12 cattive abitudini nelle mail al lavoro che ti fanno sembrare poco professionale
Foto di Ryan McGuire da Pixabay
Una mail può creare collaborazione.
Oppure irritare una persona in meno di un minuto.
Il problema è che, quando scrivi, perdi quasi tutto ciò che rende efficace una conversazione: tono della voce, espressione del viso, linguaggio del corpo.
Restano soltanto le parole.
Ed è proprio per questo che un messaggio scritto viene facilmente interpretato nel modo sbagliato.
Non basta avere ragione.
Bisogna anche evitare di complicare inutilmente il lavoro di chi legge.
Ecco gli errori che incontro più spesso.
1. Scrivere in MAIUSCOLO
Nel linguaggio delle e-mail equivale quasi sempre a urlare.
Se vuoi dare enfasi, usa il grassetto con moderazione o scegli parole più precise.
2. Segnare tutto come urgente
Se tutto è urgente, niente lo è davvero.
Riserva l’urgenza alle situazioni che lo meritano.
Quando arriverà quella vera, le persone ti prenderanno sul serio.
3. Essere troppo informale… o troppo freddo
Una mail al lavoro non è una chat.
Ma nemmeno una comunicazione automatica.
Un saluto, un tono cordiale e una chiusura educata fanno spesso la differenza.
4. Mettere in copia persone non coinvolte
Ogni destinatario in più aumenta la confusione.
Prima di aggiungere qualcuno in CC chiediti:
- “Questa persona deve fare qualcosa oppure le basta sapere?”
5. Usare “Rispondi a tutti” senza motivo
È una delle abitudini più fastidiose.
Se la tua risposta interessa una sola persona, inviala solo a lei.
Farai risparmiare tempo a tutti gli altri.
6. Scrivere oggetti generici
Oggetti come:
- Informazioni
- Aggiornamento
- Domanda
non aiutano nessuno.
L’oggetto dovrebbe permettere di capire il contenuto ancora prima di aprire la mail.
7. Inviare una mail scritta con rabbia
È probabilmente l’errore più costoso.
Quando sei irritato, scrivi pure tutto.
Poi salva la mail in bozza.
Rileggila qualche ora dopo.
Molte delle frasi che volevi inviare non ti sembreranno più così indispensabili.
8. Inviare tre mail consecutive
Una mail.
Poi un’altra.
Poi “Mi sono dimenticato una cosa”.
Meglio perdere due minuti in più prima di inviare che costringere l’altra persona a ricostruire il puzzle.
9. Scrivere messaggi interminabili
Le persone leggono mail al lavoro velocemente.
Vai subito al punto.
Usa paragrafi brevi.
Se chiedi un’azione, rendila evidente.
Faciliterai il lavoro di chi legge.
10. Trascurare forma e rilettura
Refusi, punteggiatura caotica, caratteri fantasiosi o indirizzi e-mail poco professionali trasmettono poca cura.
Non serve essere perfetti.
Serve dare l’impressione di aver dedicato trenta secondi a rileggere ciò che stai inviando.
11. Inviare mail fuori orario aspettandoti una risposta immediata
Puoi lavorare quando preferisci.
Ma non aspettarti che gli altri siano sempre disponibili.
Se il tuo client di posta lo permette, programma l’invio per l’orario lavorativo successivo.
È un piccolo (ma grande) gesto di rispetto.
12. Dimenticare che dall’altra parte c’è una persona
Dietro ogni mail al lavoro c’è qualcuno che sta già gestendo decine di messaggi.
Una buona mail non serve a dimostrare quanto sei preparato.
Serve a rendere semplice il lavoro di chi la riceve.
In conclusione
La qualità di una mail non si misura da quanto scrivi.
Si misura da quanto faciliti il lavoro dell’altra persona.
Una comunicazione professionale non è quella più elegante.
È quella che viene capita subito, richiede poche energie e permette a chi legge di sapere esattamente cosa fare dopo.
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Formatore e Coach.
