Come dare feedback potenzianti con facilità e sicurezza ai tuoi collaboratori

“Il feedback è la colazione del campione.”
Ken Blanchard

Andiamo dritti al punto.

Un buon feedback non dice semplicemente “Bravo” oppure “Hai sbagliato”.

Fa capire alla persona che cosa hai osservato, quale impatto ha avuto e che cosa vale la pena mantenere o cambiare.

Lode e critica, invece, rischiano di diventare giudizi sulla persona:

“Sei stato bravissimo.”
“Hai un atteggiamento scorretto.”
“Non sei abbastanza attento.”

Sono affermazioni generiche. Dicono poco su ciò che concretamente ha funzionato oppure deve essere migliorato.

Se vuoi dare un feedback potenziante (davvero utile) ai tuoi collaboratori, parti da qui.

1. Sii breve e vai al punto

Un feedback troppo lungo e dispersivo perde forza.

Non devi essere freddo o robotico. Devi semplicemente sapere qual è il messaggio che vuoi far passare ed evitare di sommergerlo con spiegazioni, premesse e giri di parole.

Se devi dire una cosa, dilla.

Con chiarezza.

2. Parla di fatti specifici

“Hai un atteggiamento sbagliato” non è un feedback.

Che cosa ha fatto esattamente la persona?
Che cosa ha detto?
Quando è successo?

Meglio:

“Durante la riunione di questa mattina hai interrotto tre volte Roberto mentre stava presentando i dati.”

Più sei specifico, meno lasci spazio a interpretazioni e discussioni inutili.

Parla di ciò che hai osservato, non di ciò che hai dedotto.

Meglio “Ho notato che…”, “Ho osservato…”, “Durante la riunione è successo…”

rispetto a giudizi come “Sei superficiale”, “Non ti interessa” oppure “Lo fai sempre”.

3. Concentrati sul comportamento, non sulla persona

Questo è probabilmente il punto più importante.

Il feedback deve mettere in discussione un comportamento, non il valore della persona.

Se attacchi la persona, è molto probabile che si difenda.

Evita quindi:

“Sei sempre disorganizzato.”

Meglio:

“Negli ultimi due report mancavano alcuni dati che avevamo concordato di inserire.”

Evita anche parole come sempre, mai, ogni volta. Trasformano facilmente un’osservazione concreta in un’accusa.

4. Spiega l’impatto

Non fermarti a ciò che è successo.

Spiega quali conseguenze ha prodotto quel comportamento.

Per esempio:

“Michele, nella proposta inviata alla ditta Verona c’erano diversi errori nel preventivo. Il cliente ha perso fiducia nella nostra proposta e si è rivolto alla concorrenza.”

Il feedback potenziante diventa così più concreto perché collega:

• ciò che è accaduto;
• il comportamento osservato;
• le sue conseguenze.

La persona comprende non soltanto che cosa non ha funzionato, ma anche perché è importante correggerlo.

5. Scegli il momento giusto

Un feedback positivo?

Dallo appena possibile.
Più aspetti, più perde forza.

Un feedback correttivo richiede invece una valutazione in più.

Se sei arrabbiato, frustrato o troppo coinvolto emotivamente, può essere meglio aspettare.

Non troppo.

Aspettare non significa evitare.

Significa concederti il tempo necessario per affrontare la conversazione con lucidità, senza trasformare il feedback in uno sfogo.

6. Un feedback potenziante alla volta

Se devi parlare di un comportamento preciso, resta su quello.

Non approfittarne per recuperare tutto quello che non ti è piaciuto negli ultimi sei mesi:

“E già che ci siamo…”

No.

Un episodio, un comportamento, un messaggio.

Più allarghi il campo, più perdi incisività.

E aumenti la probabilità che il collaboratore smetta di ascoltare e inizi semplicemente a difendersi.

7. Sii sincero e diretto

Essere diretti non significa essere aggressivi.

Significa dire ciò che deve essere detto con chiarezza e rispetto.

Evita anche di nascondere un feedback correttivo dentro complimenti poco credibili:

“Michele, hai sempre lavorato benissimo e sei una persona fantastica, però…”

La persona ha già capito che tutto quello che precede il però è soltanto l’introduzione alla vera questione.

Arriva al punto.

Se vuoi approfondire questo aspetto, leggi il mio post “10 spunti per parlare chiaro e diretto”.

8. Fai capire anche ciò che funziona

Il feedback potenziante non serve soltanto a correggere.

Serve anche a rafforzare i comportamenti efficaci.

C’è una bella differenza tra:

“Ottimo lavoro, bravo!”

e:

“Il modo in cui hai gestito il reclamo del signor Rossi è stato efficace. Sei rimasto gentile e disponibile, ma allo stesso tempo fermo nel proporre una soluzione.”

Oppure tra:

“Ottimo approccio!”

e:

“Il modo in cui hai risposto questa mattina alle domande del cliente ha dimostrato che conosci bene le nostre procedure e sai spiegarle con chiarezza.”

Nel primo caso stai facendo un complimento.

Nel secondo stai indicando esattamente quale comportamento apprezzi e vuoi incoraggiare.

9. Attenzione al tono

Come approfondisco anche nel mio libro “Autorevolezza”, quando dai un feedback correttivo non conta soltanto ciò che dici.

Conta come lo dici.

Rabbia, sarcasmo, frustrazione o delusione rischiano di coprire completamente il contenuto del messaggio.

Il collaboratore non sentirà più che cosa deve migliorare.

Sentirà soltanto che sei arrabbiato con lui.

Lo scopo di un feedback correttivo non è trovare un colpevole.
È creare la consapevolezza necessaria per correggere un comportamento.

Ed è proprio nelle conversazioni più delicate che chiarezza, tono e capacità di gestire la propria emotività fanno la differenza.

Gestire una conversazione difficile richiede lucidità, empatia e metodo.

Con il percorso di coaching mirato “Dare feedback costruttivi in situazioni critiche” impari una strategia replicabile per comunicare con chiarezza e rispetto, anche sotto pressione.

10. Dai feedback con continuità

Non aspettare il colloquio annuale.

E non parlare con un collaboratore soltanto quando qualcosa va storto.

Il feedback potenziante funziona quando diventa una parte normale della relazione professionale.

Naturalmente non significa commentare continuamente tutto ciò che fanno le persone. Anche il feedback, se eccessivo, diventa controllo e perde efficacia.

La frequenza dipende dalla situazione, dalla persona e dal tipo di lavoro.

Serve equilibrio tra troppo e mai.

Prima di dare un feedback, preparati

Soprattutto quando devi affrontare una questione delicata, non improvvisare.

Prima della conversazione chiediti:

• Qual è il punto che voglio far passare?
• Quale comportamento concreto ho osservato?
• Quale impatto ha avuto?
• Che cosa voglio che la persona mantenga o cambi?
• Che cosa posso evitare di dire perché non serve?

Se non sei ancora allenato, scrivilo.

Poche parole.
Frasi brevi.
Fatti concreti.

Poi parla con la persona.
In presenza, quando possibile.

E una volta che il messaggio è arrivato, non continuare a girarci intorno.

Un buon feedback non deve lasciare il collaboratore con la sensazione di essere stato giudicato.

Deve permettergli di capire che cosa ha fatto, quale effetto ha prodotto e che cosa può fare da quel momento in avanti.

Questa è la differenza tra una critica che scoraggia e un feedback che aiuta davvero a crescere.