Colloqui individuali: 6 errori assolutamente da evitare

I colloqui individuali con i collaboratori: il problema non è farli, ma come li usi.

Hai fissato il colloquio individuale con un tuo collaboratore.

Entrate nella sala riunioni.

Dieci, quindici, venti minuti.

Parlate degli aggiornamenti sui progetti, delle scadenze, di qualche problema operativo. Poi vi salutate.

Tutto corretto.
Tutto professionale.

Eppure, uscendo dalla stanza, hai la sensazione che non sia cambiato nulla.

Nessuna nuova idea.
Nessuna decisione importante.

Solo informazioni che, probabilmente, vi sareste potuti scambiare anche via e-mail.

Succede molto più spesso di quanto immagini.

Il problema non è organizzare i colloqui individuali.

È trasformarli in un semplice aggiornamento operativo.

Un colloquio individuale non serve ad aggiornarti

Molti manager usano l’incontro uno a uno per controllare l’andamento del lavoro.

È comprensibile.

Ma è anche il modo più veloce per impoverire quello spazio.

Report, numeri, scadenze e attività possono essere condivisi in molti modi.

Ci sono invece conversazioni che hanno bisogno della presenza.

Quelle che riguardano:

• motivazione;
• difficoltà;
• dubbi;
• crescita professionale;
• rapporto con il team;
• aspirazioni future.

Sono queste le conversazioni che fanno la differenza.

Le domande contano più delle risposte

Molti responsabili arrivano ai colloqui individuali con un elenco di cose da dire.

Pochi arrivano con un elenco di domande.

Eppure è proprio lì che cambia la qualità dell’incontro.

Domande come:

• C’è qualcosa che oggi ti sta rallentando?
• Su cosa vorresti ricevere più supporto?
• Qual è l’aspetto del tuo lavoro che ti dà più energia?
• C’è qualcosa che non mi stai dicendo?

spostano la conversazione su un piano completamente diverso.

Non servono a raccogliere informazioni.

Servono a capire la persona.

La qualità del colloquio dipende dalla tua presenza

Il collaboratore se ne accorge immediatamente.

Guardi continuamente il telefono.
Controlli le notifiche.
Rispondi a una mail.

Ogni distrazione comunica la stessa cosa.

“In questo momento c’è qualcosa di più importante di te.”

Essere presenti non significa semplicemente ascoltare.

Significa fare capire all’altra persona che, per quei trenta minuti, non esiste altro.

È molto più difficile di quanto sembri.

Ed è anche molto più raro.

Non trasformare i colloqui individuali in un interrogatorio

Esiste un errore meno evidente.

Quello di usare il colloquio individuale per raccogliere informazioni sul resto del team.

• “Come va con Marco?”
• “Hai notato qualcosa?”
• “Secondo te che cosa sta succedendo?”

A volte è utile comprendere le dinamiche del gruppo.

Ma se il collaboratore percepisce che quell’incontro serve soprattutto a ottenere “soffiate”, la fiducia si rompe.

Il colloquio individuale dovrebbe essere uno spazio sicuro.

Non uno strumento di controllo.

Dare feedback in momenti delicati non è semplice:
basta una parola sbagliata per creare tensione.

Scopri il percorso di coaching mirato “Dare feedback costruttivi in situazioni critiche”, il percorso che ti aiuta a gestire queste conversazioni con equilibrio e autorevolezza.

Ascolta anche quello che non viene detto

Alcuni collaboratori ti diranno chiaramente che qualcosa non va.

Altri no.

Diranno:

“Va tutto bene.”

Ma eviteranno il contatto visivo.
Parleranno con meno energia.
Esiteranno.
Cambieranno improvvisamente argomento.

La leadership non consiste soltanto nell’ascoltare le parole.

Consiste nell’accorgersi quando parole, tono e comportamento raccontano storie diverse.

È lì che nasce la conversazione più importante.

Chiedi un feedback anche sui tuoi colloqui

C’è una domanda che quasi nessun manager fa.

Ed è un peccato.

• “Come vivi i nostri incontri uno a uno?”

Oppure:

“C’è qualcosa che potremmo fare per renderli più utili?”

Le risposte possono sorprendere.

Qualcuno li aspetta con piacere.
Qualcun altro li vive con ansia.

Qualcuno vorrebbe parlare di più del proprio sviluppo.
Qualcun altro preferirebbe incontri più brevi ma più frequenti.

Se non lo chiedi, continuerai a organizzare colloqui che funzionano… soprattutto per te.

L’obiettivo non è riempire il tempo

Un buon colloquio individuale non si misura dalla durata.

Si misura da ciò che cambia. Dopo.

Il collaboratore torna al lavoro con più chiarezza?
Con maggiore fiducia?
Con una decisione presa?
Un ostacolo rimosso?

Se la risposta è sì, quell’incontro ha avuto valore.

Anche se è durato soltanto venti minuti.

La parte più importante del colloquio comincia quando finisce

Molti manager conducono ottimi colloqui.

Poi non succede più nulla.

Le decisioni rimangono sospese.
Gli accordi vengono dimenticati.
Le promesse restano parole.

È proprio lì che il colloquio perde forza.

Perché un incontro individuale non serve semplicemente a parlare.

Serve a costruire continuità.
È questo che crea fiducia.

Ed è la fiducia, molto più delle tecniche di leadership, che convince le persone a seguirti.