Caro capo ti scrivo … 5 mail che non dovresti mai inviare al tuo capo

Scrivere una mail al capo sembra semplice.

In fondo, devi solo spiegare una cosa, fare una richiesta, dare un aggiornamento.

Eppure basta poco per creare un’impressione sbagliata.

Una frase troppo difensiva.
Un tono freddo.
Una risposta scritta di fretta.
Un messaggio lungo e poco chiaro.

Come ho scritto nel mio libro “Autorevolezza”, anche nella comunicazione scritta è importante evitare espressioni che ci fanno apparire insicuri, aggressivi, confusi o poco professionali.

Perché nella mail le parole devono reggere quasi tutto il peso del messaggio.

Ecco 5 tipi di mail che è meglio non inviare al tuo capo.

1. La mail che parte già chiedendo scusa di esistere

“Scusa il disturbo…”
“Era solo un’idea…”
“Non so se può funzionare…”
“Spero di non aver sbagliato…”

Usate ogni tanto non sono un problema.

Ma se diventano il tuo modo abituale di scrivere al capo, rischiano di indebolire il messaggio prima ancora che venga letto.

Non devi sminuire quello che stai per dire per renderlo più accettabile.

Se hai una proposta, presentala.
Se hai un dubbio, esprimilo.
Hai bisogno di chiarimento, chiedilo.

Puoi essere educato senza trasformare ogni messaggio in una richiesta di permesso.

Cortesia e insicurezza non sono la stessa cosa.

2. La mail inutile che aggiunge solo rumore

Un video divertente.
Una battuta.
Un link che non riguarda il lavoro.

Può essere assolutamente normale, se il rapporto con il tuo capo è informale e il contesto lo permette.

Il problema nasce quando riempi la sua casella di posta con cose che non richiedono realmente la sua attenzione.

Prima di inoltrare qualcosa chiediti:

“Ha davvero bisogno di ricevere questa mail?”

Se la risposta è no, forse puoi evitarla.

Non tutto ciò che ti diverte deve necessariamente diventare una comunicazione professionale.

3. La mail che dice soltanto: “Non posso”

Il capo ti assegna un compito.

Tu rispondi:

“Non posso farlo. Ho altre priorità.”

Può essere vero.

Ma detta così, la conversazione finisce proprio nel momento in cui dovrebbe iniziare.

Molto meglio spiegare il problema e chiedere una scelta:

“In questo momento ho queste due attività in scadenza.
Quale ritieni prioritaria rispetto alla nuova richiesta?”

Così non stai rifiutando.

Stai rendendo visibile un problema di priorità e chiedendo una decisione.

Dire “non posso” chiude.
Spiegare il vincolo apre una soluzione.

4. La mail al capo è lunga, dispersiva e senza un punto chiaro

Il tuo capo apre il messaggio.

Tre paragrafi dopo non ha ancora capito cosa vuoi.

Male.

Una buona mail al capo dovrebbe permettere di capire rapidamente:

• perché stai scrivendo;
• cosa è successo;
• cosa ti serve;
• entro quando, se c’è una scadenza.

Non significa scrivere sempre messaggi brevissimi.

Alcune questioni richiedono dettagli.

Ma ogni dettaglio dovrebbe servire a capire o decidere qualcosa.

Se una frase non aggiunge chiarezza, probabilmente puoi toglierla.

5. La mail scritta quando sei arrabbiato o di fretta

Questa è forse la più pericolosa.

Hai appena ricevuto una risposta che ti ha irritato.

Scrivi.
Rileggi.
Peggiori il tono.
E premi Invia.

Meglio fermarsi.

Quando sei arrabbiato o emotivamente coinvolto, prepara eventualmente una bozza e lasciala lì.

Poi rileggila più tardi.

Controlla:

• il tono;
• eventuali accuse;
• parole troppo dure;
• frasi che potrebbero essere interpretate male;
• errori e sviste dovuti alla fretta.

Se il tema è delicato, può essere meglio parlarne direttamente.

Se vuoi approfondire questo aspetto, puoi leggere “Come rispondere a un’email arrabbiata in modo professionale”.

Una mail inviata in dieci secondi può creare un problema che richiede giorni per essere sistemato.

Non tutto deve passare dalla posta elettronica

Ci sono conversazioni che funzionano male per iscritto.

Un conflitto.
Una critica importante.
Un chiarimento delicato.
Una questione in cui tono, sfumature e reazioni contano molto.

In questi casi una telefonata o un incontro può essere molto più efficace.

Una regola semplice?

Se senti che la mail sta diventando troppo lunga, troppo emotiva o troppo difficile da interpretare, forse non dovrebbe essere una mail.

La posta elettronica è uno strumento.

Non deve diventare un rifugio per evitare conversazioni che sarebbe meglio affrontare direttamente.

E prima di premere Invia, una domanda può evitarti parecchi problemi:

“Se il mio capo leggesse questa mail senza conoscere il mio tono e le mie intenzioni, capirebbe davvero quello che voglio dire?”

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