Come migliorare la comunicazione con un tuo collaboratore in 7 mosse

Dritti al punto: ascoltare è una delle competenze fondamentali per comunicare davvero con un collaboratore.

Come ho scritto più volte anche nei miei libri, se non ascolti, come puoi pretendere di capire ciò che l’altro sta cercando di dirti?

Sembra elementare.

Eppure ascoltare è molto più difficile di quanto pensiamo.

Non significa semplicemente restare in silenzio mentre qualcuno parla. Significa mettere momentaneamente da parte giudizi, risposte già pronte e distrazioni per cercare di comprendere il messaggio nel suo contesto.

Sentire è automatico.
Ascoltare richiede attenzione.

Ecco 7 mosse per migliorare la comunicazione con un tuo collaboratore.

1. Presta davvero attenzione

Se puoi, preparati ad ascoltare.

Metti da parte per qualche minuto ciò che stavi facendo. Guarda la persona. Allontana il telefono. Evita di continuare a leggere una mail mentre dici:

“Parla pure, ti ascolto.”*

Probabilmente sentirai le parole.

Ma difficilmente coglierai tutto il resto.

Se perdi il filo, non fingere di aver capito.

Meglio dire:

“Scusa, ho perso quest’ultimo passaggio. Puoi ripeterlo?”

Fingere di aver ascoltato è molto peggio che ammettere di essersi distratti.

2. Non preparare la risposta mentre l’altro sta parlando

Succede continuamente.

Il collaboratore sta ancora spiegando e tu hai già cominciato a costruire mentalmente la risposta, la soluzione o l’obiezione.

A quel punto non stai più ascoltando.

Stai semplicemente aspettando il tuo turno per parlare.

Se vuoi comprendere, lascia per qualche minuto in sospeso la necessità di rispondere.

La risposta arriverà dopo.

3. Non arrivare troppo velocemente alle conclusioni

A volte vogliamo dimostrare di avere capito subito.

“Sì, sì, ho capito dove vuoi arrivare…”

E interrompiamo.

Magari hai davvero intuito il problema.
Magari no.

Non c’è niente di più frustrante nella comunicazione con un collaboratore sentirsi rispondere a qualcosa che non ha ancora finito di spiegare.

Lascia che completi il ragionamento.

Poi verifica se hai compreso correttamente.

4. Non interrompere

Per ascoltare serve anche tollerare qualche secondo di silenzio.

Non devi riempire ogni pausa con un consiglio, una correzione o un’esperienza personale.

Consenti alla persona di finire.
Non completarle le frasi.
Non parlarle sopra.
Non utilizzare ogni pausa come occasione per riprenderti immediatamente la conversazione.

Se interrompi continuamente, non stai accelerando la conversazione.
Stai aumentando il rischio di non capirla.

5. Mostra che stai ascoltando

Il tuo corpo comunica quanto le tue parole.

Se guardi continuamente l’orologio, controlli il cellulare o ti volti verso il computer, puoi anche dire “Mi interessa”, ma il messaggio che arriva è un altro.

Mantieni un contatto visivo naturale.

Puoi annuire, fare una domanda breve, utilizzare piccoli segnali come:

• “Capisco.”
• “Continua.”
• “E poi cosa è successo?”

Annuire non significa necessariamente essere d’accordo.

Significa:

“Ti sto seguendo.”

Vuoi potenziare la tua assertività?

Trovi spunti interessanti nei miei libri:

“Autorevolezza” , ora nella NUOVA edizione aggiornata, è perfetto se vuoi rafforzare la tua presenza autorevole.

“Prima volta Leader” è pensato se hai assunto da poco un ruolo di leader.

6. Riformula ciò che hai capito

Una delle tecniche più semplici per evitare fraintendimenti è riprendere con parole tue quello che hai ascoltato.

Per esempio:

• “Se ho capito bene, il problema principale è…”
• “Quindi mi stai dicendo che…”
• “A tuo avviso la difficoltà nasce da…”

Non è necessario ripetere tutto.

Devi verificare di avere colto il punto essenziale.

La riformulazione è particolarmente utile quando il collaboratore è agitato, poco chiaro o porta diversi problemi contemporaneamente.

Prima di cercare una soluzione, assicurati di aver capito bene il problema.

7. Evita le frasi che contraddicono il tuo comportamento

Alcune espressioni sembrano rassicuranti, ma diventano boomerang se quello che fai comunica il contrario.

Nella comunicazione con un collaboratore attenzione a frasi come:

• “Ti capisco” se non hai ancora compreso bene la situazione;
• “Vieni al punto” quando la persona sta cercando di spiegarsi;
• “Parla pure, ti ascolto” mentre continui a lavorare;
• “Continua, mi interessa” mentre guardi il telefono o l’orologio.

Le persone prestano molta attenzione alla coerenza tra quello che dici e quello che fai.

Non basta dichiarare interesse. Devi farlo percepire.

Se gestire un collaboratore ti sembra ogni giorno più complicato, non aspettare che il problema esploda.

Due sessioni di coaching mirato per iniziare a comprendere le dinamiche e impostare una strategia efficace.

→ Scopri il servizio.

Ascoltare non significa essere sempre d’accordo

Questo è un punto importante.

Ascoltare un collaboratore non significa approvare tutto quello che dice.

Puoi ascoltare attentamente e poi non essere d’accordo.

Puoi comprendere il suo punto di vista e prendere comunque una decisione diversa.

Puoi mostrare empatia e allo stesso tempo stabilire un limite.

L’ascolto serve a capire meglio prima di decidere come rispondere.

Ed è proprio questo che lo rende una competenza fondamentale per un leader.

Alla fine, la domanda da farti è molto semplice:

Quando un collaboratore ti parla, desideri veramente capire oppure stai soltanto aspettando il momento per rispondere?