Discussione con un dipendente: ecco come fanno i grandi leader

discussione difficile con un dipendente

Le discussioni, il più delle volte, non hanno quasi mai bisogno di chiarire i fatti accaduti.
I fatti-sono-fatti.

Si tratta piuttosto di contrasti sulle percezioni, le interpretazioni o i valori che ognuno di noi attribuisce a quello che è/non è accaduto.

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Pochi amano una conversazione difficile. Ancora meno, la sanno gestire bene.
La maggioranza di noi “sa cosa dovrebbe fare” ma generalmente “non lo fa”.

Manca l’abitudine oppure si ha paura di come la conversazione girerà.
Magari il collaboratore la prenderà male.

Se poi è un dipendente-chiave (uno di quelli che se ti molla sono dolori) il rischio che diventi una questione anche “pericolosa” per la tua attività è molto alta.

Nel mio libro “Autorevolezza” ho riservato un intero capitolo alla gestione di feedback e rapporti con collaboratori difficili. Il capitolo si apre ricordando quanto la preparazione sia fondamentale.

Se preparata bene la conversazione, avrà maggiori possibilità di essere produttiva.

Invece, evitare la conversazione renderà solo più difficile la questione.
La tempestività è importante. Più aspetti, più diventa difficile.

Ecco 8 spunti per una discussione con un dipendente o un collaboratore … proprio come farebbe un leader autorevole:

1. Fatti trovare pronto

Appena incontri il tuo collaboratore o dipendente,
non dire qualcosa tipo “Eccomi … ci sono, non appena finisco la email”. È irrispettoso.

Imposta il telefono su “silenzioso”. Metti a “riposo” il tuo computer.

Rimuovi le barriere fisiche tra te e la persona (vedi foto).
Non sederti dietro la tua scrivania e non “nasconderti” dietro lo schermo del laptop.

 
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2. Arriva rapidamente al punto

Evita le chiacchiere,
impara a esprimere la tua opinione in modo conciso e diretto. “C’è una questione che vorrei discutere con te.”

Il feedback sandwich in questi casi è poco efficace.
Smettila di girare in tondo e vai al punto!
È quello che penso di un qualsiasi manager con poche capacità di leadership.

Se hai organizzato un incontro faccia a faccia con il tuo collaboratore, dai al colloquio l’importanza che merita.
Non correre il rischio di minimizzare il motivo dell’appuntamento.

3. Evita di sottolineare solo cosa-non-funziona

Non è importante cosa-dici, ma piuttosto come-lo-dici.

Non sono le parole che utilizzi, ma piuttosto il modo in cui lo dici che lascia un’impressione (positiva o negativa) sulla persona. Leggi il post.

Costruisci una relazione produttiva.
Le intenzioni positive sono la base di una discussione di successo.

Come detto prima, la preparazione è la chiave.

Non passare il 95% a spiegare cosa non va, e solo il restante 5% su come farlo bene.
Pensa di più a ciò che vuoi, piuttosto ciò che non vuoi.

 
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4. Discussione con un dipendente: non stare sulla difensiva

Se alzi le barriere difensive comunichi un intenso bisogno di proteggerti.
La difesa aumenta, anziché diminuire, le possibilità che qualcuno possa “attaccarti” ancora di più.

La difesa continua è una risposta debole, mentre la non-difesa comunica forza e fiducia.

Il primo passo è diventare consapevole di quando ti metti sulla difensiva. Cerca di prestare attenzione.

  • Cosa ti ha fatto mettere sulla difensiva?
  • Come ti senti rispetto a quello che è stato detto/fatto?

5. Prepara piani di azione

Fai del tuo meglio per terminare la discussione ponendo domande, creando piani di azioni e rivelando le tue aspettative su ciò che vorresti vedere/accadere.

Indica il problema. Porta un esempio. Dichiara la tua intenzione positiva. Chiedi:

  • “Come potresti migliorare in quest’area?”

Continua a seguire la persona, assicurati che segua quanto pianificato.
Se ha bisogno di supporto, fatti trovare.

Dopo una conversazione difficile, cerca di resistere all’impulso di evitare la persona o di trattarla in modo diverso.

È fondamentale normalizzare (il prima possibile) le interazioni all’interno del tuo luogo di lavoro.

 


 

6. Discussione con un dipendente difficile: descrivi l’impatto del suo atteggiamento sbagliato

A volte siamo così coinvolti che trascuriamo le spiegazioni.

  • Qual è l’impatto del comportamento del tuo collaboratore?
  • Clienti insoddisfatti, calo di produttività?
  • Team nervoso, ambiente di lavoro in fibrillazione?

Descrivi il suo comportamento e l’impatto che ne consegue. Non attaccare la persona.

Offri il tuo aiuto.
Fatti trovare!

7. Crea possibili soluzioni al problema

È tempo di creare nuove possibilità/soluzioni che definiscano i nuovi comportamenti.
La ripetizione di vecchi comportamenti consolida solo il passato. Il vecchio.

Aiuta il tuo collaboratore a trovare risoluzioni. Chiedi:

  • “Cosa potresti fare per creare nuove soluzioni?
  • “Chi ti potrebbe aiutare/darti supporto?
  • “Cosa ti suggerirebbe un grande leader?”
  • “Se tu fossi di fronte a questa situazione, come/cosa faresti per risolverla?”

Dopo aver selezionato due o tre opzioni, chiedi:

  • Quale opzione/possibilità/soluzione vorresti sperimentare questa settimana?”

Se il tuo interlocutore dice “Cercherò di fare di più” chiedi:

  • “Cosa vuol dire per te concretamente fare-di-più?”

In definitiva, l’unico modo per gestire in modo appropriato una discussione con un dipendente è … affrontarla!

A volte, si evita una conversazione difficile perché ci si sente a disagio.
Purtroppo, stai solo ingrandendo il problema, prolungando l’ansia e potresti creare ancora più rancore e animosità.

Se vuoi apprendere come effettuare discussioni assertive con i tuoi collaboratori o dipendenti scopri il mio percorso di coaching.