Gestire il team: come comunicare senza aumentare la preoccupazione
Che tu sia manager di una multinazionale, piccolo imprenditore o responsabile di un settore, poco importa che il tuo team sia composto da due o duecento persone.
Nei periodi difficili, non puoi occuparti soltanto di obiettivi, scadenze e attività.
Devi confrontarti anche con le preoccupazioni delle persone che lavorano con te.
Le domande aumentano.
Le certezze diminuiscono.
Qualcuno teme per il proprio ruolo, il futuro dell’azienda o le conseguenze di un cambiamento. Altri diventano più fragili, irritabili o bisognosi di rassicurazioni.
Non devi trasformarti in uno psicologo.
Ma non puoi nemmeno comportarti come se tutto questo non riguardasse la tua leadership.
Non ignorare le preoccupazioni del team
Quando l’ansia cresce, il primo impulso può essere quello di ridimensionarla.
“Andrà tutto bene.”
“Non c’è motivo di preoccuparsi.”
“Vedrai che si sistemerà.”
Sono frasi dette spesso con buone intenzioni.
Ma se la persona percepisce un problema reale, una rassicurazione generica non la tranquillizza. Può farla sentire poco compresa o persino ignorata.
Il tuo compito non è eliminare ogni preoccupazione.
È riconoscerla, riportarla sui fatti e aiutare le persone a capire che cosa si sa, che cosa ancora non si sa e quali passi verranno compiuti.
Le persone non hanno bisogno che tu neghi la tempesta. Hanno bisogno di vedere che sei ancora sul ponte.
1. Conta la qualità dell’ascolto, non la durata
Non devi ascoltare per un’ora.
A volte bastano pochi minuti, se sono minuti di vera attenzione.
Interrompi ciò che stai facendo.
Guarda la persona.
Ascolta senza cercare immediatamente una risposta o una soluzione.
La qualità dell’ascolto si percepisce molto in fretta.
Così come si percepisce quando sei presente soltanto con il corpo, mentre la mente è altrove.
2. Se non hai tempo, dichiaralo
Può capitare che un collaboratore desideri parlarti proprio quando sei sotto pressione, devi concludere un’attività o non hai la lucidità necessaria per ascoltarlo.
Non fingere disponibilità.
Puoi dire:
- “In questo momento ho soltanto cinque minuti. Preferisco però dedicarti l’attenzione necessaria. Possiamo parlarne alle 16?”
Rimandare con chiarezza è meglio che ascoltare distrattamente.
A una condizione: rispetta l’impegno.
Se continui a rimandare, il messaggio diventa evidente:
- “Quello che ti preoccupa non è abbastanza importante.”
3. Gestire il team? Parla in modo chiaro e diretto
L’incertezza lascia spazio alle interpretazioni.
Quando la comunicazione è vaga, le persone riempiono i vuoti con supposizioni, timori e voci di corridoio.
Per questo evita spiegazioni confuse, promesse indefinite e lunghi giri di parole.
Distingui chiaramente:
- ciò che è già stato deciso;
- ciò che è ancora in discussione;
- ciò che non sai;
- quando potrai fornire un nuovo aggiornamento;
- che cosa deve fare il team nel frattempo.
Non devi dire tutto immediatamente.
Devi però fare in modo che ciò che dici sia comprensibile.
La chiarezza non elimina l’incertezza, ma impedisce che venga riempita dall’immaginazione.
4. Trasmetti fiducia senza diventare spavaldo
Parlare con sicurezza non significa fingere di avere il controllo su tutto.
E nemmeno mostrare un ottimismo artificiale.
Puoi essere fiducioso e ammettere che la situazione è complessa.
Puoi dire:
- “Non abbiamo ancora tutte le risposte. Stiamo raccogliendo le informazioni necessarie e vi aggiornerò entro venerdì.”
Oppure:
- “Capisco la preoccupazione. Al momento sappiamo questo. Sugli altri aspetti non voglio darvi risposte che non posso confermare.”
La fiducia nasce dalla credibilità.
Non dalla sicurezza ostentata.
5. Interrompi ciò che stai facendo
“Parla pure, ti ascolto.”
Intanto continui a scrivere una mail, controllare il telefono o guardare il monitor.
Probabilmente senti le parole.
Ma ascoltare è un’altra cosa.
Se hai deciso di dedicare quel momento alla persona, sospendi ciò che stai facendo.
Non servono gesti teatrali.
Basta mostrare che, per quei pochi minuti, la conversazione è diventata la tua priorità.
Se non puoi farlo, torna al punto precedente: dichiaralo e fissa un altro momento.
6. Non interrompere
Quando sei sotto pressione per gestire il team, potresti credere di aver già capito ciò che il collaboratore vuole dire.
Così completi la frase al posto suo, anticipi la conclusione oppure offri subito una risposta.
Ma ogni interruzione rischia di comunicare:
- “Ho già capito.”
- “La tua spiegazione non serve.”
- “La mia risposta è più importante di ciò che stai dicendo.”
Ascoltare con empatia significa provare a comprendere il messaggio nel suo contesto.
Puoi dire:
- “Ti ringrazio per aver sollevato la questione. Vorrei capire meglio che cosa ti preoccupa maggiormente.”
Prima comprendi.
