione non serve ad avere qualcosa da recitare. Serve a non arrivare completamente in balia del momento.

Evita quindi di imparare un intervento a memoria.

Se la discussione prende una direzione diversa, rischieresti soltanto di diventare ancora più rigido.

2. Ricordati che il focus non è sulla tua performance

Quando sei in ansia da riunione, hai facilmente la sensazione che tutti stiano osservando proprio te.

Quanto parli.
Come parli.
Se sembri sicuro.

Se hai detto qualcosa di abbastanza intelligente.

In realtà, durante una riunione le persone sono concentrate soprattutto sul contenuto, sui propri interessi e, spesso, anche sulla propria performance.

Questo non significa che nessuno ti osservi.

Significa semplicemente che probabilmente non sei sotto esame quanto immagini.

E soprattutto non è necessario produrre un’idea eccezionale ogni volta che prendi la parola.

Un intervento breve, pertinente e chiaro può essere molto più utile di un lungo discorso fatto soltanto per farsi notare.

In riunione non devi dimostrare continuamente quanto vali.
Devi contribuire quando hai qualcosa che può essere utile.

3. Fai una buona domanda

Non hai una soluzione da proporre?
Puoi avere una buona domanda.

E una buona domanda può spostare la discussione molto più di un’opinione aggiunta tanto per parlare.

Per esempio:

“Qual è la priorità tra queste due alternative?”

“Su quali dati stiamo basando questa decisione?”

“Che cosa succede se questa ipotesi non si verifica?”

Oppure semplicemente:

“Questo passaggio non mi è chiaro. Possiamo tornarci un momento?”

Fare una domanda non significa dimostrare di non sapere.

Può significare che stai cercando di capire prima di arrivare a una conclusione.

4. Chiedi le informazioni che mancano

A volte non hai niente da dire perché, molto semplicemente, non hai ancora abbastanza elementi.

Non inventare un’opinione.
Chiedi ciò che ti serve.

“Abbiamo già i risultati dell’ultimo trimestre?”

“Sappiamo che cosa ne pensa il cliente?”

“Qual è il vincolo principale su questo progetto?”

In questo modo non stai riempiendo uno spazio vuoto.

Stai aiutando il gruppo a capire se possiede davvero le informazioni necessarie per decidere.

E quando qualcuno risponde, ascoltalo.

Non utilizzare la domanda soltanto come trampolino per poter finalmente parlare tu.

La riunione non è una gara a chi occupa più spazio.

5. Se non hai qualcosa di significativo da aggiungere, puoi anche tacere

Hai ascoltato.
Hai capito.

Non hai domande.
Non hai un’informazione nuova.
Non sei in disaccordo.

Non devi necessariamente trovare qualcosa da dire.

Il silenzio non è automaticamente mancanza di partecipazione.

Può essere semplicemente il segnale che non hai bisogno di aggiungere rumore a una discussione che sta già funzionando.

Se ti accorgi che vuoi intervenire soltanto per paura di sembrare poco preparato, fermati un momento.

Chiediti:

“Quello che sto per dire aiuta davvero la discussione?”

Se la risposta è no, puoi tranquillamente lasciare spazio agli altri.

È lo stesso principio che trovi anche in “15 momenti in cui tacere è molto meglio che parlare”.

Non parlare può essere una scelta comunicativa.
Essere paralizzati dalla paura, invece, è un’altra cosa.

Ansia da riunione? Parlare di più non significa comunicare meglio

Quando siamo insicuri, possiamo cadere anche nell’errore opposto.

Cerchiamo di sembrare più autorevoli utilizzando parole complesse, premesse infinite, formule elaborate.

E il nostro intervento diventa meno chiaro.

Molto meglio una frase semplice:

• “Non sono d’accordo per questo motivo.”
• “Mi manca un’informazione.”
• “Su questo punto non ho ancora un’opinione.”
• “Credo che dovremmo tornare all’obiettivo iniziale.”

La chiarezza comunica molta più sicurezza della complicazione.

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Non devi lasciare il segno a ogni riunione

Non tutte le riunioni richiedono il tuo intervento.

In alcune avrai molto da portare.
In altre ascolterai più di quanto parlerai.
In altre ancora farai una sola domanda, ma sarà quella giusta.

Il problema nasce quando trasformi ogni incontro in una verifica del tuo valore professionale.

A quel punto non stai più seguendo la riunione.

Stai controllando continuamente te stesso.

Prova invece a spostare la domanda.

Ma:

“Che cosa serve, in questo momento, alla discussione?”

Potrebbe servire una tua idea.

Una domanda.
Un chiarimento.

Oppure niente.

Essere presenti in una riunione non significa sentirsi obbligati a parlare. Significa capire quando il proprio intervento può essere davvero utile.

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