Come stupire nelle riunioni di lavoro quando sei l’ultimo arrivato

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Iniziare in un nuovo posto di lavoro può essere stimolante ed entusiasmante.

Ma anche stressante.

A volte perfino schiacciante.

Devi apprendere procedure nuove, assorbire una grande quantità di informazioni, ricordare nomi, ruoli, password, abitudini e modi di lavorare.

Devi relazionarti con persone che non conosci ancora.

E, nello stesso tempo, vuoi fare una buona impressione.

Con i colleghi.
Con il nuovo capo.
Con l’organizzazione.

Insomma, tanta pressione.

È normale sentirsi nervosi, indecisi e apprensivi

L’ansia dei primi giorni di lavoro nasce proprio da questa instabilità: non hai ancora punti di riferimento, non sai bene come muoverti e la mente comincia a correre per ritrovare un equilibrio.

In questa fase ci sono almeno quattro cose da non dimenticare:

• arrivare in orario;
• lavorare con serietà;
• ascoltare più che parlare;
• trovare gradualmente il tuo spazio.

Hai voglia di fare.

Emergere.
Crescere.
Arrivare in fretta.

A volte, però, proprio questa fretta può diventare un problema.

E poi ci sono le riunioni di lavoro

Sei nuovo.

Non conosci ancora le dinamiche interne.

Regole non scritte.
Equilibri.
Giochi di potere.

In una riunione alcune persone possono dominare la scena, prendere la parola, catturare l’attenzione e lasciare agli altri poche briciole di visibilità.

Anche a te.

È naturale sentirsi nervosi durante le prime riunioni e avere paura di dire qualcosa di sbagliato.

Il pericolo, però, è anche non dire nulla.

Perché il silenzio può essere interpretato in molti modi.

Mancanza di esperienza.
Scarso interesse.
Poca preparazione.
Assenza di valore aggiunto.

Se aspiri a una posizione di leadership, ricorda una cosa: parlare è anche un segnale di fiducia.

Non significa prevaricare.
Non significa occupare tutto lo spazio.
Significa esserci.

Condividere un pensiero.
Fare una domanda.
Portare un contributo.

Durante le prime riunioni di lavoro è importante esprimere le tue idee senza snaturarti e senza limitare la tua personalità.

• Parlare o non parlare?
• Quando intervenire?
• Che cosa dire?
• È meglio aspettare o prendere la parola?

La riunione è una piccola occasione di visibilità.

Non sprecarla.

La preparazione è la chiave

Se la riunione è accompagnata da un ordine del giorno, leggilo con attenzione.

Scegli un punto.
Preparati su quello.

Prima dell’incontro, prendi un tema all’ordine del giorno ed elaboralo in anticipo. Così sarai pronto ad aggiungere qualcosa di utile alla discussione.

Non devi parlare tanto.
Devi parlare meglio.

Puoi decidere, per esempio, di intervenire tre volte:

• una volta con un commento preparato;
• una volta con una domanda pertinente;
• un’altra volta con una riflessione su un possibile approccio.

Non serve impressionare tutti.

Serve iniziare a costruire presenza.

Fai domande

Uno dei modi più semplici per farti notare nelle prime riunioni è porre buone domande.

Non domande qualsiasi.

Domande che dimostrano attenzione, curiosità e desiderio di capire meglio.

Per esempio:

• Qual è la base di questa osservazione?
• Quali sono i benefici di questo approccio?
• Come sappiamo che questo sarà il problema?
• Possiamo tornare un momento al punto precedente?

Quando fai domande stimolanti, mostri sicurezza e coinvolgimento.

Approfondisci ciò che dicono gli altri.

Diventi un partecipante attivo.

A volte chiedere di tornare alla slide precedente o a un passaggio appena discusso è molto efficace. Significa che stavi ascoltando e che hai colto un dettaglio.

Ricorda: la curiosità premia.

L’autocompiacimento no.

Come farsi notare nelle prime riunioni di lavoro

Se durante l’incontro emerge un tema che richiede ulteriori ricerche, puoi offrirti di raccogliere informazioni per la riunione successiva.

Senza teatralità.
Senza voler strafare.

Dimostri iniziativa, interesse e coinvolgimento.

Alla fine della riunione potresti anche inviare una breve e-mail al tuo capo, riassumendo i punti chiave oppure proponendo un approfondimento nato dalla conversazione.

Non è solo una strategia di visibilità.

È anche un modo per acquisire fiducia in te stesso.

Maneggia il disaccordo con strategia

Se qualcuno dice qualcosa con cui non sei d’accordo, non negare in modo precipitoso.

E se qualcuno non è d’accordo con te, non concludere subito di aver detto una stupidaggine.

