Mancanza di tempo: 8 errori che prosciugano la tua produttività

mancanza di tempo

Foto di Victor Miyata da Pexels

Lavoro (come career coach) nel reinserimento professionale a Lugano.
Lavoro (come personal coach) quale libero professionista.
Ho la mia attività correlata al sito ferrarelli-coaching, un blog,
due genitori anziani in tempo di coronavirus …
e poi la mia vita personale, fisica (palestra, correre, ecc..) e relazionale…

ce la posso fare? … anche no!

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Quando ho lanciato il mio blog (nell’oramai lontano marzo 2013), ricordo l’ansia di “non starci dentro”,
di essere travolto dalle troppe cose da fare e di ritrovarmi in breve tempo a convivere con notti insonni,
sveglie all’alba, pranzi saltati per non finire come 99,9% dei blog…
arenarmi solo dopo pochi mesi di vita!

Troppe volte ho lasciato che le mie paure prendessero decisioni al posto mio,
in modo da poter rimanere bello tranquillo nella mia “zona di comfort”.

Ma un giorno ho detto basta, mi sono detto, qualunque cosa accada…andrò avanti.
Non mi sono mai più voltato indietro!

Ho fatto il primo passo,
poi ho seguito il flusso.

Sono ancora qui… e anche il blog (che nel solo mese di gennaio 2021 ha registrato un afflusso di circa 12’000 visitatori).

Alcune paure ci impediscono di fare la carriera che desideriamo.

Una di queste è la paura di non avere abbastanza tempo.
Di non farcela.

Combattere la paura della mancanza di tempo non è la risposta perché …non andrà via.

Come accade con tutte le emozioni negative, più ci pensi, più ti ci concentri e più diventa forte…
almeno a me succedeva così!
L’unica cosa che dovrai fare è cambiare il tuo atteggiamento nei confronti del tempo.

Ridurre l’ansia della mancanza di tempo inizia con consapevolizzare alcune verità.

Mancanza di tempo? Il tempo esiste. Non puoi cambiarlo.

Il tempo andrà avanti comunque … con lui anche noi.

Accettare queste verità, invece di lottare contro di esse è una parte importante per reprimere l’ansia della mancanza di tempo. Quando l’accetti, puoi andare avanti.


Tante volte il non-avere-tempo è solo una scusa per non fare qualcosa e riempire, in qualche modo, la giornata. Oppure perché hai paura di affrontare una certa situazione o di lanciarti in una nuova impresa.

Una cliente che lamentava la mancanza di tempo per il coaching (in effetti fissare le era diventato un melodramma con continui rimandi) è rimasta spiazzata quando le ho presentato nero-su-bianco la sua giornata tipo. Ha realizzato le innumerevoli azioni banali che potevano essere evitate.

Spesso fai fatica a dire no, sei sempre di corsa.
Indaffarato. Preso da un turbinio di azioni,
Non ti fermi a domandarti se quello che stai facendo risponde davvero a ciò di cui hai bisogno.

Se dai priorità alle cose veramente importanti, scopri di avere tantissimo tempo (anche perché le attività realmente importanti sono poche!).

Hai mai fatto caso a quante cose “poco importanti” fai ogni giorno?

Si tratta di mettere tutto nella giusta proporzione.

Se ogni serate sei davanti a Netfix, se i weekend li investi in agriturismi o baldorie con gli amici, hai già scelto da che parte stare. Hai già deciso quali siano le tue attività importanti.
Niente di male per carità. E non è una scelta sbagliata.
Anzi.

Semplicemente la scusa del “non avere tempo” difficilmente regge davvero alla realtà dei fatti.
Se sei (davvero) interessato a una cosa, se la reputi importante per la tua vita,
trovi il tempo di farla.
Tutto qui.

Ecco 8 azioni (che succhiano una quantità enorme di energia) che ho imparato a gestire:

1. Lavorare “tanto” piuttosto che lavorare “meglio”

C’è una notevole distinzione tra essere occupati ed essere produttivi.
Lavorare tanto non è sempre la strada giusta. Non te ne rendi conto che ti chiudi in una scatola quando sei troppo concentrato su qualcosa.


Concentrarsi eccessivamente, raramente è salutare o produttivo.
Spesso, lavorare meno può effettivamente produrre risultati migliori.

Il tempo è un bene limitato.
Dobbiamo imparare a spendere la minor quantità di energia per ottenere maggiori benefici.

2. Non dare le priorità

Dare la priorità a ciò che è importante e nell’imparare come essere il più efficienti possibile.
Il modo migliore per avere successo è imparare le tecniche di gestione del tempo.

Uno dei grandi strumenti di gestione del tempo è l’utilizzo di blocchi temporali.
Ciò significa impostare orari specifici in cui lavori, eliminando le distrazioni,
e non perdere tempo in attività che non sono produttive.

Dovresti imparare a stabilire le priorità.
Acquisire una mentalità che passa dalla raccolta infinita al perseguimento di quei momenti veramente preziosi.

