Colloqui individuali: 6 errori assolutamente da evitare
Colloqui individuali, incontri singoli, uno a uno, faccia a faccia, 1 a 1 …
chiamali come vuoi, sono uno degli strumenti più potenti che hai come team leader.
Molti manager pianificano incontri uno a uno con i loro collaboratori,
sono ben intenzionati e predisposti, ma troppo spesso li sprecano.
Un momento potenziante viene dissolto in semplici aggiornamenti e passaggio di informazioni,
ripetizioni verbali di mail e report,
per non parlare di frequenti cancellazioni e costanti rimandi,
ecco come sprecare colloqui individuali!
Perché i colloqui individuali diventano improduttivi?
La mancanza di un modello o di una struttura di come-fare,
impedisce a molti manager di ottenere il massimo dai propri incontri individuali.
La mancanza cronica di tempo fa il resto.
Se non riesci a ottenere valore dai tuoi incontri uno contro uno, la differenza di solito è nei suoi fondamenti. Senza fare i passi giusti è molto facile che i tuoi incontri individuali non raggiungano il loro pieno potenziale.
I migliori leader del mondo investono tempo ed energie,
dichiarano che non c’è investimento migliore che tu possa fare,
incontrare una volta alla settimana o almeno una volta ogni 2 settimane i tuoi collaboratori.
Ecco i 6 errori top che ti aiuteranno (se li eviti) ad avere incontri individuali più produttivi,
a sviluppare ottime relazioni e costruire una cultura di fiducia con i tuoi collaboratori:
1. Non fare incontri uno a uno
L’errore peggiore che puoi commettere è non programmare colloqui individuali con i tuoi collaboratori.
Non ti senti in comfort nell’uno-a-uno, non sai cosa dire e come dirlo, e allora … li eviti!
Aspetti le revisioni delle prestazioni semestrali (o annuali!) per scambiarti feedback e avere “conversazioni” con i tuoi collaboratori.
Fortunatamente, le aziende lungimiranti stanno incoraggiando una comunicazione sempre più frequente (e diretta) tra manager e report, stabilendo incontri one-to-one come norma aziendale.
I vantaggi degli incontri individuali (se fatti bene) sono enormi.
Ti consentono di promuovere ottimi rapporti di lavoro,
migliorare la produttività del team e rimanere aggiornato sui problemi.
Evitare sorprese.
2. Credere che i colloqui individuali siano efficaci … per te
Un altro errore che puoi commettere come manager è credere che tutti i tuoi collaboratori traggano beneficio dalle riunioni individuali.
Ok, sei sicuro che per te funzioni … ma sei sicuro che per il tuo team sia lo stesso?
- Hai mai pensato di chiederli cosa ne pensano?
- Hai mai chiesto ai tuoi dipendenti un feedback sui tuoi one-to-one?
- Ritengono che questi incontri siano produttivi?
- C’è una modalità diversa che vorrebbero provare?
Chiedere feedback sulle riunioni è una parte importante per migliorare la cultura aziendale e lo spirito di squadra!
Dopo un incontro faccia a faccia, poni ai tuoi collaboratori una domanda tipo: “Quando hai visto in calendario la pianificazione del nostro incontro, qual è stata la tua reazione? Cosa hai pensato?”:
- “Oh no! Ancora”
- “Cosa ho fatto stavolta …”
- “Mi sento a disagio …”
- “Bene! Ho davvero bisogno di parlare di …”
Puoi utilizzare questo feedback in modo costruttivo per migliorare la qualità delle tue riunioni e delle tue relazioni con i tuoi collaboratori.
3. Discutere di cose secondarie
Sguardi vuoti e silenzi imbarazzanti.
“Non ho molto di cui parlare” non è il massimo per iniziare un colloquio individuale.
Evita di rendere l’incontro solo un aggiornamento.
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Questo è il motivo per cui non dovresti trascorrere l’intero incontro scambiando aggiornamenti sul progetto o condividendo informazioni facilmente reperibili come statistiche, dati e report.
Potresti semplicemente inviarli via e-mail.
È raro che scaturisca una conversazione straordinaria quando nessuno (tu in primis) non sa cosa dire.
Dovresti organizzarti (e prepararti) prima dei tuoi incontri individuali.
Prepara un elenco di domande per ogni persona con cui ti incontrerai.
Le domande sono il miglior strumento per capire “cosa sta succedendo”.
Non programmare incontri uno a uno…solo perché devi farlo,
oppure ti senti trend nel farlo.
4. Non essere “presente”
Ovvero, lasciarsi distrarre dalle … distrazioni.
Ascolta la persona per mostrare che davvero vuoi sentire quello che ha da dire.
Spegni il telefono.
Non scarabocchiare.
Non guardare fuori dalla finestra, il cellulare, le notifiche.
Ti sei mai chiesto se …
dovessero farlo i tuoi collaboratori o dipendenti mentre si rapportano con te?
Ne dubito!
Non puoi essere “presente” quando sei interrotto da notifiche acustici, ronzii del cellulare.
Assicurati di non distrarti.
Concentrati sull’ascolto.
Concentrati sullo stabilire un contatto visivo con il tuo collaboratore.
Assicurati che la persona seduta dall’altra parte del tavolo si senta ascoltata.
Prendi nota di ciò che viene detto e (soprattutto) di cosa non viene detto.
5. Acquisire spiate o soffiate “sottobanco”
L’obiettivo degli incontri individuali è ascoltare, chiarire.
Aggiungere spunti da discutere riguardo …
priorità, dinamiche di squadra, impegno, sfide e ostacoli, aspirazioni e obiettivi di carriera, feedback e richieste di cambiamento.
È un “momento magico”.
È il tuo modo di far sapere ai tuoi collaboratori che tieni a ciò che hanno da dire.
Non rovinare questo momento potenziante con richieste/scambio di spiate, confidenze e soffiate per mantenere il controllo sulla “truppa”.
È puerile.
Lontano dall’immagine di leader autorevole che vuoi trasmettere.
Crea uno spazio riservato dove esplorare una nuova idea,
esprimere preoccupazioni e scetticismi, fare programmi e fantasie di business,
in un ambiente riservato, con la tranquillità di poter riflettere ad alta voce ed esprimere la propria creatività.
6. Ascoltare solo “cosa viene detto” è un grande errore dei colloqui individuali
“Ascolta” il livello di energia della persona che hai davanti.
Le parole sono concilianti ma il suo viso dice altro?
Senti entusiasmo? Ci sono molte esitazioni?
Parla velocemente?
Potrebbe essere ansiosa o arrabbiata?
Essere un grande comunicatore, ascoltare ciò che non viene detto, vuol dire essere consapevole che la “fetta più grande” del messaggio passa attraverso il linguaggio corporeo.
Ciò che non diciamo è più importante di quello che diciamo.
Come ho scritto nel mio libro “Autorevolezza – strategie e tecniche per diventare il riferimento carismatico dei tuoi collaboratori e colleghi” la mimica facciale, gesti, posture e il tono della voce,
possono cambiare di molto la tua percezione e la tua comunicazione.
In conclusione, fai del colloquio individuale un momento potenziante per il tuo collaboratore ma ricorda che la “crescita” può essere reciproca.
Come ci ricorda Carl Gustav Jung:
L’incontro di due personalità è come il contatto tra due sostanze chimiche;
se c’è una qualche reazione, entrambi ne vengono trasformati.
Formatore e Coach.
