Come scrivere email da vero leader: cosa evitare con il capo, titolare, CEO – parte 3

e-mail al capo

 
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Diversi studi indicano che circa il 50% delle mail sono mal interpretate.

E ti credo!

In una mail le parole sono l’unica risorsa …
tenendo conto del solo testo perdiamo oltre il 90% dell’efficacia della comunicazione efficace.

È facile creare incomprensioni ed equivoci con il capo, titolare, CEO

Come ho scritto nel mio libro “Autorevolezza” quando scriviamo una mail al capo, e nella comunicazione generale, dobbiamo stare ben attenti a non usare espressioni che ci fanno apparire offensivi, incompetenti o poco corretti.

Frasi che possono essere interpretate negativamente e sabotare il rapporto professionale con il nostro manager.

Ogni ufficio ha una sua “etichetta” di posta elettronica.

Qualunque sia il tuo modo di utilizzare la posta elettronica (rispondi subito a tutti dettagliando oppure non la usi poco), ecco 5 tipologie di mail che non dovresti mai inviare al tuo manager, titolare o CEO:

 
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1. E-mail negative o che suscitano dubbi

Non dare un motivo di dubitare di quello che stai scrivendo,
quando invii una mail al tuo capo.

Presenta i tuoi pensieri senza alcun giudizio e lascia a lui/lei la libertà di decidere.

Evita di iniziare con negazioni tipo:

  • “Non so se questo funzionerà … “
  • “Spero che i risultati non saranno …”
  • “Mi auguro che …”,
  • “Mi sembra …”
  • “È probabile che …”

Così scrivendo, stai riducendo al minimo la fiducia degli altri nelle tue idee.

Queste frasi sono comuni e accettabili nella conversazione di tutti i giorni,
ma in questo caso è meglio evitarle.

  • “Scusa il disturbo”
  • “Era solo un’idea”
  • “Spero di non aver sbagliato”

Sono frasi che (potrebbero) mettere in cattiva luce il tuo lavoro. Ti fa sembrare come se ti stessi scusando per qualsiasi domanda. Inoltre, fa emergere un senso d’inferiorità.

2. E-mail in cui il tuo capo viene inviato in CC senza motivo

Chiunque si irriterebbe ricevere una CC di cui non fa realmente parte.

Fai perdere tempo a leggere qualcosa di cui probabilmente non ha bisogno. La maggior parte delle volte, intasa solo la casella di posta.

Il tuo capo deve assolutamente essere informato?
No, benissimo. Non metterlo in copia.

Piuttosto, una volta terminata l’interazione, invia un breve riepilogo delle informazioni rilevanti emerse durante la conversazione.

 


 

Mantiene il tuo manager informato su cosa sta succedendo, senza tenerlo costantemente aggiornato sui dettagli. Qualcosa tipo: “Per tua info, il rappresentanze dell’azienda Y sarà presente in sede il giorno Z”).

Lo riempi di mail perché … vuoi assicurarti che il tuo capo sappia che stai facendo un buon lavoro e ti stai dando da fare.

Ottimo! Probabilmente, se riceve meno e-mail, ma tutte sono significative, penserà che stai facendo un lavoro migliore rispetto a qualcun altro che sente continuamente.

3. Risposte tipo: “Non posso farlo. Ho altre priorità al momento”

Questa frase ti farà apparire subito indolente rifiutando di fare qualcosa,
di non voler imparare e crescere.

Invece di spiegare la tua posizione o di chiedere aiuto per la priorità,
hai appena bloccato la comunicazione!

Molto meglio dire:
“Ho una serie di mansioni in scadenza. A tuo parere, a quali daresti la priorità?”

4. Inviare mail al capo dispersive o equivoche

Proprio come te, (anzi più di te), il tuo capo/a è occupato.
Non ha tempo da perdere.

Non scrivere e-mail al capo lunghe, dettagliate o enigmatiche,
perché il contenuto può facilmente essere interpretato in modo errato.

Utilizza meno frasi possibili e vai dritto al punto!

Scrivere mail dispersive significa che hai difficoltà a esprimerti in modo chiaro e conciso.
Stai sprecando il tuo tempo e (soprattutto) quello del tuo capo.

 


 

5. E-mail al capo? Evita messaggi che “trasudano” fretta e approssimazione

Controlla prima di inviare una mail al capo!

Qualunque cosa tu decidi di inviare via mail al tuo datore di lavoro, è sempre una buona idea,
leggere e controllare prima di inviare, soprattutto quando sei di fretta o ti senti molto emotivo.

Puoi controllare di non aver giudicato erroneamente il tono o includere qualcosa che non dovresti fare,
ma puoi verificare anche eventuali errori di ortografia o sviste stupide.

Inoltre, è fondamentale sapere quando non utilizzare la posta elettronica.
Ci sono comunicazioni in cui il tono e il linguaggio del corpo fanno la differenza.

È importante riconoscere quei momenti e preferire una chiamata o un incontro faccia-a-faccia con il tuo manager.

CONTINUA A LEGGERE LE ALTRE PARTI DELL’ARTICOLO:

  1. 12 spunti per fare email come un CEO
  2. 12 errori da evitare
  3. Email che non dovresti mai inviare al capo, al titolare, al CEO
  4. Gestire i conflitti via email. È efficace?
  5. Come rispondere a email arrabbiate