Colloquio di lavoro telefonico: come essere autorevole solo con la voce

Il colloquio di lavoro telefonico viene spesso utilizzato come primo passaggio della selezione.

Permette all’azienda di verificare rapidamente la disponibilità del candidato, approfondire alcuni aspetti del curriculum e decidere chi invitare alla fase successiva.

Proprio perché può sembrare una semplice telefonata, rischi di sottovalutarlo.

“Devo solo parlare.”
“Durerà pochi minuti.”
“Non è ancora il vero colloquio.”

Eppure proprio quella telefonata può decidere se il processo continuerà oppure si fermerà lì.

Durante un colloquio telefonico non puoi contare sul tuo abbigliamento, sul sorriso o sul linguaggio del corpo visibile all’interlocutore.

Hai soprattutto uno strumento:
la tua voce.

Attraverso il tono, il ritmo e il modo in cui ascolti dovrai trasmettere preparazione, interesse e sicurezza.

La preparazione è già autorevolezza

Parlare al telefono sembra facile.
Non sempre lo è.

L’ansia può farti accelerare, rispondere in modo confuso oppure dimenticare informazioni che conosci perfettamente.

Per questo è utile prepararti come faresti per un colloquio in presenza.

Prima della telefonata assicurati di conoscere:

• il nome dell’azienda;
• la posizione per cui ti sei candidato;
• i principali requisiti dell’annuncio;
• il nome e il ruolo della persona che ti contatterà, se disponibili;
• gli aspetti del tuo percorso più coerenti con la posizione.

Non devi imparare risposte a memoria.

Devi sapere quali esperienze e competenze vuoi far emergere.

Registra la tua voce

Una simulazione può aiutarti molto.

Chiedi a una persona di fiducia di farti alcune domande e registra la telefonata.

Riascoltandoti potresti accorgerti che:

• parli troppo velocemente;
• abbassi eccessivamente la voce;
• dai risposte troppo lunghe;
• utilizzi spesso intercalari;
• sembri meno coinvolto di quanto pensassi;
• interrompi prima che la domanda sia conclusa.

La tua voce registrata può sembrarti strana.

È normale.

Il punto non è giudicarla, ma capire come utilizzarla meglio.

Scegli un luogo tranquillo

Durante il colloquio di lavoro telefonico devi poter ascoltare e rispondere senza distrazioni.

Scegli uno spazio silenzioso e riservato.

Evita bar, mezzi pubblici, luoghi affollati o ambienti in cui qualcuno potrebbe interromperti.

Controlla che il telefono sia carico e che la connessione sia stabile.

Disattiva notifiche e altre chiamate, quando possibile.

Non fare altro mentre parli.

Niente mail.
Niente messaggi.
Niente attività domestiche.

Anche se il selezionatore non può vederti, percepirà facilmente quando la tua attenzione non è completamente nella conversazione.

Tieni tutto a portata di mano

Durante la telefonata evita di cercare freneticamente documenti o informazioni.

Prepara prima:

• il curriculum;
• l’annuncio di lavoro;
• qualche informazione sull’azienda;
• una penna e un foglio per gli appunti;
• le domande che desideri porre;
• un bicchiere d’acqua.

Puoi anche annotare alcune parole chiave sulle esperienze che vuoi raccontare.

Non scrivere risposte complete.

Se leggi, il tono rischia di diventare artificiale.

Le note devono aiutarti a ricordare.
Non sostituire la conversazione.

Se la telefonata arriva all’improvviso

Può capitare che il selezionatore chiami senza appuntamento.

Se sei in macchina, in un luogo rumoroso o impegnato in qualcosa che non puoi interrompere, non sentirti obbligato a sostenere subito il colloquio.

Puoi dire:

• “La ringrazio per la chiamata. In questo momento non mi trovo nelle condizioni migliori per parlare. Possiamo fissare un orario nei prossimi giorni?”

Chiedere di spostare la telefonata non è poco professionale.

Lo è affrontarla distrattamente, con rumori intorno e senza sapere nemmeno quale azienda ti stia contattando.

Se invece non è possibile rimandare, spostati nel luogo più tranquillo disponibile e concentrati sull’essenziale.

L’autorevolezza comincia dal primo “Pronto”

Quando rispondi a un numero che non conosci, evita formule distratte o troppo informali.

Un semplice:

“Pronto, Michele Ferrarelli.”

permette all’interlocutore di capire subito di aver contattato la persona giusta.

Mantieni un tono cordiale e professionale.
Non essere freddo.

Ma non parlare nemmeno come se avessi davanti un amico, anche se il selezionatore utilizza un tono molto informale.

Cura la postura

Anche se nessuno può vederti, il corpo influenza il modo in cui parli.

Se sei sdraiato sul divano o accasciato sulla sedia, la voce può risultare più debole e meno energica.

Siediti dritto oppure resta in piedi, se questa posizione ti aiuta a respirare meglio e a sentirti più presente.

Rilassa le spalle.
Non irrigidirti.

Puoi anche sorridere mentre saluti o rispondi.

