Stanco delle scuse dei collaboratori? 9 spunti per neutralizzarle

Le scuse dei collaboratori ti stanno sfibrando?

Che si tratti di un progetto importante o di una semplice consegna, la lista sembra non finire mai.

“Non ne ho avuto tempo.”
“Ho troppe cose da fare.”
“Non ho mai imparato a farlo.”
“Non è colpa mia.”
“Non ne so niente, chiedi a Luigi.”
“Scusa… ma quale progetto?”

Poi ci sono i professionisti della materia.

Quelli che, qualunque cosa sia successa, non c’erano. E se c’erano, stavano facendo altro.

Ne hanno sempre pronta una.

Ma attenzione.

Non tutto quello che a te sembra una scusa lo è davvero.

L’ho imparato anch’io.

Prima di “neutralizzare” una scusa devi capire che cosa hai davanti: una giustificazione comoda, una difficoltà reale, qualcosa che non hai spiegato bene tu oppure una responsabilità che il collaboratore sta evitando.

E poi devi parlarne.

1. Comincia da te

Se arrivi in ritardo e hai sempre un motivo, dimentichi una consegna e la colpa è degli altri, cambi continuamente le priorità e poi chiedi puntualità assoluta al team, parti male.

Non cercare scuse neanche per te stesso.

Quando sbagli:

• “Ho sbagliato.”
• “Questa cosa era mia.”
• “Dovevo controllarla.”

Non perdi autorevolezza.

Fai vedere come si assume una responsabilità.

2. Non lasciare che il problema diventi normale

Un ritardo può capitare.
Una consegna mancata anche.

Se però la stessa situazione continua a ripetersi, affrontala.

Non aspettare settimane accumulando fastidio, per poi esplodere davanti a quello che arriva in ritardo per la prima volta e di soli 58 secondi.

Questa l’ho vista succedere parecchie volte.

Parla quando c’è ancora un problema da risolvere, non quando hai già una montagna di irritazione da scaricare.

3. Smetti di dire sempre “Va bene”

Quando mi capitava di sentire scuse dei collaboratori, ricordo che spesso rispondevo:

“Va bene.”

Soluzione facile.

Mi toglieva dagli impicci e soprattutto mi evitava il confronto con il collaboratore.

Tutto bene allora?
Per niente.

Ho dovuto imparare, anche abbastanza rapidamente, che la conversazione non poteva sempre finire lì.

Puoi comprendere una spiegazione senza per questo chiudere la questione.

“Capisco. Adesso vediamo però che cosa è successo e come evitiamo che ricapiti.”

È diverso da “Va bene”.

4. Lascia spiegare prima di concludere

Se hai già deciso che è una scusa, probabilmente ascolterai soltanto quello che conferma la tua idea.

Lascia parlare la persona.

Non interromperla dopo dieci secondi perché hai già capito tutto.

Poi riporta la conversazione sui fatti:

• “Contavo di consegnare il preventivo venerdì. Non è successo e adesso dobbiamo riorganizzare il lavoro.”

Non serve:

• “Sono molto deluso da te.”

Il punto non è far sentire in colpa il collaboratore.

È fargli vedere che cosa ha prodotto quello che è successo.

5. Fai domande. Poi decidi se era davvero una scusa

Se qualcuno dice di non aver avuto tempo, puoi chiedere:

• Quando hai ricevuto il compito?
• Quando hai iniziato?
• A che cosa hai dato priorità?
• Quando hai capito che non saresti riuscito a finire?
• Che cosa hai fatto a quel punto?
• Perché me lo stai dicendo soltanto adesso?

Le domande servono anche a te.

Mi ricordo di una collaboratrice che continuava ad arrivare in ritardo di qualche minuto.

Una volta il treno.
Un’altra il bus che non aspettava la coincidenza.
La cosa cominciava a innervosirmi parecchio.

Ero tentato di liquidare tutto come le solite scuse. Poi ho guardato meglio.

Abitava in un paese mal servito dai mezzi pubblici. Per arrivare cinque minuti prima avrebbe dovuto partire un’ora prima, cambiare tre mezzi e fare un giro assurdo.

Le ho dato un piccolo margine di flessibilità in entrata.

Problema risolto.

E non ho più sentito quelle “scuse”.

Prima di “combattere” una scusa, assicurati che sia davvero una scusa.

6. Chiedi al collaboratore che cosa propone

Se il problema è reale, non devi necessariamente essere tu a trovare la soluzione.

Chiedi:

• “Come pensi di evitare che succeda di nuovo?”
• “Che cosa puoi fare diversamente?”
• “Che cosa ti serve?”

Poi ascolta.

Evita di trasformarti immediatamente nel consulente, nel papà o nella mamma.

Il collaboratore deve avere una parte attiva nella soluzione.

Altrimenti il problema rimane tuo.

7. Parla del comportamento, non della persona

C’è una bella differenza tra:

“Sei inaffidabile.”

e:

“È la terza volta che la consegna arriva dopo la scadenza concordata.”

Tra:

“Sei il solito ritardatario.”

e:

“Questa settimana sei arrivato in ritardo tre volte.”

Rimani su quello che è successo.

Evita sempre, mai, ogni volta se non corrispondono ai fatti.

E soprattutto evita di trasformare un errore in un’identità.

Se vuoi approfondire questo passaggio, puoi leggere “9 spunti per criticare il tuo collaboratore senza compromettere il rapporto”.

8. Chiarisci che cosa deve succedere la prossima volta

Una conversazione non serve a molto se alla fine nessuno sa che cosa deve cambiare.

Se il problema era l’organizzazione del tempo, chiarite le priorità.

Se il collaboratore non sapeva fare qualcosa, verificate che adesso sappia dove trovare supporto.

Se ha aspettato fino alla scadenza prima di segnalare il problema, concordate quando deve avvisarti la prossima volta.

Non basta:

“Mi raccomando.”

Meglio uscire dalla conversazione sapendo entrambi che cosa vi aspettate.

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9. Chiudi la questione

Avete parlato.
Avete chiarito.
Avete concordato che cosa fare.

Adesso dagli la possibilità di farlo.

Non ricordargli l’errore per le tre settimane successive.

Niente battutine durante la riunione.

Niente:

“Eh, speriamo che stavolta…”

Se dici di avere fiducia, comportati di conseguenza.

E guarda che cosa succede dopo.

E se le scuse dei collaboratori continuano?

Può succedere.

Hai ascoltato.
Hai verificato.
Avete cercato una soluzione.
Hai chiarito le aspettative.

E il comportamento continua.

A quel punto non serve ripetere la stessa conversazione all’infinito.

Devi prendere atto che il problema non è più la scusa che ti viene raccontata, ma ciò che continua a non cambiare.

E decidere di conseguenza.

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Non devi diventare quello che non accetta scuse dei collaboratori.
E neppure quello a cui va sempre bene tutto.

Devi capire che cosa sta succedendo.
E poi affrontarlo.