Colloquio individuale con un collaboratore: 20 regole di base (spesso poco applicate) – parte 1

colloquio individuale

Foto di cottonbro da Pexels

Le accortezze di un buon colloquio individuale con un collaboratore sono semplici e facilmente applicabili (si pensa che basta essere educati, parlare in modo chiaro … e il gioco è fatto!).

Proprio per il fatto di essere così semplici, spesso diventano banali e scontate.
Sono eseguite con superficialità e leggerezza.

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Un semplice esempio potrebbe essere il …
sorriso di circostanza (quell’increspare leggermente le labbra per accennare un sorriso) che accoglie le persone in alcuni incontri individuali che non toglie quel retrogusto di disagio e di non-riconoscimento che proviamo.

Siamo molto lontani da “Oh! Ma che piacere averti qui!”

oppure …
come spiegare quel senso di superiorità e altezzosità che ci accoglie in qualche colloquio individuale?
Possiamo bollare la persona di scortesia o scarsa professionalità?

Magari no.
Eppure, ci rimane la gelida sensazione di essere accolti con sufficienza, fretta, indifferenza o risentimento (sembra che stiamo disturbando).

Tutte esagerazioni? Paranoie?
Persone troppo suscettibili? Sensibili?

Non direi. Come ho spiegato nel mio libro “Autorevolezza – strategie e tecniche per diventare il riferimento carismatico dei tuoi collaboratori e colleghi” le persone oggi ricercano le soddisfazioni emotive (anche chi si definisce una persona molto razionale).

Le soddisfazioni emotive (riconoscimento, disponibilità, apprezzamento, empatia, ascolto, ecc.)
sono quelle più gratificanti ma anche quelle più sensibili e “pericolose”,
quando non sono soddisfatte.

Distinguiamo professionalità e comportamento.

Ecco 20 regole di base di un colloquio individuale con un collaboratore che sono ancora poco/male applicate.

Forse è solo un “ripasso” che non aggiunge niente a quello che sai già. Magari ti “risveglia di colpo” e ti permette di esprimere il tuo pieno potenziale nell’incontro che avrai tra qualche ora.

Prendi questo post semplicemente come una check list per il tuo incontro individuale. Per approfondire troverai anche i vari post di collegamento.
Buona lettura!

 
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1. Ricorda la “potenza” della prima impressione

Se è la prima volta che incontri la persona (poco importa sia il nuovo collaboratore, il nuovo cliente/fornitore oppure un colloquio di lavoro) ricorda che sono sufficienti pochi secondi perché il tuo interlocutore si faccia un’impressione di te.

E una volta che avrà deciso “come sei”,
avrai difficoltà a rovesciare quella percezione.

Se hai intenzione di potenziare i tuoi colloqui individuali, concentrati sui primi secondi.

Dobbiamo dare grande importanza ai primi istanti di contatto, anche i piccoli dettagli diventano importanti e niente deve essere lasciato al caso.

Se vuoi approfondire l’argomento leggi il post.

2. Attenzione al look

È un’altra componente importante della prima impressione.

Sono certo che vuoi essere notato per la tua intelligenza, le tue capacità e il tuo talento di leader, non certo per il tuo vestito di una taglia più grande, i calzini bianchi da ginnastica, la cravatta che arriva sotto la cintura, le scarpe consumate o la scarsa igiene personale.

Non devi necessariamente vestirti per impressionare gli altri (potrebbe non essere appropriato al contesto).

In caso di dubbio, scegli la moderazione: meglio essere sobrio ma non ingessato, elegante ma non freddo.
essere vestito “troppo” che “poco”.

Se vuoi approfondire l’argomento leggi il post.

3. Nel colloquio individuale la puntualità è un must

Niente ti farà sembrare poco professionale come il ritardo, anche se sei il capo,
proprio perché sei il capo.

Scusati prontamente se, per qualche motivo, lo sarai.

 
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4. La cortesia è d’obbligo

È fondamentale essere educati con tutte le persone, dall’addetto alla reception, all’assistente del tuo l’amministratore delegato, potenziale cliente e/o chiunque altro con cui interagisci.

Molti rapporti sono naufragati -ancora prima di iniziare- perché qualcuno si è mostrato sprezzante nei confronti dell’altro, che considerava “sotto”.

Ricorda che se vuoi dimostrare a tutti i costi di essere “sopra”, vuol dire che sei ancora “sotto”.

5. Prepara la location

Se stai, per la prima volta, organizzando un qualsiasi tipo di colloquio individuale (collaboratore, cliente ecc.),
chiedi in anticipo l’accesso alla stanza in modo da poterti preparare.

Prendere queste precauzioni allevierà lo stress (così sembrerai più sicuro) e ti aiuterà a evitare problemi imbarazzanti.

Vai all’incontro concentrato e impegnato.
Non programmare, se possibile, più di un colloquio individuale di seguito.
Prenditi una pausa.

6. Alzati in piedi (quando l’interlocutore entra)

Assicurati di alzarti in piedi quando la persona entra nella stanza.

Non solo sembrerai più sicuro e accogliente, ma anche la tua voce suonerà più ferma e sicura.

In piedi i tuoi polmoni possono espandersi liberamente. Hai bisogno di respirare bene per “suonare” più sicuro di te.

Se vuoi approfondire l’argomento leggi il post.

 


 

7. Mantieni il contatto visivo

Reggere il contatto visivo mostra equilibrio e forza. Leadership.

Quando stabilisci un contatto visivo si deduce che quello che hai da dire è importante.
E lo è anche la persona che hai davanti.

Quando guardi le persone negli occhi, stai creando un rapporto.
Riconoscendo la sua presenza, stai mostrando interesse e rispetto.

Detto questo, ricorda che fissare troppo la persona può sembrare inquietante.

Se vuoi approfondire l’argomento leggi il post.

8. Annuisci e sorridi durante il colloquio individuale con il collaboratore

Reagire (senza esagerare) ai commenti del tuo interlocutore lo farà sentire gratificato.

Per esempio, quando coglie il punto, annuisci con la testa per mostrare il tuo accordo.
Quando fa una battuta, ridi. Se ti fa un complimento, sorridi.
Quando discutete di problemi, cattive notizie, aggrotta la fronte.

Sembra semplice, ma a volte quando siamo stressati adottiamo una faccia da poker.
Un atteggiamento che può sembrare freddo o ostile.

9. Inizia con “leggerezza”

Anche se sei lì per parlare di lavoro, assicurati di avere qualche minuto di conversazione leggera, prima di tuffarti nel “nocciolo” della questione.

Parlare di cose extra-lavorative crea un rapporto e ti dà la possibilità di farti conoscere come persona.

Prima del colloquio individuale con un collaboratore,
cerca punti in comune o aspetti interessanti che puoi sollevare.

 
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10. Prendi appunti

Il tuo collaboratore sarà sempre lusingato se prenderai appunti durante il colloquio individuale.

Penserà che la sua opinione sia importante,
altrimenti non ti preoccuperesti di scriverla.

Prendere appunti ti aiuta anche a conservare le tue percezioni su come è andata la conversazione e su cosa ha detto il tuo collaboratore.

CONTINUA A LEGGERE > la parte 2.