10 suggerimenti per dare cattive notizie con professionalità (e dormire la notte) – 1

cattive notizie

“Nessuno ama colui che porta cattive notizie.”
Sofocle, Antigone, 442 a.e.c.

In tempi antichi,
i messaggeri che portavano cattive notizie rischiavano di essere uccisi.
Anche se i tempi sono cambiati,
resta il fatto che a nessuno piace essere il portatore di cattive notizie.

Comunicare cattive notizie è uno dei compiti più difficili per un team leader

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È sempre difficile dire alle persone qualcosa che non vogliono sentirsi dire.
Non è facile iniziare una conversazione su
cali di performance, profitti in calo,
progetti rimandati o cancellati,
per non parlare di chiusure di reparto,
salari e benefit tagliati o
persone licenziate.

Oltre l’ansia di doverlo dire, c’è anche la preoccupazione della reazione e dell’impatto sulla singola persona,
il team, la produttività.

Purtroppo molti team leader non hanno idea di come gestire al meglio la comunicazione e (spesso) rovinano tutto. L’intenzione è buona, il risultato pessimo.

Ecco 10 spunti per comunicare cattive notizie:

1. Aspettare di avere tutte le informazioni

Non condividere una cattiva notizia incompleta e frammentaria perché non fa bene a nessuno,
e ti impedisce di mantenere il controllo della situazione.

Assicurati di avere prima tutte risposte d altrimenti è facile creare stress supplementare e pericoloso gossip da corridoio.

2. Le cattive notizie non dovrebbero mai cogliere di sorpresa

Le cattive notizie non dovrebbero mai essere una sorpresa per chi le ascolta.
Se le persone sono sorprese,
non onori la tua professionalità.

Di persona o per e-mail,
è importante far conoscere lo scopo generale della riunione o del colloquio,
senza entrare nei dettagli e non fornendo false rassicurazioni,
comunicando quando e dove si svolgerà e sottolineando che si parlerà di “prossimi sviluppi”.
 


 

Consenti alle persone di iniziare a preoccuparsi,
a patto di non “tenerle a mollo” per troppo tempo.

3. Scegliere la giusta tempistica è di fondamentale importanza

Aspettare fino all’ultimo minuto per comunicare la bad news farà solo esasperare gli animi e quel che ne consegue.
Aspettare troppo, non serve, in un modo o nell’altro, la cattiva notizia uscirà.

Una cattiva notizia data in ritardo è una cattiva notizia … peggiorata perché alterata e dilatata.

Più aspetti, più la situazione raggiunge il suo punto di ebollizione,
il pettegolezzo e le informazioni false si diffondono velocemente e seminano discordia e preoccupazione tra il personale.

Meglio (se possibile) comunicare la notizia il prima possibile,
prima che la situazioni “lieviti” diventando ingestibile.

4. Prepararsi

Se si tratta di un annuncio che colpisce molti dipendenti,
può aiutare suddividerli in piccoli gruppi, permettendo alle persone di sentirsi più a loro agio nel porre domande.

Se si tratta di una comunicazione uno-a-uno,
è meglio avere qualcun altro nella stanza oltre te e il collaboratore o il dipendente,
come ad esempio un rappresentante delle risorse umane.

Più la notizia è spiacevole,
più si alza la posta in gioco.
Questo è il momento per scegliere le parole con cura e una consegna sicura.

Un buon approccio potrebbe essere quello di preparare le persone a ricevere brutte notizie.
Si potrebbe iniziare la conversazione tipo:
“Non è semplice per me dire questo …”
“Questo è imbarazzante”,
“Non ti piacerà quello che dirò …”
“Non so come reagirai a questo …”

5. Essere chiari e diretti

 


 

Troppo spesso,
la comunicazione di una notizia spiacevole è preceduta da
troppe (o poche) spiegazioni e informazioni,
evasività,
oppure da un linguaggio rassicurante che tenta di diminuirne l’impatto.

Così facendo però si perde l’immediatezza del messaggio.
Le persone non capiscono, sono confuse.
Potrebbero confondere, sottostimare o esagerare il reale peso della situazione.

Per ragioni fin troppo evidenti,
siamo cresciuti diffidenti nei confronti dei leader in ambito politico ed economico,
e vediamo i tentativi di ammorbidire le cattive notizie come un tentativo evidente di manipolare e manovrare la situazione.

Mai quanto in tema di cattive notizie,
le persone hanno bisogno di rispetto.
per questo motivo non nascondere, raddolcire o minimizzare i fatti.

Le cattive notizie devono essere date in modo breve,
chiaro e diretto.