Come scrivere email da vero leader: 12 errori da evitare – parte 2
Quante email invii e ricevi ogni giorno?
È facile che rispondi “Tante…troppe!”
La mail è uno degli strumenti di comunicazione più potenti ed efficienti (quando utilizzata correttamente) che però ci mette il rischio di inviare messaggi inefficaci, creare un’impressione sbagliata o addirittura danneggiare la tua reputazione con pratiche sciatte e superficiali.
In questo articolo, esaminiamo 12 errori comuni che le persone commettono quando inviano e-mail:
1. Non chiedere “scusa” tutte le volte
- “Scusa il disturbo”
- “Era solo un’idea”
- “Spero di non aver sbagliato”
Quando utilizzi queste frasi stai riducendo al minimo la fiducia (degli altri) nelle tue idee.
Queste espressioni sono comuni e accettabili nella conversazione di tutti i giorni,
ma se vuoi trasmettere autorevolezza nelle tue mail è meglio evitarle.
Sono frasi che (potrebbero) mettere in cattiva luce il tuo lavoro o far emergere un senso d’inferiorità.
2. Evita e-mail aggressive
Le persone ricordano sempre una mail aggressiva.
Rispondere con astio e animosità, non è quasi mai il modo appropriato per mostrare la tua leadership.
Ad esempio, fare una richiesta veloce o fornire istruzioni senza un “ciao” o un “grazie” probabilmente sembrerà scortese e arrogante.
Piuttosto, salva la mail aggressiva nella cartella “bozze” per 24 ore.
Rivedila apportando i tagli necessari.
Vedrai… la calma fa miracoli!
La comunicazione è il cuore dell’autorevolezza: con la nuova edizione aggiornata 2025 del mio libro “Autorevolezza” e il volume complementare “Prima volta Leader” hai due strumenti pratici per migliorare il tuo impatto, carisma e leadership.
3. Non scrivere in MAIUSCOLO
Quando scrivi in maiuscolo è come se stessi URLANDO.
Le lettere maiuscole vengono interpretate come aggressive e invadenti.
L’uso delle lettere in MAIUSCOLO non renderà la tua e-mail più urgente di altre.
Per cortesia disattiva BLOC MAIUSC.
E mentre ci sei … non usare tutti quei punti esclamativi!!!!
4. Non inviare mail che non sono urgenti o necessarie
Se abusi della modalità “urgente”,
non passerà molto tempo e nessuno presterà la dovuta attenzione alle tue mail.
E quando ne invierai una davvero urgente,
nessuno presterà interesse nemmeno a quella.
Inoltre, a secondo lo scopo del tuo messaggio, potresti optare per un metodo alternativo e più appropriato (tipo la messaggistica istantanea di Microsoft Teams) se devi semplicemente inviare un “grazie” veloce e informale.
È più immediato e non caricherà inutilmente la “posta in arrivo” delle persone.
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5. Non essere troppo amichevole o troppo formale
Essere troppo informale ti farà sembrare poco professionale.
Usa con parsimonia punti esclamativi, emoticon, testo colorato, acronimi, caratteri fantasiosi e SMS.
Allo stesso tempo, non essere “robotico”.
Una mail al lavoro di una riga senza entusiasmo o personalità assomiglia tristemente alle risposte automatiche generate da un software.
6. Meglio non abusare con “Rispondi a tutti”
Quando ricevi una mail con più persone in conoscenza, non inviare automaticamente la tua risposta a tutti!
Assicurati di premere “rispondi a tutti” solo se la tua risposta è veramente necessaria a tutte le persone coinvolte.
Altrimenti, rispondi solo all’interessato.
Gli altri te ne saranno grati!
7. Come scrivere mail efficaci? Evita negazioni e non suscitare dubbi
- “Non so se questo funzionerà … “
- “Spero che i risultati non saranno …”
- “Ho ragione?”
- “Mi capisci?”.
Invece di dare un motivo a chi leggerà di dubitare di quello che stai scrivendo,
presenta i tuoi pensieri senza alcun giudizio e lascia agli altri la libertà di decidere.
Anche questo vuol dire essere autorevole.
Sarai sorpreso di quanto gli altri si fidino di te,
se tu (per primo) ti fidi di te stesso.