Poi, quando serve, rispondi.
7. Non fingere di ascoltare
Le persone capiscono quando hai fretta.
Percepiscono la risposta automatica, il cenno del capo distratto e lo sguardo che continua a spostarsi altrove.
Essere fisicamente presenti non significa esserlo davvero.
La fretta può trasmettere disinteresse anche quando non è questa la tua intenzione.
Per questo prova a rallentare.
Non necessariamente per molto tempo.
Quanto basta per far sentire alla persona che ciò che sta dicendo è stato accolto e compreso.
8. Non lasciare le persone sospese nei “forse”
Il problema non è utilizzare la parola “forse”.
Ci sono situazioni in cui una risposta definitiva non è ancora possibile.
Il problema è lasciare una persona in sospeso senza indicarle quando riceverà una decisione.
“Vedremo.”
“Forse.”
“Può darsi.”
“Ne riparleremo.”
Sono risposte che mantengono aperte tutte le possibilità, ma non permettono di orientarsi.
Se non puoi decidere subito, indica almeno un tempo:
“Oggi non posso ancora darti una risposta. Verifico e ne riparliamo domani entro le 15.”
L’incertezza diventa più gestibile quando possiede un confine.
Vuoi potenziare la tua assertività?
Trovi spunti interessanti nei miei libri:
“Autorevolezza” , ora nella NUOVA edizione aggiornata, è perfetto se vuoi rafforzare la tua presenza autorevole.
“Prima volta Leader” è pensato se hai assunto da poco un ruolo di leader.
9. Fai attenzione ai “ma”
La parola “ma” non è vietata.
Può però indebolire quanto hai appena detto.
- “Hai fatto un ottimo lavoro, ma c’è ancora molto da fare.”
La persona rischia di ricordare soltanto la seconda parte.
Puoi separare i due messaggi:
- “Hai fatto un ottimo lavoro. Ora dobbiamo concentrarci su ciò che resta da completare.”
Oppure sostituire il “ma” con una connessione più coerente:
- “Hai fatto un ottimo lavoro e adesso possiamo lavorare sugli ultimi aspetti.”
Non è una semplice questione linguistica.
È il modo in cui riconoscimento e richiesta vengono percepiti.
10. Puoi dire “Non lo so”
Ammettere di non conoscere una risposta non significa essere incompetente.
A volte è la risposta più onesta e autorevole che puoi dare.
Il problema nasce quando “Non lo so” diventa una chiusura.
“Non lo so.”
Fine.
La persona rimane con la stessa domanda e senza alcuna indicazione.
Meglio completare:
- “Non lo so ancora. Verifico e ti aggiorno entro domani.”
Oppure:
- “Non ho questa informazione. So però chi può aiutarci a recuperarla.”
Non devi conoscere tutte le risposte.
Devi dimostrare che sai come cercarle e che non lascerai cadere la domanda.
Leggi il post per approfondire.
11. Evita le frasi fatte
“Capisco perfettamente.”
“So come ti senti.”
“Sono sicuro che andrà tutto bene.”
Usate automaticamente, queste frasi possono creare distanza invece di vicinanza.
Soprattutto se non hai vissuto le conseguenze che sta affrontando l’altra persona.
Potrebbe pensare:
- “No, non puoi sapere come mi sento.”
Non devi dimostrare di comprendere tutto.
Puoi semplicemente riconoscere ciò che vedi:
- “Mi sembra che questa situazione ti stia preoccupando molto.”
- “Immagino che non sia facile lavorare senza sapere che cosa succederà.”
- “Non posso sapere esattamente come ti senti, ma voglio capire che cosa posso fare nel mio ruolo.”
Sono parole meno rassicuranti.
Ma più credibili.
Gestire l’ansia del team non significa assorbirla
Essere disponibili non significa farsi travolgere dalle preoccupazioni di tutti.
Non puoi promettere che ogni problema sarà risolto.
Non devi assumerti la responsabilità delle emozioni di ogni collaboratore.
Il tuo compito è offrire:
- ascolto;
- informazioni attendibili;
- chiarezza sulle priorità;
- aggiornamenti regolari;
- coerenza tra ciò che dici e ciò che fai.
Puoi comprendere la paura senza alimentarla.
Riconoscere l’incertezza senza amplificarla.
Mostrare vicinanza senza perdere il tuo ruolo.
Se i cambiamenti in azienda creano confusione o timore, puoi trasformare l’incertezza in una direzione chiara.
Scopri il percorso mirato “Cambiamenti in azienda? Gestire l’incertezza sul futuro” per capire cosa vuoi davvero e prendere decisioni più solide.
Gestire il team: in conclusione
Nei periodi ansiogeni le persone osservano attentamente il proprio leader.
Non cercano necessariamente qualcuno che abbia tutte le risposte.
Cercano una persona presente, credibile e capace di non nascondersi.
Qualcuno che dica la verità senza aumentare il panico.
Che ascolti senza promettere ciò che non può garantire.
Che ammetta ciò che non sa e si impegni a cercare risposte.
Gestire un team ansioso non significa eliminare l’incertezza.
Significa evitare che il silenzio, la confusione o le false rassicurazioni la rendano ancora più difficile da sostenere.
Formatore e Coach.