3. Mancanza di tempo: evita di dire sempre di si

Quando dici si a tutti,
uccidi la tua produttività.

Dovresti smettere di dire si a compiti che portano a risultati bassi o quasi nulli.
Avrai così tempo per concentrarti su mansioni più importanti.

È sempre meglio svolgere poche attività molto bene,
piuttosto che tante con uno scarso risultato.


Non puoi sempre dire no (soprattutto al tuo capo o ai tuoi colleghi),
ma puoi scegliere la maggior parte delle azioni che farai durante l’intera giornata lavorativa.

4. Controllare tutto (anche l’incontrollabile)

È un meccanismo di difesa.
Controllare gli altri (perché si adattino al tuo modus operandi) crea dinamiche tossiche.

Di fronte all’incapacità di controllare dirigi tutta l’energia attorno a te,
consumando enormi quantitativi di vitalità.

Dovresti prendere coscienza che controllare e dominare le persone non migliorerà la situazione ed è improduttivo.
Al contrario, è utile imparare a controllare te stesso.

La maggior parte di noi adora la certezza ma viviamo in un mondo, dove di certo e sicuro c’è ben poco.
La vita non è certa.

La certezza non esiste, il mondo è incerto per natura.
Un giorno puoi avere qualcosa, e il giorno dopo perderla o, al contrario, non avere niente oggi e avere la fortuna dalla tua domani.

Non sprecare energia cercando di controllare le persone e le situazioni che semplicemente non puoi controllare. Quando lasci andare, scopri che hai più energia da spendere.

Probabilmente non sarai in grado di “lasciar andare” in una notte. Comincia a capire di cosa hai paura, perché hai bisogno di così tanto controllo.

Inizia a lavorare su te stesso.

5. Tenere a mente le cose-da-fare

Spesso, mi ritrovavo esausto perché cercavo di ricordare tante (troppe) cose e inevitabilmente dimenticavo qualcosa.

Questo mi provocava stress e sprecavo tanta energia mentale, perché devo “rovistare” nei meandri della mia mente per ricordare ogni compito, incombenza o evento.

Preparare delle liste delle cose-da-fare mi ha aiutato a salvare energia.
Mi danno una sensazione di “controllo” più che un beneficio in termini di produttività. La mia mente può rilassarsi perché sa che non dimenticherà nulla di importante… è tutto scritto!

Presta attenzione…
organizzare il tempo e scrivere liste complesse e infinite può diventare un’ossessione.
Uno spreco di energia.

6. Controllare la mail più volte il giorno

La maggior parte di noi controlla la posta elettronica e i vari account social in modo non organizzato (quando ne ha voglia o desidera distrarsi).


Controllare di continuo la posta elettronica vuol dire interrompere costantemente il flusso del tuo lavoro, distogliere assiduamente l’attenzione e sprecare (di conseguenza) un sacco di energia.

Fai un patto con te stesso, controlla la posta e i tuoi account social solo poche volte al giorno invece di farti succhiare del tempo prezioso.

Personalmente ho preso l’abitudine di controllare la posta elettronica 3-4 volte il giorno. Non di più.
A orari prestabiliti durante la giornata.

La maggior parte dei messaggi non è urgente.
È veramente raro che un cliente o un problema non possa aspettare un paio d’ore.

7. Essere sempre attivo sui social

Il tempo è una risorsa dannatamente scarsa.
Fai tutto il possibile per rendere il tuo tempo più interessante e stimolante.

Non cercare di presidiare tutti i social,
ma scegli quello più adatto al tuo modo di esprimerti e all’audience a cui vuoi parlare.

Per quello che mi riguarda,
credo che per la natura stessa del mio lavoro sia importante preservare la qualità, dando modo alle persone di confrontarsi come me unicamente sul mio sito web.

È anche una questione di riservatezza.
Sono convinto che concentrarmi sui risultati dei miei clienti sia molto più prezioso, per tutti, rispetto al gioco del “dico/non dico” che spesso avviene sui social.

8. Mancanza di tempo? Non essere perfezionista

Essere perfezionista tendeva a esaurirmi.

Quando sentivo il bisogno che tutto sia fatto a modo “mio”,
spendevo un sacco di tempo ed energie per ogni dettaglio.

I dettagli consumano (inesorabilmente) il mio tempo prezioso. Rischio di mancare il quadro generale perché sono troppo concentrato su piccole cose.

Non aspettare che tutto sia perfetto. Vorrei fare un buon lavoro, ma è impossibile essere sempre perfetti.
Invece di esaminare ogni singolo dettaglio, prova a concentrarti maggiormente sul quadro generale.

Invece di concentrarti sulle piccole cose durante il tuo lavoro, lasciale alla fine.
A fine di giornata, puoi sempre tornare indietro e completare questi dettagli.

Abbandona la perfezione (esagerata) se vuoi essere produttivo sul lavoro.
È meglio per la tua salute e il tuo benessere.