8. Non utilizzare un oggetto vago (o non includerlo del tutto)
Una mail è molto efficace quando è concisa.
L’oggetto è senza dubbio la parte più importante della email. È la prima cosa che vedrà il destinatario, dovrebbe essere informativa e incisiva.
Può incoraggiare la lettura e portare a rispondere più rapidamente.
Se non includi l’oggetto, può essere irritante per il destinatario aprire l’e-mail per capire di cosa si tratta.
Prova a fornire nella frase dell’oggetto più dettagli possibili.
Potrebbe anche non essere letto o essere interpretato come spam.
Quando riceve l’e-mail, il destinatario dovrebbe capire di cosa tratta, semplicemente leggendo l’oggetto.
Non giocare agli indovinelli, sii esplicito e conciso (poche parole chiave, pertinenti al tuo messaggio).
9. Non inviare mail a “raffica”
A volte la fretta e lo stress, ti fa scrivere una mail molto velocemente rischiando così di saltare/dimenticare qualche dettaglio o informazione necessaria.
Sarai costretto a inviare altre mail con ulteriori informazioni inerenti alla prima,
creando un pastrocchio organizzativo.
Un collage informativo che rischia di fare disperdere un pezzo importante del tuo messaggio!
10. Come scrivere mail da vero leader? Evita messaggi lunghi
La maggior parte di noi legge le mail in pochi secondi.
I blocchi di testo di grandi dimensioni sono difficili da leggere, quindi è meglio suddividerle in brevi paragrafi. Grazie agli elenchi numerati sono ancora più facili da digerire.
Puoi anche usare il grassetto o il corsivo per evidenziare parti importanti del tuo messaggio,
ma dovresti farlo con parsimonia.
La brevità e la chiarezza sono essenziali, quanto la grammatica e l’ortografia.
Proprio come l’oggetto, anche il corpo della mail dovrebbe essere molto esplicito e conciso.
Vai dritto al punto. Non essere prolisse. La maggior parte delle persone non legge tutto.
Descrivi in modo sintetico quali azioni dovrebbero essere prese.
Così facendo fai risparmiare a tutti del tempo. Te ne saranno grati!
11. Evita errori di battitura, punteggiatura fastidiosa, colore o caratteri non professionali, indirizzo mail ridicolo
“Inviato da My Samsung”, non è una scusa per inviare e-mail poco professionali.
Qualche errore è accettabile,
ma se la mail è importante è fondamentale rileggerla e controllarla prima di inviarla.
Usa con parsimonia i punti esclamativi, possono farti apparire troppo emotivo o immaturo.
Utilizza caratteri, colori e dimensioni classici.
In genere,
è meglio utilizzare una dimensione di 11-12 punti e un carattere di facile lettura come Arial o Calibri.
Per quanto riguarda il colore, il nero è la scelta più sicura.
Se stai inviando una mail a titolo professionale, evita un account di posta elettronica non appropriato. Tutto ciò che è sexy, volgare o insensato ti farà apparire un leader immaturo e poco professionale.
12. Rileggi la mail prima di inviarla
Come scrivere mail efficaci: aspetta finché non ti sarai calmato e riuscirai a pensare in modo chiaro e razionale. La cosa più importante che tu possa fare è controllare le tue mail prima di inviarla.
Ti prende pochi secondi ma ti consente di individuare e correggere errori di grammatica, ortografia ed errori di punteggiatura, che sembrano poco professionali e sciatti.
Controllare un’e-mail prima di inviarla ti aiuterà a garantire che il tono, il significato e la lunghezza siano appropriati, che l’ortografia, la grammatica e la punteggiatura siano corrette e che tu abbia selezionato il destinatario e l’allegato corretti.
Non è necessario rispondere immediatamente
È particolarmente importante ritardare la tua risposta quando sei stressato, arrabbiato: se invii un messaggio nella foga del momento, non potrai recuperarlo (anche se alcuni client di posta elettronica hanno una funzione “annulla” o “opzione “recupera”).
Come scrivere mail da vero leader?
Aspetta finché non ti sarai calmato e riuscirai a pensare in modo chiaro e razionale.
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Formatore e Coach.