Non è detto che l’altro abbia ragione.
E non è detto che tu abbia torto.

Quando attribuisci più valore alle idee altrui che alle tue, stai comunicando una cosa precisa: non credi davvero che i tuoi pensieri meritino spazio.

Le tue esperienze, le tue opinioni e le tue intuizioni possono essere utili.

A volte sono proprio ciò che gli altri hanno bisogno di sentire.

Non cedere il tuo potere

Durante una riunione è normale fare riferimento al capo o a persone più in alto nella gerarchia.

Ma questo non significa che tu debba scomparire.

Credi nelle tue idee.
Condividile con fiducia.

Non adattare passivamente il tuo punto di vista solo per compiacere gli altri o per sembrare allineato.

Le persone notano quando mantieni una posizione con equilibrio.

E notano anche quando ti rimangi subito ciò che hai detto.

I tuoi pensieri meritano di essere condivisi.

A una condizione.

Che portino valore.

Il desiderio di farti notare può ritorcersi contro

Cerca di non voler apparire troppo intelligente.

Di non parlare solo per impressionare.

Di non trasformare ogni intervento in una piccola performance.

Se non sai qualcosa, ammettilo.
Se hai un dubbio, chiedi.
Hai un’idea? Condividila.

Non essere la persona più rumorosa nella stanza.

Non diventare affamato di visibilità.

Anche se sei introverso, puoi portare influenza sostenendo il contributo di un collega:

“Ottima idea. Vedo bene questa possibilità.”

Vai al tuo ritmo.

Se ti senti pronto, parla.
Se non lo sei, aspetta.

Ma non sparire.

Nelle riunioni devi essere il primo a parlare? Anche no

Alcuni formatori e coach invitano a cogliere ogni occasione per parlare per primi.

Spingerti oltre la zona di comfort.
Guidare la discussione.
Non censurarti.
Esprimerti senza esitazione.

Concordo solo in parte.

È vero: più taci, più sarà difficile entrare nella conversazione.

Ma parlare troppo o parlare a caso non ti renderà più autorevole.

Se hai qualcosa di utile da dire, intervieni.

Se vuoi parlare solo per piacere, per paura di essere escluso o per bisogno di approvazione, meglio aspettare.

Non hai nulla di interessante da dire? Meglio tacere.

In questa fase è importante dimostrare presenza, attenzione e interesse.

Non occupare spazio inutilmente.

Evita tutto ciò che è banale

Soluzioni ovvie.
Presupposti scontati.
Osservazioni mediocri.
Citazioni prese dal web.

Piuttosto che citare qualcun altro, prova a esprimere un pensiero tuo.

Non fingere di essere esperto se non lo sei.

Prima o poi si vede.

Spesso, per sembrare più competenti, aggiungiamo parole, formule ed espressioni che indeboliscono la comunicazione.

Invece di dire:

• “Potrebbe essere una domanda stupida…”

puoi dire:

• “Vorrei capire meglio. Quando parli di…”

Nel mio libro Autorevolezza ho riservato un intero capitolo all’organizzazione delle riunioni e all’importanza di esprimersi nel modo più efficace.

Monitora la tua presenza fisica

Siediti dritto.
Pianta i piedi ben fermi sul pavimento.
Mantieni il contatto visivo, soprattutto quando parli.

Usa il tuo spazio e le mani, se ti viene naturale.

Se partecipi a una riunione con più persone, sorridi a chi sta parlando e mantieni un contatto visivo equilibrato con gli altri.

Il corpo comunica prima delle parole.

Ascolta attivamente

Un buon modo per dimostrare ascolto è riprendere le idee emerse durante la discussione.

Prendi appunti.

Ti aiuteranno a evitare malintesi e a ricordare dettagli importanti.

Anche se il tema non riguarda direttamente te o il tuo reparto, presta attenzione.

Proprio perché non sei coinvolto, potresti offrire una prospettiva esterna utile.

Evita di agitarti, giocherellare con il telefono o controllare notifiche.

Durante le riunioni di lavoro spegni il cellulare.

Oppure lascialo nella giacca o nella borsa.

Così non sarai nemmeno tentato.

Riunioni di lavoro: in conclusione

Durante le prime riunioni stabilisci una strategia semplice: dire qualcosa nei primi 10-15 minuti.

Una domanda.
Un commento.
Una proposta.
Un’opinione.
Un’osservazione pertinente.

Non dire nulla è l’opzione a più basso rischio.

Soprattutto se sei nuovo.

Ma se vuoi trasmettere l’impressione di essere concentrato, interessato e presente, devi condividere pensieri utili.

Non molti.

Ma utili.

Lasciare il segno non significa parlare di più, ma farsi ascoltare meglio.

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