Un sorriso naturale modifica il tono della voce e la rende più aperta e disponibile.

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Parla con chiarezza

Non cercare di sembrare autorevole alzando troppo il volume o utilizzando parole complicate.

L’autorevolezza passa soprattutto dalla chiarezza.

Parla con un ritmo tranquillo.
Pronuncia bene le parole.
Evita risposte interminabili.

Quando racconti un’esperienza, cerca di seguire una struttura semplice:

• quale situazione hai affrontato;
• quale responsabilità avevi;
• che cosa hai fatto;
• quale risultato hai ottenuto.

Non serve dire tutto.
Serve far arrivare il punto.

Ascolta fino in fondo

Durante un colloquio di lavoro telefonico è ancora più facile interrompere.

Non puoi vedere il volto dell’altra persona e potresti non capire immediatamente se abbia concluso la domanda.

Aspetta un istante prima di rispondere.
Ascolta fino in fondo.

Se qualcosa non è chiaro, chiedi:

• “Può ripetere l’ultima parte della domanda?”

oppure:

• “Quando parla di esperienza commerciale, si riferisce soprattutto alla gestione dei clienti oppure anche allo sviluppo delle vendite?”

Chiedere un chiarimento non ti rende meno preparato.

Dimostra che vuoi rispondere in modo pertinente.

Non avere paura delle pause

Quando sei nervoso, pochi secondi di silenzio sembrano interminabili.

In realtà puoi prenderti il tempo necessario per organizzare la risposta.

Puoi dire:

• “Mi lasci un momento per riflettere.”

oppure fare semplicemente una breve pausa.

Affrettarti può portarti a rispondere prima di aver compreso davvero la domanda.

Una pausa breve, invece, comunica che stai pensando.

Essere autorevole non significa rispondere subito. Significa rispondere con senso.

Riduci gli intercalari

“Ehm.”
“Diciamo.”
“Praticamente.”
“Nel senso.”

Qualche intercalare è naturale.

Il problema nasce quando riempie ogni pausa e indebolisce il messaggio.

Non cercare di sostituirlo con un’altra parola riempitiva.

Impara piuttosto a lasciare qualche secondo di silenzio.

La pausa è più efficace di un suono utilizzato soltanto per evitare il vuoto.

Utilizza le pause per dare forza alle parole

Una pausa breve prima di un concetto importante prepara l’ascoltatore.
Una pausa dopo permette al messaggio di arrivare.

Non devi trasformare ogni frase in una performance.

Ma quando vuoi evidenziare un risultato o una competenza, rallenta leggermente.

Per esempio:

• “Nel mio ultimo ruolo ho riorganizzato il processo di gestione degli ordini.”

Pausa.

• “Questo ha ridotto i tempi di risposta ai clienti.”

Non aggiungere immediatamente:

“Giusto?”
“Vero?”
“Capisce?”

Ricorda l’obiettivo della telefonata

Durante il primo colloquio non devi raccontare tutta la tua carriera.

E nemmeno ottenere immediatamente il posto.

Il tuo primo obiettivo è far emergere una corrispondenza sufficiente tra il tuo profilo e ciò che l’azienda sta cercando.

Vuoi arrivare alla fase successiva.

Per questo ascolta con attenzione, rispondi in modo mirato e non perderti in dettagli poco utili.

Fai anche tu qualche domanda

Il colloquio non è un interrogatorio.

È un primo confronto.

Quando è il momento, puoi chiedere:

• quali sono le principali responsabilità del ruolo;
• quali competenze considerate più importanti;
• come proseguirà il processo di selezione;
• quando prevedono di concludere questa prima fase;
• chi sarà il referente per i prossimi passaggi.

Se il selezionatore lavora per un’agenzia o per conto dell’azienda, potrebbe non conoscere ancora tutti i dettagli.

Non è necessariamente un segnale negativo.

Potrai approfondire in una fase successiva.

Chiudi la telefonata con chiarezza

Alla fine ringrazia il selezionatore per il tempo dedicato.

Ribadisci brevemente il tuo interesse, senza esagerare:

• “La ringrazio per il confronto. La posizione mi interessa e ritengo che la mia esperienza nella gestione dei clienti possa essere coerente con ciò che state cercando.”

Poi verifica i passaggi successivi:

• “Come proseguirà ora la selezione?”
• “Sarete voi a ricontattarmi?”
• “Entro quale periodo prevedete un aggiornamento?”

Non chiudere la telefonata senza aver capito cosa accadrà dopo.

In conclusione

Un colloquio di lavoro telefonico non è un colloquio minore.

È spesso il passaggio che decide se potrai arrivare a quello successivo.

Preparati.
Scegli un ambiente adatto.
Ascolta.
Parla con chiarezza.
Prenditi il tempo per pensare.

Non cercare di impressionare attraverso una voce costruita o un entusiasmo forzato.

Essere autorevole al telefono significa far percepire, soltanto attraverso la voce, che sei preparato, presente e consapevole del valore che puoi portare.

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