Caro capo ti scrivo … 5 mail che non dovresti mai inviare al tuo capo

mail al capo

Diversi studi che indicano che circa il 50% delle mail sono mal interpretate.

E ti credo!
In una mail le parole sono l’unica risorsa …
tenendo conto del solo testo perdiamo oltre il 90% dell’efficacia della comunicazione efficace.

E con queste premesse,
è facile creare incomprensioni ed equivoci.

Quando scriviamo una mail al capo,
dobbiamo stare ben attenti a non usare espressioni che ci fanno apparire offensivi,
incompetenti o poco corretti.

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Frasi che possono essere interpretate negativamente e sabotare il rapporto professionale con il nostro capo/a.

Ogni ufficio ha una sua “etichetta” di posta elettronica.
Qualunque sia il tuo modo di utilizzare la posta elettronica (rispondi subito a tutti dettagliando oppure non la usi quasi mai), ecco 5 tipologie di mail che non dovresti mai inviare al tuo capo:

1. Email negative o che suscitano dubbi

Non dare un motivo di dubitare di quello che stai scrivendo,
quando invii una mail al capo,
presenta i tuoi pensieri senza alcun giudizio e lascia a lui/lei la libertà di decidere.

Evita di iniziare le tue email al capo con negazioni tipo:
“Non so se questo funzionerà … “
“Spero che i risultati non saranno …”
“Mi auguro che …”,
“Mi sembra …”
“È probabile che …”

Così scrivendo, stai riducendo al minimo la fiducia (del tuo capo/a) nelle tue idee.

Queste frasi sono comuni e accettabili nella conversazione di tutti i giorni,
nelle tue mail al capo è meglio evitarle.

“Scusa il disturbo”
“Era solo un’idea”
“Spero di non aver sbagliato”

sono frasi che (potrebbero) mettere in cattiva luce il tuo lavoro, ti fa sembrare come se ti stessi scusando per qualsiasi domanda e fa emergere un senso d’inferiorità rispetto il tuo capo.

2. Girare un link divertente

Puoi pensare che sia solo un gesto amichevole,
confidenziale, distensivo,
ma includere il tuo capo su un thread che non è collegato al tuo lavoro, potrebbe essere visto come un fastidio.

Puoi avere tempi d’inattività,
ma non spostare l’attenzione dell’intero team sull’ultimo video virale di “You tube” (per quanto possa essere divertente).

3. Risposte tipo: “Non posso farlo. Ho altre priorità al momento”

Questa frase ti farà apparire indolente rifiutando di fare qualcosa,
di non voler imparare e crescere.

Invece di spiegare la tua posizione o di chiedere aiuto per la priorità,
hai appena arrestato la comunicazione!

Molto meglio dire: “Ho una serie di mansioni in scadenza.
A tuo parere, a quali daresti la priorità
?”

4. Non inviare mail al capo dispersive o equivoche

Proprio come te,
(anzi più di te)
il tuo capo/a è occupato.
Non ha tempo da perdere.

Non scrivere mail lunghe, dettagliate o enigmatiche,
perché il contenuto può facilmente essere interpretato in modo errato.
 


 
Utilizza meno frasi possibili e vai dritto al punto;
utilizza (in linea generale) non più di 5 frasi.

Scrivere mail dispersive significa che hai difficoltà a esprimerti in modo chiaro e conciso.
Stai sprecando il tuo tempo e (soprattutto) quello del tuo capo.

5. Email che “trasudano” fretta e approssimazione

Controlla prima di inviare una mail al capo!

Qualunque cosa tu decidi di inviare via mail al tuo datore di lavoro,
è sempre una buona idea, leggere e controllare prima di inviare,
soprattutto quando sei di fretta o quando ti senti molto emotivo.

Puoi controllare di non aver giudicato erroneamente il tono o includere qualcosa che non dovresti fare,
ma puoi verificare anche eventuali errori di ortografia o sviste stupide.
Sapere quando non utilizzare la posta elettronica

Ci sono comunicazioni in cui il tono e il linguaggio del corpo fanno la differenza.
È importante riconoscere quei momenti e preferire una chiamata o un incontro faccia-a-faccia con il tuo capo.

Se non desideri dire qualcosa in faccia ad una persona,
non dirlo in una mail.

“Chi si accinge a diventare un buon capo, deve prima essere stato sotto un capo.”
Aristotele