Come diventare un leader: la presenza executive al telefono

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Riceviamo e facciamo decine di telefonate ogni giorno sul lavoro.

La maggior parte appartiene alla normale routine: chiedere aggiornamenti, rispondere a richieste, contattare clienti, fissare appuntamenti.

Rispondiamo quasi in automatico,
senza prestare particolare attenzione alle parole o al modo in cui le pronunciamo.

Poi, però, arriva quella telefonata.

Il capo diretto.
Il CEO.
Un cliente importante che reclama.
Un colloquio di lavoro.
Un confronto delicato con un collaboratore.

All’improvviso cambia tutto.

Non perché cambino le parole, ma perché cambia il loro peso.

Ed è proprio qui che molti commettono un errore: pensano che una telefonata importante sia semplicemente una conversazione… senza vedersi.

In realtà è molto di più.

Al telefono perdi quasi tutti gli strumenti della comunicazione.

Non puoi contare sul contatto visivo,
sul sorriso,
sulla stretta di mano,
sulla postura,
sul linguaggio del corpo.

Rimane una sola cosa.
La tua voce.

Sarà la tua voce a trasmettere sicurezza oppure incertezza, calma oppure agitazione, competenza oppure improvvisazione.

Come ho scritto nel mio libro “Autorevolezza“, la voce non accompagna il messaggio.

È il messaggio.

Ecco alcune strategie che hanno aiutato molti miei clienti a diventare più autorevoli durante le telefonate importanti.

1. Ricorda che il COME conta più del COSA

La voce è il veicolo che convince le persone ad ascoltarti e a prendere sul serio ciò che dici.

Gli studi mostrano che, durante una telefonata, gran parte dell’impressione che trasmetti nasce dal tono della voce, molto più che dalle parole utilizzate.

La prima domanda, quindi, non dovrebbe essere:

“Cosa dirò?”

Ma:

“Come voglio suonare?”

2. Registra la tua voce

Ascoltarti è spesso sorprendente.

Scoprirai se parli troppo velocemente, troppo piano oppure se riempi continuamente il discorso con:

• “Ehm mm”
• “Vero?”
• “Effettivamente…”
• “Praticamente…”
• “Sicuramente…”
• …

Sono dettagli che raramente notiamo mentre parliamo.

Essere ascoltati non dipende solo da cosa dici, ma da come lo dici.

Scopri il percorso di coaching mirato “Voce, attitudine, presenza: comunica autorevolezza da Executive”
e rafforza la tua leadership comunicativa

3. Prepara la voce prima della telefonata

Se ti aspetta una chiamata importante, prepara anche la voce.

Bevi qualche sorso d’acqua.

Evita di mangiare subito prima.

Fai qualche semplice esercizio vocale.

Può sembrare un dettaglio, ma una voce rilassata comunica molta più sicurezza di una gola secca o affaticata.

4. Sorridi prima di rispondere

Un sorriso sincero si sente.

Anche se l’altra persona non può vederti.

I muscoli del viso si rilassano, la voce diventa più aperta e naturale, il tono più caldo.

Sorridere non migliora soltanto ciò che trasmetti.

Migliora anche come ti senti.

5. Cura la postura

È curioso.

Anche quando nessuno ti vede, il corpo continua a influenzare la voce.

Se puoi, alzati in piedi.

Oppure siediti con la schiena dritta.

Respirerai meglio, la voce sarà più piena e darai naturalmente maggiore energia alle parole.

Non accasciarti sulla sedia e non telefonare sdraiato sul divano.

L’interlocutore non vedrà la postura.
La sentirà.

6. L’autorevolezza comincia dal “Pronto”

Evita risposte come:

“Sì?”

oppure

“Siiii … pronto?”

Rispondi con il tuo nome, pronunciato con tono chiaro e deciso.

Fin dai primi secondi comunichi ordine, presenza e professionalità.

7. Dedica tutta l’attenzione alla telefonata

Metti in silenzioso gli altri dispositivi.

Non leggere WhatsApp.
Non rispondere alle e-mail.

Evita il vivavoce quando possibile.

Chi è dall’altra parte percepisce immediatamente quando la sua telefonata compete con altre dieci cose.

Usa invece un buon auricolare o un microfono di qualità.

Anche piccoli rumori di fondo possono compromettere la qualità della conversazione.

8. Mostra che stai ascoltando

Piccoli segnali come:

• “Sì.”
• “Capisco.”
• “Certo.”

aiutano l’altra persona a capire che sei presente senza interrompere il suo ragionamento.

Se temi di dimenticare qualcosa, annotala.

Non interrompere.

9. Come diventare un leader: varia il ritmo della voce

Una voce monotona spegne l’attenzione.
Una voce troppo veloce comunica ansia.

Quando arrivi a un concetto importante rallenta.

Fai respirare le parole.

Cambia leggermente ritmo e intensità.

Sono queste variazioni che aiutano il tuo interlocutore a ricordare ciò che conta davvero.

10. Prenditi il tempo per rispondere

Molti credono che rispondere subito sia segno di sicurezza.

Spesso è vero il contrario.

Una persona autorevole non teme qualche secondo di silenzio.

Se la domanda è delicata puoi dire tranquillamente:

“Mi dia un momento per riflettere.”

Raccogli prima i pensieri.

Poi parla.

11. Come diventare un leader: elimina gli “Ehmmm”

Gli intercalari continui trasmettono esitazione.

Se non riesci ancora a eliminarli, sostituiscili con pause oppure con parole più intenzionali come:

• “Vediamo…”
• “Ora…”
• “Dunque…”

Sembrerai molto più sicuro.

12. Come diventare un leader? Impara a usare il silenzio

I migliori comunicatori non parlano continuamente.

Usano le pause.

Prima di un concetto importante.
Dopo un’affermazione significativa.

Il silenzio dà peso alle parole.

Permette all’altra persona di elaborarle.

E comunica sicurezza molto più di una risposta precipitosa.

Una telefonata importante non si gioca (solo) sulle parole.

Si gioca soprattutto sulla qualità della tua presenza.

Quando l’altra persona non può vederti, ascolta tutto quello che sei attraverso la tua voce.

Se impari a gestirla con calma, chiarezza e intenzionalità, non migliorerai soltanto le tue telefonate.

Rafforzerai la tua autorevolezza.

Ed è questo, molto spesso, che le persone ricordano di più.