12 cattive abitudine nell’utilizzo di mail che ti rendono odioso e fastidioso – 2

mail aggressive

Foto di Ryan McGuire da Pixabay

8. Usare un oggetto vago o non includerlo del tutto

Una mail è molto efficace quando è chiara e concisa.
Dare al destinatario un indizio del contenuto, può incoraggiare la lettura e portare a rispondere più rapidamente.

Se non includi l’oggetto, può essere irritante per il destinatario aprire l’e-mail per capire di cosa si tratta.

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Prova a fornire nella frase dell’oggetto più dettagli possibili.

Quando riceve l’e-mail,
il destinatario dovrebbe capire di cosa tratta, semplicemente leggendo l’oggetto.

Non giocare agli indovinelli, sii esplicito e conciso.

9. Inviare mail aggressive

Le persone ricordano sempre una mail aggressive.

Rispondere con astio e animosità,
non è quasi mai il modo appropriato o più efficace per risolvere la questione.

Fino a quando abbiamo a che fare con le persone (e per fortuna è così), saremo sempre esposti al rischio di essere delusi, frustrati e di reagire con rancore … succede a casa, al lavoro e in innumerevoli altre situazioni.

Dobbiamo sapere incanalare queste emozioni in modo produttivo.

Piuttosto,
scrivi l’e-mail che desideri inviare (con tutta l’arrabbiatura e il veleno che senti di voler sputare fuori).
Salva le mail aggressive nella cartella “bozze” per 48 ore.

Rivedile apportando i tagli necessari.
Vedrai… la calma fa miracoli!
 


 

10. Inviare una mail.. e poi subito un’altra.. un’altra ancora

A volte la fretta e lo stress, ti fa scrivere una mail molto velocemente rischiando così di saltare/dimenticare qualche dettaglio o informazione necessaria.

Sarai costretto a inviare altre mail con ulteriori informazioni inerenti alla prima,
creando un pastrocchio organizzativo.

Un collage informativo che rischia di fare disperdere un pezzo importante del messaggio!

11. Andare “lunghi”

La maggior parte delle persone leggono le mail in pochi secondi.

I blocchi di testo di grandi dimensioni sono difficili da leggere, quindi è meglio suddividerle in brevi paragrafi. Grazie agli elenchi numerati sono ancora più facili da digerire.

Puoi anche usare il grassetto o il corsivo per evidenziare parti importanti del tuo messaggio,
ma dovresti farlo con parsimonia.

La brevità e la chiarezza sono essenziali, quanto la grammatica e l’ortografia.
Proprio come l’oggetto, anche il corpo della mail dovrebbe essere molto esplicito e conciso.
Vai dritto al punto. Non essere prolisse. La maggior parte delle persone non legge tutto.
 


 

Facilita il lavoro.
Descrivi in modo sintetico quali azioni dovrebbero essere prese.
Così facendo fai risparmiare a tutti del tempo. Te ne saranno grati!

12. Evita errori di battitura, punteggiatura fastidiosa, colore o caratteri non professionali, indirizzo mail ridicolo

Inviato da My Sansung“, non è una scusa per inviare e-mail poco professionali.

Qualche errore è accettabile,
ma se la mail è importante è fondamentale rileggerla e controllarla prima di inviarla.

Usa con parsimonia i punti esclamativi, possono farti apparire troppo emotivo o immaturo.

Utilizza caratteri, colori e dimensioni classici.

In genere,
è meglio utilizzare una dimensione di 11-12 punti e un carattere di facile lettura come Arial o Calibri.
Per quanto riguarda il colore, il nero è la scelta più sicura.

Se stai inviando una mail a titolo professionale, evita un account di posta elettronica non appropriato. Tutto ciò che è carino, sexy, volgare o insensato ti farà apparire immaturo e poco professionale.